收發(fā)文專業(yè)管理辦法一、總則（一）目的為加強公司收發(fā)文管理，確保文件傳遞的準確、及時、安全，提高工作效率，結合公司實際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門之間及公司與外部單位之間收發(fā)文的管理。（三）基本原則1.準確規(guī)范原則：收發(fā)文處理應嚴格按照規(guī)定的程序和格式進行，確保文件內(nèi)容準確無誤，格式規(guī)范統(tǒng)一。2.及時高效原則：收發(fā)文應及時登記、傳遞、處理，不得積壓延誤，以提高工作效率。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，確保文件在傳遞、處理過程中的安全，防止文件丟失、泄密。二、收文管理（一）收文渠道1.公司設立專門的文件收發(fā)郵箱，用于接收外部單位發(fā)送的文件。2.各部門指定專人負責接收來自公司外部的文件，并及時送交公司辦公室。3.公司辦公室安排專人負責接收通過郵寄、專人送達等方式直接送達公司的文件。（二）收文登記1.收文人員收到文件后，應立即進行登記。登記內(nèi)容包括文件的編號、來文單位、文號、標題、密級、份數(shù)、日期、附件等。2.收文登記應使用統(tǒng)一的收文登記簿，確保登記信息準確、完整。（三）文件初審1.收文人員對收到的文件進行初步審核，檢查文件的完整性、合法性、有效性等。2.初審內(nèi)容包括文件是否有明確的主題、文號是否規(guī)范、是否符合法律法規(guī)和公司相關規(guī)定等。3.對于不符合要求的文件，收文人員應及時與來文單位聯(lián)系，要求其補充或更正。（四）文件傳閱1.經(jīng)初審合格的文件，收文人員應按照文件的內(nèi)容和性質(zhì)，及時送相關領導和部門傳閱。2.文件傳閱應遵循“先急后緩、先主要領導后其他領導、先主辦部門后協(xié)辦部門”的原則。3.傳閱文件時，應使用文件傳閱單，注明傳閱時間、傳閱人等信息。傳閱人應在傳閱單上簽字確認，不得隨意積壓文件。（五）文件承辦1.承辦部門收到傳閱文件后，應及時安排人員進行辦理。2.承辦人員應按照文件要求和領導批示，認真負責地完成文件的承辦工作。3.對于需要回復的文件，承辦部門應在規(guī)定時間內(nèi)將回復文件送回公司辦公室。（六）文件催辦1.公司辦公室負責對文件承辦情況進行催辦。2.催辦人員應定期檢查文件承辦進度，對超過規(guī)定時間未辦理的文件，及時向承辦部門和相關領導催辦。3.承辦部門應及時向催辦人員反饋文件辦理情況，確保文件按時辦理完畢。（七）文件歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門應按照檔案管理的有關規(guī)定，及時將文件整理歸檔。2.歸檔文件應齊全完整、分類準確、裝訂整齊，并編制歸檔目錄。3.公司辦公室負責對歸檔文件進行審核，確保歸檔文件符合要求。三、發(fā)文管理（一）發(fā)文流程1.擬稿：各部門根據(jù)工作需要，由專人負責起草文件初稿。擬稿應符合國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定，內(nèi)容準確、條理清晰、語言規(guī)范。2.審核：擬稿完成后，由部門負責人對文件內(nèi)容進行審核，重點審核文件的必要性、準確性、可行性等。3.會簽：涉及多個部門的文件，需進行會簽。會簽部門應認真審核文件內(nèi)容，提出意見和建議，并在會簽單上簽字確認。4.核稿：公司辦公室對擬發(fā)文件進行核稿，重點審核文件的格式、文字表述、政策法規(guī)依據(jù)等。核稿人員應提出修改意見，確保文件質(zhì)量。5.簽發(fā)：經(jīng)審核無誤的文件，按照公司領導審批權限，由相關領導簽發(fā)。重要文件需經(jīng)公司主要領導簽發(fā)。6.編號：文件簽發(fā)后，由公司辦公室負責編號。編號應按照一定的規(guī)則進行，確保文件編號的唯一性。7.打印：文件編號后，由公司辦公室安排專人進行打印。打印文件應使用統(tǒng)一的紙張和格式，確保文件清晰、美觀。8.校對：打印后的文件，由擬稿人或其他專人進行校對。校對人員應認真核對文件內(nèi)容，確保文件準確無誤。9.蓋章：校對無誤的文件，加蓋公司公章或相關部門印章。蓋章應清晰、端正，符合規(guī)定要求。10.分發(fā)：文件蓋章后，由公司辦公室按照文件的發(fā)送范圍進行分發(fā)。分發(fā)文件應做好登記，確保文件及時、準確送達收件人。（二）發(fā)文格式1.公司發(fā)文應使用統(tǒng)一的文件格式，包括文件頭、文號、標題、主送單位、正文、附件、落款、日期等。2.文件頭應注明公司名稱、文件類別等信息；文號應按照規(guī)定的格式編寫，包括年份、序號等；標題應準確概括文件的主要內(nèi)容；主送單位應明確文件的送達對象；正文應條理清晰、邏輯嚴密；附件應注明附件名稱和份數(shù)；落款應加蓋公司公章或相關部門印章；日期應填寫文件的簽發(fā)日期。（三）發(fā)文審核要點1.合法性審核：文件內(nèi)容應符合國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定，不得與法律法規(guī)相抵觸。2.必要性審核：文件應確有必要印發(fā)，避免不必要的發(fā)文。3.準確性審核：文件內(nèi)容應準確無誤，數(shù)據(jù)、事實等應真實可靠。4.規(guī)范性審核：文件格式、文字表述等應符合規(guī)范要求，語言應簡潔明了、通俗易懂。（四）發(fā)文登記1.公司辦公室對發(fā)文進行登記，登記內(nèi)容包括文件的編號、發(fā)文單位、文號、標題、主送單位、抄送單位、份數(shù)、日期、附件等。2.發(fā)文登記應使用統(tǒng)一的發(fā)文登記簿，確保登記信息準確、完整。四、文件保密管理（一）保密制度1.公司建立健全文件保密制度，明確保密責任，加強對文件保密工作的管理。2.涉及國家機密、公司商業(yè)秘密等重要文件，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理。（二）保密措施1.對涉密文件應進行標識，注明密級、保密期限等信息。2.涉密文件應存放在專門的保密柜中，實行專人保管。3.閱讀和使用涉密文件應在規(guī)定的場所進行，不得擅自將涉密文件帶出辦公區(qū)域。4.復制涉密文件應經(jīng)批準，并按照保密規(guī)定進行管理。5.銷毀涉密文件應按照規(guī)定的程序進行，確保文件徹底銷毀，防止泄密。五、文件信息化管理（一）電子文件管理1.公司推行文件信息化管理，逐步實現(xiàn)文件的電子化傳輸、存儲和處理。2.建立電子文件管理系統(tǒng)，對電子文件進行分類、編號、存儲、檢索等管理。3.電子文件應與紙質(zhì)文件具有同等效力，電子文件的生成、修改、審批等應符合相關規(guī)定。（二）文件備份1.對重要文件應進行備份，備份方式可采用光盤、硬盤、磁帶等。2.文件備份應定期進行，確保文件數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.備份文件應存放在安全可靠的地方，并有專人負責管理。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司辦公室定期對各部門收發(fā)文管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件登記、傳閱、承辦、歸檔等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查可采取查閱文件、實地查看、詢問相關人員等方式進行。（二）考核評價1.將收發(fā)文管理工作納入公司績效考核體系，對各部門和相關人員的收發(fā)文管理工作進行考核評價。2.考核評價指標包