預交定金管理辦法一、總則（一）目的為加強公司預交定金的管理，規(guī)范預交定金的收取、使用、退還等行為，維護公司和客戶的合法權益，確保公司業(yè)務的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及預交定金業(yè)務的部門和項目，包括但不限于銷售部門、采購部門、服務部門等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保預交定金管理活動合法合規(guī)。2.公平公正原則：對待所有客戶一視同仁，按照統(tǒng)一的標準和流程處理預交定金事宜，確保公平公正。3.風險可控原則：充分評估預交定金業(yè)務可能帶來的風險，采取有效措施進行防范和控制，確保公司資金安全。4.信息透明原則：向客戶清晰明確地告知預交定金的相關規(guī)定和流程，確?？蛻糁闄?，維護公司良好形象。二、預交定金的定義與范圍（一）定義預交定金是指客戶在與公司簽訂合同或達成合作意向之前，按照約定向公司預先支付的一定金額款項，作為履行合同或合作的擔保。（二）范圍1.銷售業(yè)務中，客戶為確保獲得產(chǎn)品或服務而預先支付的定金。2.采購業(yè)務中，公司為確保供應商按時提供貨物或服務而預先支付的定金。3.其他業(yè)務活動中，根據(jù)雙方約定需要客戶預先支付定金的情況。三、預交定金的收?。ㄒ唬┦杖×鞒?.業(yè)務部門與客戶達成合作意向后，應向客戶明確告知預交定金的金額、支付方式、支付期限等相關事項，并在溝通記錄或意向書中予以記錄。2.客戶同意支付預交定金后，業(yè)務部門應填寫《預交定金申請表》，詳細說明客戶信息、業(yè)務內容、預交定金金額等情況，提交至財務部門審核。3.財務部門收到《預交定金申請表》后，應核實客戶信息、業(yè)務真實性以及預交定金金額的合理性。審核通過后，開具收款憑證，并通知客戶進行支付。4.客戶應按照約定的支付方式和期限，將預交定金支付至公司指定的銀行賬戶或其他收款渠道。財務部門在收到款項后，應及時進行確認，并在系統(tǒng)中記錄收款信息。（二）收取標準1.預交定金的金額應根據(jù)業(yè)務性質、合同金額、風險程度等因素合理確定，原則上不超過合同總金額的[X]%。2.對于風險較高的業(yè)務或客戶信用狀況不佳的情況，可適當提高預交定金比例，但最高不得超過合同總金額的[X]%。3.在特殊情況下，如客戶強烈要求降低預交定金比例或免除預交定金，業(yè)務部門應進行詳細的風險評估，并報經(jīng)公司管理層批準后方可執(zhí)行。（三）支付方式1.銀行轉賬：客戶應將預交定金支付至公司指定的銀行賬戶，并在轉賬備注中注明客戶名稱、業(yè)務內容等信息，以便財務部門準確核對。2.支票：客戶可開具支票支付預交定金，但支票的出票人必須為與公司簽訂合作意向的客戶，且支票內容應填寫完整、準確。財務部門在收到支票后，應及時進行背書轉讓或存入銀行，并在支票到賬后確認收款。3.其他經(jīng)公司認可的支付方式：如第三方支付平臺支付等，具體操作流程應按照相關支付平臺的規(guī)定執(zhí)行。四、預交定金的使用（一）使用原則1.專款專用原則：預交定金應嚴格按照與客戶約定的用途使用，不得挪作他用。2.合規(guī)性原則：預交定金的使用必須符合國家法律法規(guī)和公司內部財務制度的規(guī)定，確保資金使用合法合規(guī)。3.效益性原則：在確保業(yè)務順利開展的前提下，合理安排預交定金的使用，提高資金使用效益，降低公司運營成本。（二）使用范圍1.采購貨物或服務：用于支付供應商的貨款、服務費等，確保公司能夠按時獲得所需的貨物或服務，以履行與客戶簽訂的合同。2.項目前期費用：如項目調研、設計、策劃等費用，為項目的順利啟動和推進提供資金支持。3.業(yè)務拓展費用：如市場推廣、營銷活動等費用，用于提升公司品牌知名度和業(yè)務影響力，促進業(yè)務增長。4.其他與業(yè)務相關的必要支出：經(jīng)公司管理層批準的其他與預交定金業(yè)務相關的合理費用支出。（三）使用流程1.業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務進展情況，填寫《預交定金使用申請表》，詳細說明使用金額、用途、支付對象等信息，并附上相關合同、發(fā)票、費用明細等證明材料，提交至財務部門審核。2.財務部門收到《預交定金使用申請表》后，應嚴格按照使用原則和范圍進行審核。審核內容包括申請事項的真實性、合理性、合規(guī)性，以及相關證明材料的完整性、有效性等。審核通過后，在申請表上簽字蓋章，并通知業(yè)務部門進行支付。3.