保監(jiān)會單證管理辦法一、總則（一）目的與依據(jù)為加強保險單證管理，規(guī)范保險單證的印制、使用、保管、核銷等行為，防范單證管理風險，根據(jù)《中華人民共和國保險法》等相關(guān)法律法規(guī)以及保險行業(yè)標準，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于在中華人民共和國境內(nèi)依法設(shè)立的保險公司、保險專業(yè)代理機構(gòu)、保險兼業(yè)代理機構(gòu)以及其他從事保險業(yè)務(wù)的機構(gòu)（以下統(tǒng)稱“保險機構(gòu)”）涉及的各類保險單證管理。（三）基本原則1.合法性原則保險單證的管理必須嚴格遵守國家法律法規(guī)，確保單證的設(shè)計、印制、使用等各個環(huán)節(jié)合法合規(guī)。2.安全性原則建立健全單證安全管理制度，保障單證在印制、運輸、存儲、使用和核銷過程中的安全，防止單證遺失、被盜、篡改等風險。3.規(guī)范性原則統(tǒng)一單證格式、內(nèi)容和編號規(guī)則，規(guī)范單證的使用流程，確保單證管理的標準化和規(guī)范化。4.可追溯性原則對單證的流轉(zhuǎn)過程進行詳細記錄，實現(xiàn)單證全生命周期的可追溯管理，便于監(jiān)督和查詢。二、單證印制管理（一）印制資質(zhì)1.保險機構(gòu)應(yīng)選擇具有合法印制資質(zhì)的印刷企業(yè)印制保險單證。印刷企業(yè)應(yīng)具備相應(yīng)的印刷設(shè)備、技術(shù)人員和質(zhì)量管理體系，能夠保證單證的印制質(zhì)量。2.保險機構(gòu)應(yīng)與印刷企業(yè)簽訂印刷合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括印刷質(zhì)量標準、保密條款、交貨時間、違約責任等。（二）單證格式與內(nèi)容1.保險單證的格式和內(nèi)容應(yīng)符合中國保監(jiān)會的相關(guān)規(guī)定和行業(yè)標準。保險機構(gòu)不得擅自變更單證格式和內(nèi)容，如需調(diào)整，應(yīng)報中國保監(jiān)會批準。2.單證應(yīng)包含必要的信息，如保險合同編號、投保人姓名、被保險人姓名、保險標的、保險責任、保險期間、保險金額、保費金額、賠付方式等，確保信息完整、準確、清晰，便于投保人理解和查詢。（三）編號規(guī)則1.保險單證應(yīng)按照統(tǒng)一的編號規(guī)則進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號規(guī)則應(yīng)包括年份、機構(gòu)代碼、單證種類代碼、順序號等要素，便于識別和管理。2.保險機構(gòu)應(yīng)建立單證編號臺賬，記錄單證的編號、領(lǐng)用、使用、核銷等情況，確保編號的連續(xù)性和準確性。（四）印制數(shù)量與計劃1.保險機構(gòu)應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需求，合理制定單證印制數(shù)量計劃。印制數(shù)量計劃應(yīng)考慮市場需求、業(yè)務(wù)規(guī)模、銷售渠道等因素，避免過度印制或印制不足。2.保險機構(gòu)應(yīng)定期對單證印制數(shù)量計劃進行評估和調(diào)整，確保計劃的合理性和有效性。同時，應(yīng)將印制數(shù)量計劃報上級主管部門備案。（五）印制質(zhì)量控制1.印刷企業(yè)應(yīng)建立質(zhì)量控制體系，對單證的印刷過程進行全程監(jiān)控，確保單證的印刷質(zhì)量符合要求。印刷質(zhì)量應(yīng)包括紙張質(zhì)量、油墨質(zhì)量、印刷清晰度、色彩準確性、裝訂牢固性等方面。2.保險機構(gòu)應(yīng)在收到印刷企業(yè)交付的單證后，進行嚴格的質(zhì)量檢驗。檢驗內(nèi)容包括單證的格式、內(nèi)容、編號、印刷質(zhì)量等方面。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時與印刷企業(yè)溝通，要求其進行整改或重新印制。三、單證使用管理（一）領(lǐng)用管理1.保險機構(gòu)應(yīng)建立單證領(lǐng)用管理制度，明確單證領(lǐng)用的流程和要求。單證領(lǐng)用應(yīng)實行專人專管，領(lǐng)用人員應(yīng)具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識和操作技能。2.領(lǐng)用人員應(yīng)填寫單證領(lǐng)用申請表，注明領(lǐng)用單證的種類、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負責人審批后，到單證管理部門領(lǐng)取單證。3.單證管理部門應(yīng)按照審批后的申請表發(fā)放單證，并在單證領(lǐng)用臺賬上記錄領(lǐng)用人員、領(lǐng)用時間、領(lǐng)用種類、數(shù)量等信息。（二）使用規(guī)范1.保險機構(gòu)應(yīng)按照規(guī)定的用途使用保險單證，不得將單證用于其他非保險業(yè)務(wù)活動。