采購報備管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司采購工作的規(guī)范化管理，確保采購活動的公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，防范采購風(fēng)險，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有采購項目的報備管理，包括但不限于物資采購、服務(wù)采購、工程采購等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：采購活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。2.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和相關(guān)部門的檢查。3.效益優(yōu)先原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，充分考慮采購成本和效益，實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。4.職責(zé)明確原則：明確采購各環(huán)節(jié)的職責(zé)和權(quán)限，確保采購工作有序進(jìn)行。二、采購報備流程（一）采購需求提出1.使用部門根據(jù)工作需要，填寫《采購需求申請表》，詳細(xì)說明采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)算金額、預(yù)計采購時間等內(nèi)容。2.《采購需求申請表》需經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購部門初審1.采購部門收到《采購需求申請表》后，對采購需求進(jìn)行初審。審核采購需求的合理性和必要性，確保采購項目符合公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要。核實采購預(yù)算金額的準(zhǔn)確性，如有必要，可與使用部門溝通調(diào)整預(yù)算。對采購項目的技術(shù)要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審核，確保采購產(chǎn)品或服務(wù)能夠滿足公司實際需求。2.初審?fù)ㄟ^后，采購部門負(fù)責(zé)人在《采購需求申請表》上簽字，并將其轉(zhuǎn)交給采購專員。（三）采購專員制定采購計劃1.采購專員根據(jù)《采購需求申請表》，制定詳細(xì)的采購計劃。明確采購方式（如招標(biāo)采購、競爭性談判、詢價采購等）。確定采購時間節(jié)點，確保采購項目按時完成。制定采購預(yù)算控制方案，嚴(yán)格控制采購成本。2.采購計劃需經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后實施。（四）采購報備1.采購專員按照采購計劃，進(jìn)行采購報備。填寫《采購報備表》，內(nèi)容包括采購項目名稱、采購方式、采購預(yù)算金額、供應(yīng)商名稱、采購時間等信息。將《采購報備表》及相關(guān)附件（如采購需求申請表、采購計劃等）提交至公司采購管理部門。2.采購管理部門對采購報備資料進(jìn)行審核。審核采購報備資料的完整性和準(zhǔn)確性，確保資料齊全、內(nèi)容真實。對采購方式的選擇進(jìn)行審核，確保采購方式符合相關(guān)規(guī)定和公司要求。對采購預(yù)算金額進(jìn)行審核，如有必要，可組織相關(guān)部門進(jìn)行論證。3.審核通過后，采購管理部門在《采購報備表》上簽字蓋章，并反饋給采購專員。（五）采購實施1.采購專員根據(jù)采購報備批準(zhǔn)結(jié)果，按照既定的采購方式組織實施采購。對于招標(biāo)采購項目，嚴(yán)格按照招標(biāo)程序進(jìn)行操作，發(fā)布招標(biāo)公告、組織開標(biāo)評標(biāo)、確定中標(biāo)供應(yīng)商等。對于競爭性談判項目，與供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定成交供應(yīng)商。對于詢價采購項目，向多家供應(yīng)商詢價，選擇報價合理、質(zhì)量可靠的供應(yīng)商成交。2.在采購過程中，采購專員應(yīng)嚴(yán)格遵守采購紀(jì)律，不得接受供應(yīng)商的賄賂或其他不正當(dāng)利益。（六）合同簽訂1.采購項目確定成交供應(yīng)商后，采購專員應(yīng)及時與供應(yīng)商簽訂采購合同。合同內(nèi)容應(yīng)明確采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式等條款。確保合同條款符合法律法規(guī)和公司要求，避免合同風(fēng)險。2.采購合同需經(jīng)公司法務(wù)部門審核后，由采購專員與供應(yīng)商簽字蓋章生效。（七）采購驗收1.采購項目到貨后，采購專員應(yīng)及時通知使用部門進(jìn)行驗收。使用部門按照采購合同要求，對采購產(chǎn)品或服務(wù)的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號等進(jìn)行驗收。驗收合格后，使用部門在《采購驗收單》上簽字確認(rèn)。2.如發(fā)現(xiàn)采購產(chǎn)品或服務(wù)存在質(zhì)量問題或其他不符合合同要求的情況，使用部門應(yīng)及時通知采購專員，采購專員負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商解決。（八）采購付款1.采購專員根據(jù)采購合同和《采購驗收單》，填寫《采購付款申請表》，詳細(xì)說明采購項目名稱、合同金額、已付款金額、本次申請付款金額等信息。2.《采購付款申請表》需經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門審核簽字后，提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時間，向供應(yīng)商支付貨款。三、采購方式及適用范圍（一）招標(biāo)采購1.適用范圍：適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、有多家潛在供應(yīng)商可供選擇的采購項目。2.招標(biāo)程序編制招標(biāo)文件：明確招標(biāo)項目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。發(fā)布招標(biāo)公告：通過公司內(nèi)部網(wǎng)站、行業(yè)媒體等渠道發(fā)布招標(biāo)公告，邀請潛在供應(yīng)商參與投標(biāo)。發(fā)售招標(biāo)文件：向購買招標(biāo)文件的潛在供應(yīng)商提供招標(biāo)文件，并收取相應(yīng)費用。開標(biāo)評標(biāo)：按照招標(biāo)文件規(guī)定的時間和地點開標(biāo)，組織評標(biāo)委員會對投標(biāo)文件進(jìn)行評審，確定中標(biāo)候選人。定標(biāo)：根據(jù)評標(biāo)結(jié)果，確定中標(biāo)供應(yīng)商，并向中標(biāo)供應(yīng)商發(fā)出中標(biāo)通知書。（二）競爭性談判1.適用范圍：適用于采購項目技術(shù)復(fù)雜或性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或具體要求的；采用招標(biāo)所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的采購項目。2.談判程序成立談判小組：由采購部門、使用部門、技術(shù)部門等相關(guān)人員組成談判小組。制定談判文件：明確談判項目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、談判程序等內(nèi)容。邀請供應(yīng)商：從符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商名單中確定不少于三家的供應(yīng)商參加談判，并向其發(fā)出談判邀請書。談判：與供應(yīng)商進(jìn)行談判，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)提交報價文件和談判響應(yīng)文件。確定成交供應(yīng)商：談判小組根據(jù)談判結(jié)果，確定成交供應(yīng)商，并向其發(fā)出成交通知書。（三）詢價采購1.