集采管理辦法細(xì)則一、總則（一）目的為了加強公司集中采購管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，特制定本細(xì)則。（二）適用范圍本細(xì)則適用于公司內(nèi)部所有集中采購活動，包括但不限于物資采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購活動合法合規(guī)。2.公開公平公正原則：采購過程公開透明，對所有供應(yīng)商一視同仁，確保公平競爭，公正評標(biāo)。3.效益優(yōu)先原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購效益最大化，降低采購成本。4.誠實守信原則：采購各方應(yīng)誠實守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)。二、采購組織與職責(zé)（一）集采管理部門1.職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善集采管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。組織實施集中采購活動，包括采購計劃制定、供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂等。協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題和糾紛。對采購活動進(jìn)行監(jiān)督和評估，確保采購活動規(guī)范、高效、廉潔。2.人員配備設(shè)集采管理經(jīng)理一名，全面負(fù)責(zé)集采管理工作。根據(jù)工作需要，配備相應(yīng)的采購專員、合同專員等。（二）需求部門1.職責(zé)根據(jù)業(yè)務(wù)需求，提出采購申請，明確采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等要求。參與采購過程，提供技術(shù)支持和商務(wù)談判協(xié)助。負(fù)責(zé)采購物資或服務(wù)的驗收工作。2.人員配備設(shè)需求部門負(fù)責(zé)人一名，負(fù)責(zé)本部門采購需求的審核和協(xié)調(diào)。根據(jù)工作需要，配備相應(yīng)的需求專員。（三）財務(wù)部門1.職責(zé)負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，確保采購資金的合理使用。參與采購合同的審核，對合同付款條款進(jìn)行把關(guān)。負(fù)責(zé)采購資金的支付和核算。2.人員配備設(shè)財務(wù)經(jīng)理一名，全面負(fù)責(zé)財務(wù)相關(guān)工作。根據(jù)工作需要，配備相應(yīng)的財務(wù)專員。（四）審計部門1.職責(zé)對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、采購行為的合法性等。對采購項目進(jìn)行績效審計，評估采購效益。對采購過程中的違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查和處理。2.人員配備設(shè)審計經(jīng)理一名，全面負(fù)責(zé)審計相關(guān)工作。根據(jù)工作需要，配備相應(yīng)的審計專員。三、采購計劃管理（一）采購計劃的編制1.需求部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃和實際需求，提前編制年度采購計劃，并報集采管理部門審核。2.年度采購計劃應(yīng)包括采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計采購時間等內(nèi)容。3.集采管理部門應(yīng)結(jié)合公司庫存情況、市場供應(yīng)情況等，對需求部門提交的采購計劃進(jìn)行審核，提出修改意見，并匯總形成公司年度集采計劃。（二）采購計劃的調(diào)整1.因業(yè)務(wù)需求變化等原因，需要調(diào)整采購計劃的，需求部門應(yīng)及時向集采管理部門提交采購計劃調(diào)整申請。2.集采管理部門應(yīng)根據(jù)實際情況對調(diào)整申請進(jìn)行審核，必要時組織相關(guān)部門進(jìn)行論證，同意后對采購計劃進(jìn)行調(diào)整。（三）采購計劃的執(zhí)行1.集采管理部門應(yīng)根據(jù)批準(zhǔn)的采購計劃，制定具體的采購實施方案，明確采購方式、采購時間節(jié)點等。2.采購專員應(yīng)按照采購實施方案，組織實施采購活動，確保采購計劃按時完成。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，明確供應(yīng)商準(zhǔn)入條件，包括企業(yè)資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、信譽等方面。2.需求部門或集采管理部門應(yīng)定期收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商信息庫。3.對于新供應(yīng)商，由集采管理部門組織相關(guān)部門進(jìn)行考察和評估，符合準(zhǔn)入條件的，納入供應(yīng)商信息庫。（二）供應(yīng)商評價1.建立供應(yīng)商評價機制，定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評價。2.評價方式可采用問卷調(diào)查、實地考察、數(shù)據(jù)分析等多種方式。3.根據(jù)評價結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。（三）供應(yīng)商淘汰1.對于評價結(jié)果為不合格的供應(yīng)商，集采管理部門應(yīng)及時通知供應(yīng)商進(jìn)行整改。2.經(jīng)整改仍不符合要求的供應(yīng)商，應(yīng)予以淘汰，并從供應(yīng)商信息庫中刪除。（四）供應(yīng)商激勵1.建立供應(yīng)商激勵機制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，如優(yōu)先合作、增加采購份額等。2.通過與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，促進(jìn)供應(yīng)商提高產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平。五、采購方式選擇（一）公開招標(biāo)1.適用范圍：適用于采購金額較大、技術(shù)規(guī)格復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的采購項目。2.招標(biāo)程序：集采管理部門發(fā)布招標(biāo)公告，邀請潛在供應(yīng)商報名參加投標(biāo)。對報名供應(yīng)商進(jìn)行資格預(yù)審，確定入圍供應(yīng)商。向入圍供應(yīng)商發(fā)售招標(biāo)文件，組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)。與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同。（二）邀請招標(biāo)1.適用范圍：適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的項目；采用公開招標(biāo)方式的費用占采購項目總價值的比例過大的項目。2.招標(biāo)程序：集采管理部門向符合條件的供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請書。對被邀請供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，確定入圍供應(yīng)商。