業(yè)務部門按照財務部門的審核意見，將預交定金支付至指定的供應商或服務提供商賬戶，并及時將支付憑證反饋給財務部門。財務部門在收到支付憑證后，應及時進行賬務處理，確保預交定金的使用記錄準確無誤。五、預交定金的退還（一）退還條件1.客戶按照合同約定履行全部義務，公司完成合同約定的交付或服務后，預交定金應予以退還。2.在合同履行過程中，因公司原因導致合同無法繼續(xù)履行或解除的，公司應按照合同約定或相關法律法規(guī)的規(guī)定，將預交定金全額退還客戶，并承擔相應的違約責任。3.在合同履行過程中，因客戶原因導致合同無法繼續(xù)履行或解除的，公司有權根據(jù)合同約定或相關法律法規(guī)的規(guī)定，扣除相應的違約金或損失后，將剩余預交定金退還客戶。4.如因不可抗力等不可預見、不可避免、不可克服的原因導致合同無法履行或解除的，公司應根據(jù)實際情況與客戶協(xié)商處理預交定金的退還事宜。（二）退還流程1.業(yè)務部門在確認滿足預交定金退還條件后，應填寫《預交定金退還申請表》，詳細說明客戶信息、合同編號、預交定金金額、退還原因等情況，并附上相關證明材料，提交至財務部門審核。2.財務部門收到《預交定金退還申請表》后，應核實申請事項的真實性、合理性以及相關證明材料的完整性、有效性等。審核通過后，在申請表上簽字蓋章，并按照公司財務制度的規(guī)定進行退款操作。3.財務部門應通過與客戶支付預交定金時相同的支付方式，將預交定金退還至客戶指定的銀行賬戶或其他收款渠道。如客戶要求以其他方式退還預交定金，應經(jīng)公司管理層批準后方可執(zhí)行。4.在退款完成后，財務部門應及時在系統(tǒng)中記錄退款信息，并將退款憑證反饋給業(yè)務部門。業(yè)務部門應及時將退款情況告知客戶，并做好相關記錄。六、預交定金的管理與監(jiān)督（一）臺賬管理1.財務部門應建立預交定金臺賬，詳細記錄每一筆預交定金的收取、使用、退還等情況，包括客戶名稱、業(yè)務內容、預交定金金額、支付日期、使用日期、退還日期、支付方式、退還方式等信息。2.臺賬應定期進行核對和更新，確保記錄準確無誤。同時，應按照會計檔案管理的要求，妥善保管預交定金臺賬及相關憑證、資料，以備查閱。（二）風險監(jiān)控1.業(yè)務部門應密切關注預交定金業(yè)務的進展情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決潛在問題。對于可能影響預交定金安全的風險因素，如客戶信用狀況變化、合同履行風險等，應及時向公司管理層報告，并采取相應的風險應對措施。2.財務部門應定期對預交定金的收支情況進行分析和監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)異常情況并進行調查處理。如發(fā)現(xiàn)預交定金存在挪用、侵占等違法違規(guī)行為，應立即采取措施予以糾正，并依法追究相關人員的責任。（三）內部審計1.公司內部審計部門應定期對預交定金的管理情況進行審計，檢查預交定金的收取、使用、退還等環(huán)節(jié)是否符合本辦法及相關法律法規(guī)的規(guī)定，是否存在風險隱患。2.審計部門應根據(jù)審計結果提出改進建議和意見，督促相關部門及時整改。對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應按照公司內部審計制度的規(guī)定進行處理，并追究相關人員的責任。七、違約責任（一）公司違約責任1.若公司違反本辦法規(guī)定，未按照約定收取、使用、退還預交定金，給客戶造成損失的，公司應承擔相應的賠償責任。2.因公司原因導致預交定金被挪用、侵占等違法違規(guī)行為，公司應依法追回預交定金，并按照相關法律法規(guī)的規(guī)定承擔法律責任。同時，對公司相關責任人給予相應的紀律處分，情節(jié)嚴重的，依法追究刑事責任。（二）客戶違約責任1.若客戶違反合同約定或本辦法規(guī)定，未按時支付預交定金或未按照約定用途使用預交定金，公司有權解除合同，并扣除相應的違約金或損失。2.因客戶原因導致預交定金無法退還或給公司造成其他損失的，客戶應承擔相應的賠償責任。八、爭議解決（一）協(xié)商解決在預交定金業(yè)務過程中，如發(fā)生爭議或糾紛，公司與客戶應首先通過友好協(xié)商的方式解決。雙方應本著平等、互利、誠信的原則，積極溝通，尋求解決方案。（二）仲裁或訴訟如協(xié)商不成，雙方可根據(jù)合同約定或相關法律法規(guī)的規(guī)定，選擇申請仲裁或提起訴訟的方式解決爭議。在爭議解決期間，除涉及爭議的部分外，雙方應繼續(xù)履行本辦法及合同約定的其他義務。九、附則（一）解釋