采購活動(dòng)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購活動(dòng)管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，控制采購成本，防范采購風(fēng)險(xiǎn)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有采購活動(dòng)，包括但不限于物資采購、服務(wù)采購、工程采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.公平公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，確保所有供應(yīng)商享有平等參與機(jī)會(huì)，不得偏袒任何一方。3.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本的合理性，提高采購資金使用效益。4.誠信原則：采購各方應(yīng)誠實(shí)守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會(huì)，負(fù)責(zé)對重大采購項(xiàng)目進(jìn)行決策。采購決策委員會(huì)由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。其職責(zé)包括：1.審議采購戰(zhàn)略和政策。2.審批重大采購項(xiàng)目的采購方案。3.監(jiān)督采購活動(dòng)的執(zhí)行情況。（二）采購執(zhí)行部門采購部門作為采購活動(dòng)的執(zhí)行主體，負(fù)責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的實(shí)施。其職責(zé)如下：1.根據(jù)公司需求制定采購計(jì)劃。2.尋找、篩選、評估供應(yīng)商。3.組織采購談判、簽訂采購合同。4.協(xié)調(diào)采購過程中的各項(xiàng)事宜，確保采購任務(wù)按時(shí)完成。5.建立供應(yīng)商檔案，維護(hù)供應(yīng)商關(guān)系。（三）其他相關(guān)部門1.需求部門：負(fù)責(zé)提出采購需求，明確采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等要求，并參與采購過程中的技術(shù)評審等工作。2.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的支付，參與采購合同的審核，對采購成本進(jìn)行核算和分析。3.質(zhì)量部門：負(fù)責(zé)對采購物資或服務(wù)進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收，確保符合公司要求。三、采購計(jì)劃管理（一）采購需求預(yù)測1.需求部門應(yīng)定期對本部門的物資、服務(wù)需求進(jìn)行預(yù)測，結(jié)合公司業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃、市場變化等因素，提前向采購部門提供準(zhǔn)確的需求信息。2.采購部門應(yīng)收集、分析歷史采購數(shù)據(jù)、市場動(dòng)態(tài)等，協(xié)助需求部門進(jìn)行需求預(yù)測，并在此基礎(chǔ)上制定采購計(jì)劃。（二）采購計(jì)劃制定1.采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等內(nèi)容。2.采購計(jì)劃分為年度采購計(jì)劃、季度采購計(jì)劃和月度采購計(jì)劃。年度采購計(jì)劃應(yīng)在每年年底前制定，季度采購計(jì)劃應(yīng)在每季度末前制定，月度采購計(jì)劃應(yīng)在每月末前制定。3.采購計(jì)劃應(yīng)根據(jù)需求預(yù)測、庫存情況、資金狀況等因素進(jìn)行綜合平衡，確保采購計(jì)劃的合理性和可行性。（三）采購計(jì)劃審批1.采購計(jì)劃初稿完成后，應(yīng)提交采購部門負(fù)責(zé)人審核。采購部門負(fù)責(zé)人應(yīng)審核采購計(jì)劃的完整性、準(zhǔn)確性、合理性等，并提出審核意見。2.經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核通過的采購計(jì)劃，應(yīng)提交財(cái)務(wù)部門審核資金預(yù)算。財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司財(cái)務(wù)狀況，對采購計(jì)劃的資金預(yù)算進(jìn)行審核，并提出審核意見。3.采購計(jì)劃經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門審核通過后，報(bào)采購決策委員會(huì)審批。采購決策委員會(huì)應(yīng)根據(jù)公司戰(zhàn)略和實(shí)際情況，對采購計(jì)劃進(jìn)行審批，并做出決策。（四）采購計(jì)劃調(diào)整1.在采購計(jì)劃執(zhí)行過程中，如因市場變化、公司業(yè)務(wù)調(diào)整等原因需要調(diào)整采購計(jì)劃，需求部門應(yīng)及時(shí)向采購部門提出調(diào)整申請。2.采購部門應(yīng)根據(jù)需求部門的調(diào)整申請，對采購計(jì)劃進(jìn)行評估和調(diào)整，并按照本辦法規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。3.采購計(jì)劃調(diào)整后，采購部門應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門，確保采購活動(dòng)的順利進(jìn)行。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商開發(fā)1.采購部門應(yīng)根據(jù)采購需求，通過多種渠道開發(fā)供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集其基本信息、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面的資料。3.組織對初步篩選合格的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其實(shí)際情況，評估其是否具備成為公司供應(yīng)商的條件。（二）供應(yīng)商評估1.建立供應(yīng)商評估指標(biāo)體系，包括但不限于產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)、企業(yè)信譽(yù)等方面的指標(biāo)。2.定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估周期可根據(jù)實(shí)際情況設(shè)定，一般為每年一次。3.采購部門應(yīng)收集供應(yīng)商的相關(guān)數(shù)據(jù)，組織相關(guān)部門對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估，并根據(jù)評估結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。（三）供應(yīng)商分類管理1.根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，將供應(yīng)商分為A、B、C三類。A類供應(yīng)商為優(yōu)秀供應(yīng)商，B類供應(yīng)商為合格供應(yīng)商，C類供應(yīng)商為待改進(jìn)供應(yīng)商。2.對不同類別的供應(yīng)商采取不同的管理策略。對于A類供應(yīng)商，給予更多的合作機(jī)會(huì)和優(yōu)惠政策；對于B類供應(yīng)商，加強(qiáng)溝通與管理，督促其不斷改進(jìn)；對于C類供應(yīng)商，限制其合作范圍，直至淘汰。（四）供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)1.