適用范圍：適用于采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。2.詢價程序選擇詢價供應(yīng)商：從符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商名單中確定不少于三家的供應(yīng)商作為詢價對象，并向其發(fā)出詢價通知書。詢價：向詢價供應(yīng)商提供詢價項目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款等信息，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)報價。確定成交供應(yīng)商：采購部門根據(jù)詢價結(jié)果，選擇報價最低且符合要求的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商，并向其發(fā)出成交通知書。四、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購部門應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和業(yè)務(wù)需求，編制采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)明確采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額等內(nèi)容。采購預(yù)算需經(jīng)公司財務(wù)部門審核后，提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.在預(yù)算編制過程中，采購部門應(yīng)充分考慮市場價格波動因素，合理確定采購預(yù)算金額。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)，不得超預(yù)算采購。2.如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，采購部門應(yīng)填寫《采購預(yù)算調(diào)整申請表》，詳細(xì)說明調(diào)整原因、調(diào)整金額等內(nèi)容，并按照預(yù)算編制審批程序進(jìn)行審批。（三）預(yù)算控制1.財務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對采購預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)控，定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析和通報。2.對于超預(yù)算采購的項目，財務(wù)部門有權(quán)拒絕付款，并要求采購部門說明原因。如因特殊情況確需超預(yù)算采購的，必須按照公司規(guī)定的審批程序進(jìn)行審批。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)和評價體系，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評價。2.在選擇供應(yīng)商時，采購部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如市場調(diào)研、供應(yīng)商推薦、行業(yè)協(xié)會推薦等。3.采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員對潛在供應(yīng)商進(jìn)行實地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)能力等情況。（二）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.符合供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)填寫《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請表》，并提交相關(guān)證明材料，如營業(yè)執(zhí)照副本、稅務(wù)登記證副本、組織機(jī)構(gòu)代碼證副本、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書、生產(chǎn)許可證等。2.采購部門對供應(yīng)商提交的準(zhǔn)入申請和證明材料進(jìn)行審核，審核通過后，將供應(yīng)商納入公司合格供應(yīng)商名錄。（三）供應(yīng)商評價與考核1.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行評價與考核，評價內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。2.根據(jù)供應(yīng)商評價與考核結(jié)果，采購部門對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機(jī)會，對于表現(xiàn)較差的供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改或淘汰。（四）供應(yīng)商淘汰1.如供應(yīng)商出現(xiàn)以下情況之一，采購部門應(yīng)將其從合格供應(yīng)商名錄中淘汰：提供的產(chǎn)品質(zhì)量不符合合同要求，且經(jīng)整改后仍不能滿足要求的。交貨期嚴(yán)重延誤，影響公司正常生產(chǎn)經(jīng)營的。存在商業(yè)賄賂或其他不正當(dāng)行為的。其他嚴(yán)重違反公司規(guī)定或合同約定的情況。2.對于被淘汰的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門，并停止與其合作。六、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.采購部門應(yīng)定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別，包括但不限于市場風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險等。2.通過對采購項目的分析、歷史數(shù)據(jù)的研究、行業(yè)動態(tài)的關(guān)注等方式，及時發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險因素。（二）風(fēng)險評估1.采購部門應(yīng)對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估，評估風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，對風(fēng)險進(jìn)行分類排序，確定重點風(fēng)險防控對象。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.針對不同類型的風(fēng)險，采購部門應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。對于市場風(fēng)險，可通過市場調(diào)研、價格談判、簽訂長期合同等方式進(jìn)行應(yīng)對。對于質(zhì)量風(fēng)險，可加強(qiáng)對供應(yīng)商的質(zhì)量管理、增加檢驗檢測環(huán)節(jié)、簽訂質(zhì)量保證協(xié)議等方式進(jìn)行應(yīng)對。對于合同風(fēng)險，可加強(qiáng)合同審核、規(guī)范合同簽訂流程、建立合同執(zhí)行跟蹤機(jī)制等方式進(jìn)行應(yīng)對。對于供應(yīng)商風(fēng)險，可加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理、建立供應(yīng)商風(fēng)險預(yù)警機(jī)制、尋找備用供應(yīng)商等方式進(jìn)行應(yīng)對。2.采購部門應(yīng)定期對風(fēng)險應(yīng)對措施的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評估，及時調(diào)整和完善風(fēng)險應(yīng)對策略。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計部門應(yīng)定期對采購項目進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購項目的合規(guī)性、合法性、效益性等情況。2.審計部門可通過查閱采購文件、合同、發(fā)票、驗收記錄等資料