2.保險單證的填寫應(yīng)真實、準確、完整，不得涂改、偽造、變造單證內(nèi)容。填寫錯誤的單證應(yīng)作廢處理，并在單證上加蓋“作廢”章，與存根聯(lián)一并保存。3.保險機構(gòu)應(yīng)加強對銷售人員使用單證的培訓和管理，確保銷售人員正確使用單證，向投保人充分說明保險條款和責任范圍，不得誤導投保人。（三）交接管理1.保險機構(gòu)內(nèi)部各部門之間進行單證交接時，應(yīng)填寫單證交接清單，注明交接單證的種類、數(shù)量、編號等信息，并由交接雙方簽字確認。2.保險機構(gòu)與保險中介機構(gòu)之間進行單證交接時，應(yīng)簽訂單證交接協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保單證交接的安全和規(guī)范。（四）作廢與遺失處理1.作廢的保險單證應(yīng)及時收回，并在單證上加蓋“作廢”章，與存根聯(lián)一并保存。作廢單證的保存期限應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準執(zhí)行。2.如發(fā)生保險單證遺失情況，保險機構(gòu)應(yīng)立即采取措施進行掛失，并在規(guī)定時間內(nèi)向中國保監(jiān)會報告。同時，應(yīng)查明原因，追究相關(guān)人員的責任。四、單證保管管理（一）保管場所與設(shè)施1.保險機構(gòu)應(yīng)設(shè)立專門的單證保管場所，確保單證保管環(huán)境安全、整潔、通風良好。保管場所應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施，防止單證損壞或丟失。2.單證保管場所應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如文件柜、保險柜、貨架等，并按照單證的種類、年份、編號等進行分類存放，便于查找和管理。（二）保管期限1.保險單證的保管期限應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準執(zhí)行。一般情況下，保險單證的保管期限為自保險合同終止之日起[X]年。2.對于涉及重大保險事故或法律糾紛的保險單證，保管期限應(yīng)適當延長，直至相關(guān)事項處理完畢。（三）保管責任1.保險機構(gòu)應(yīng)明確單證保管人員的職責，確保單證保管工作的落實。保管人員應(yīng)定期對單證進行盤點和核對，保證賬實相符。2.如因保管不善導致單證遺失、損壞或被盜等情況，保管人員應(yīng)承擔相應(yīng)的責任。保險機構(gòu)應(yīng)按照內(nèi)部規(guī)定對保管人員進行處罰，并及時采取措施進行補救。五、單證核銷管理（一）核銷流程1.保險機構(gòu)應(yīng)建立單證核銷管理制度，明確單證核銷的流程和要求。單證核銷應(yīng)定期進行，確保已使用的單證及時核銷，未使用的單證妥善保管。2.單證使用部門應(yīng)在單證使用完畢后，及時將已使用的單證交回單證管理部門。單證管理部門應(yīng)核對單證的使用情況，包括單證編號、使用時間、業(yè)務(wù)內(nèi)容等，確認無誤后進行核銷處理。3.單證核銷應(yīng)通過單證管理系統(tǒng)進行記錄，生成核銷清單。核銷清單應(yīng)包括單證編號、使用時間、業(yè)務(wù)內(nèi)容、核銷時間等信息，作為單證管理的重要檔案保存。（二）核銷監(jiān)督1.保險機構(gòu)應(yīng)加強對單證核銷工作的監(jiān)督檢查，定期對單證核銷情況進行抽查，確保核銷工作的真實性、準確性和規(guī)范性。2.如發(fā)現(xiàn)單證核銷過程中存在問題，應(yīng)及時查明原因，采取措施進行整改，并追究相關(guān)人員的責任。六、監(jiān)督檢查與法律責任（一）監(jiān)督檢查1.中國保監(jiān)會及其派出機構(gòu)有權(quán)對保險機構(gòu)的單證管理情況進行監(jiān)督檢查。保險機構(gòu)應(yīng)積極配合監(jiān)督檢查工作，如實提供有關(guān)單證管理的資料和信息。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括單證的印制、使用、保管、核銷等環(huán)節(jié)，以及單證管理相關(guān)制度的建立和執(zhí)行情況。（二）法律責任1.保險機構(gòu)違反本辦法規(guī)定，有下列情形之一的，由中國保監(jiān)會及其派出機構(gòu)責令改正，逾期不改正的，處[X]萬元以下的罰款：未按照規(guī)定選擇具有合法印制資質(zhì)的印刷企業(yè)印制保險單證的；擅自變更單證格式和內(nèi)容的；未按照規(guī)定的用途使用保險單證的；未按照規(guī)定建立單證領(lǐng)用、使用、保管、核銷等管理制度的；未按照規(guī)定對單證進行編號、登記、盤點和核對的；未按照規(guī)定保管作廢單證或遺失單證未及時報告的。2.保險機構(gòu)違反本辦法規(guī)定，情節(jié)嚴重的，中國保監(jiān)會及其派出機構(gòu)可以責令其停業(yè)整頓或者吊銷其業(yè)務(wù)許可證。3.保險機構(gòu)工作人員違反本辦法規(guī)定，有下列情形之一的，由所在機構(gòu)給予