采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，定期走訪供應(yīng)商，了解其生產(chǎn)經(jīng)營情況，及時(shí)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。2.建立供應(yīng)商投訴處理機(jī)制，及時(shí)處理供應(yīng)商的投訴和建議，維護(hù)供應(yīng)商的合法權(quán)益。3.與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，通過合作協(xié)議、戰(zhàn)略聯(lián)盟等方式，實(shí)現(xiàn)互利共贏。五、采購流程管理（一）采購申請1.需求部門根據(jù)實(shí)際需求填寫采購申請表，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、用途、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等內(nèi)容。2.采購申請表應(yīng)經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請表后，應(yīng)根據(jù)采購計(jì)劃和相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核。對于符合采購計(jì)劃和規(guī)定的采購申請，采購部門應(yīng)及時(shí)安排采購；對于不符合采購計(jì)劃和規(guī)定的采購申請，采購部門應(yīng)及時(shí)與需求部門溝通，說明原因，并要求需求部門進(jìn)行調(diào)整。2.對于金額較大或重要的采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)按照本辦法規(guī)定的審批流程報(bào)采購決策委員會(huì)審批。（三）采購實(shí)施1.采購部門根據(jù)采購審批結(jié)果，選擇合適的采購方式進(jìn)行采購。采購方式包括招標(biāo)采購、競爭性談判采購、詢價(jià)采購、單一來源采購等。2.對于招標(biāo)采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)按照國家法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定組織招標(biāo)活動(dòng)，發(fā)布招標(biāo)公告，編制招標(biāo)文件，組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等工作。3.對于競爭性談判采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)組織談判小組與供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定成交供應(yīng)商。4.對于詢價(jià)采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)通知書，要求其報(bào)價(jià)，并根據(jù)報(bào)價(jià)情況確定成交供應(yīng)商。5.對于單一來源采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，并與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，確定采購價(jià)格和合同條款。（四）采購合同簽訂1.采購項(xiàng)目確定成交供應(yīng)商后，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.采購合同簽訂前，應(yīng)提交財(cái)務(wù)部門和法律部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門應(yīng)審核采購合同的資金支付條款，法律部門應(yīng)審核采購合同的合法性和合規(guī)性。3.經(jīng)財(cái)務(wù)部門和法律部門審核通過的采購合同，由采購部門負(fù)責(zé)人簽字后，加蓋公司公章，并與供應(yīng)商簽訂。（五）采購驗(yàn)收1.采購物資或服務(wù)到貨后，采購部門應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)量部門進(jìn)行驗(yàn)收。質(zhì)量部門應(yīng)按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對采購物資或服務(wù)進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)收。2.驗(yàn)收合格的采購物資或服務(wù)，質(zhì)量部門應(yīng)出具驗(yàn)收報(bào)告；驗(yàn)收不合格的采購物資或服務(wù)，質(zhì)量部門應(yīng)及時(shí)通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。3.采購部門應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收報(bào)告辦理入庫手續(xù)或支付貨款等事宜。（六）采購付款1.采購付款應(yīng)按照采購合同約定的付款方式和時(shí)間進(jìn)行。財(cái)務(wù)部門應(yīng)審核采購付款申請，確保付款手續(xù)齊全、金額準(zhǔn)確。2.對于金額較大的采購項(xiàng)目，財(cái)務(wù)部門應(yīng)進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，確保采購資金的使用安全和合規(guī)。3.采購付款后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，記錄采購支出情況。六、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評估1.采購部門應(yīng)定期對采購活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如市場風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等。2.建立采購風(fēng)險(xiǎn)評估指標(biāo)體系，對風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行量化評估，確定風(fēng)險(xiǎn)等級。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施1.針對不同等級的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。對于市場風(fēng)險(xiǎn)，可通過市場調(diào)研、價(jià)格談判、簽訂長期合同等方式進(jìn)行應(yīng)對；對于供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)，可加強(qiáng)供應(yīng)商管理、建立供應(yīng)商備用機(jī)制等方式進(jìn)行應(yīng)對；對于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，可加強(qiáng)質(zhì)量檢驗(yàn)、簽訂質(zhì)量保證協(xié)議等方式進(jìn)行應(yīng)對；對于合同風(fēng)險(xiǎn)，可加強(qiáng)合同審核、規(guī)范合同簽訂與履行等方式進(jìn)行應(yīng)對；對于付款風(fēng)險(xiǎn)，可加強(qiáng)資金管理、建立付款審批制度等方式進(jìn)行應(yīng)對。2.定期對風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評估，及時(shí)調(diào)整和完善風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施，確保采購風(fēng)險(xiǎn)得到有效控制。七、采購監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。2.采購部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對采購工作