向入圍供應(yīng)商發(fā)售招標(biāo)文件，組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)。與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同。（三）競爭性談判1.適用范圍：適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；采用招標(biāo)所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的采購項目。2.談判程序：集采管理部門成立談判小組，制定談判文件。發(fā)布談判公告，邀請符合條件的供應(yīng)商參加談判。與供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定成交供應(yīng)商。與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。（四）單一來源采購1.適用范圍：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的采購項目。2.采購程序：需求部門提出單一來源采購申請，說明理由。集采管理部門組織相關(guān)部門進(jìn)行論證，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，與供應(yīng)商進(jìn)行談判，簽訂采購合同。（五）詢價1.適用范圍：適用于采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。2.詢價程序：集采管理部門向不少于三家供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書。供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)報價。集采管理部門對供應(yīng)商報價進(jìn)行比較，確定成交供應(yīng)商。與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。六、采購實施（一）采購文件編制1.采購專員應(yīng)根據(jù)采購項目特點和采購方式，編制采購文件，包括招標(biāo)文件、談判文件、詢價通知書等。2.采購文件應(yīng)明確采購項目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。（二）采購信息發(fā)布1.集采管理部門應(yīng)通過公司內(nèi)部網(wǎng)站、外部采購平臺等渠道，及時發(fā)布采購信息，包括采購公告、招標(biāo)文件等。2.采購信息應(yīng)明確采購項目的基本情況、采購要求、報名時間、開標(biāo)時間等內(nèi)容。（三）開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)1.公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判等采購方式應(yīng)組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)活動。2.開標(biāo)應(yīng)在規(guī)定時間和地點公開進(jìn)行，由集采管理部門主持，邀請所有投標(biāo)人參加。3.評標(biāo)應(yīng)按照招標(biāo)文件規(guī)定的評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行，評標(biāo)委員會由相關(guān)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)等方面的專家組成。4.定標(biāo)應(yīng)根據(jù)評標(biāo)結(jié)果，確定中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商。（四）采購合同簽訂1.集采管理部門應(yīng)在定標(biāo)后，及時與中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商簽訂采購合同。2.采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等內(nèi)容。3.采購合同簽訂后，應(yīng)及時報財務(wù)部門、審計部門備案。七、采購驗收（一）驗收標(biāo)準(zhǔn)1.需求部門應(yīng)根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，制定采購物資或服務(wù)的驗收標(biāo)準(zhǔn)。2.驗收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、性能等方面的要求。（二）驗收程序1.采購物資或服務(wù)到貨后，需求部門應(yīng)及時組織驗收。2.驗收人員應(yīng)按照驗收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收，填寫驗收報告。3.驗收合格的，需求部門應(yīng)在驗收報告上簽字確認(rèn)；驗收不合格的，應(yīng)及時通知供應(yīng)商進(jìn)行整改或退換貨。（三）驗收結(jié)果處理1.對于驗收合格的采購物資或服務(wù)，需求部門應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)或投入使用。2.對于驗收不合格的采購物資或服務(wù)，需求部門應(yīng)按照采購合同約定，要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，如退換貨、賠償損失等。八、采購付款（一）付款申請1.供應(yīng)商按照采購合同約定履行交貨義務(wù)后，應(yīng)向集采管理部門提交付款申請。2.付款申請應(yīng)包括采購合同編號、供應(yīng)商名稱、付款金額、付款方式等內(nèi)容，并附發(fā)票、驗收報告等相關(guān)證明材料。（二）付款審核1.集采管理部門對供應(yīng)商提交的付款申請進(jìn)行審核，核實采購合同履行情況、發(fā)票真實性等。2.財務(wù)部門對付款申請進(jìn)行審核，重點審核付款金額、付款方式是否符合采購合同約定，發(fā)票是否合規(guī)等。3.審計部門對付款申請進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查付款流程是否合規(guī)。（三）付款審批1.經(jīng)集采管理部門、財務(wù)部門審核通過的付款申請，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司資金狀況、采購合同約定等，對付款申請進(jìn)行審批。（四）付款執(zhí)行1.財務(wù)部門根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)審批意見，辦理付款手續(xù)，及時支付采購款項。2.付款后，財務(wù)部門應(yīng)及時進(jìn)行賬務(wù)處理，記錄采購付款情況。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.建立采購監(jiān)督機制，由審計部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門等對采購活動進(jìn)行全程監(jiān)督。2.監(jiān)督內(nèi)容包括采購流程的合規(guī)性、采購行為的合法性、采購合同的履行情況等。3.對發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時責(zé)令整改，情節(jié)嚴(yán)重的，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。