辦公用品費(fèi)管理辦法總則目的為了加強(qiáng)公司辦公用品費(fèi)用的管理，規(guī)范辦公用品的采購、使用和報(bào)銷流程，合理控制辦公用品費(fèi)用支出，提高資金使用效率，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)及全體員工。管理原則1.預(yù)算控制原則：辦公用品費(fèi)用實(shí)行預(yù)算管理，各部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要，合理編制辦公用品費(fèi)用預(yù)算，嚴(yán)格控制費(fèi)用支出。2.節(jié)約高效原則：倡導(dǎo)節(jié)約使用辦公用品，提高辦公用品的使用效率，避免浪費(fèi)。在保證工作正常開展的前提下，優(yōu)先選擇性價(jià)比高的辦公用品。3.統(tǒng)一管理原則：辦公用品的采購、發(fā)放和管理由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，各部門不得自行采購辦公用品。4.合規(guī)合法原則：辦公用品的采購、使用和報(bào)銷應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定。辦公用品分類及預(yù)算管理辦公用品分類1.消耗類辦公用品：指使用周期較短、需要經(jīng)常補(bǔ)充的辦公用品，如筆、紙、墨盒、硒鼓等。2.耐用類辦公用品：指使用周期較長、價(jià)值相對(duì)較高的辦公用品，如辦公桌椅、電腦、打印機(jī)等。3.特殊類辦公用品：指因工作需要特殊配置的辦公用品，如專業(yè)繪圖工具、攝影器材等。預(yù)算編制1.每年年末，各部門應(yīng)根據(jù)下一年度的工作任務(wù)和實(shí)際需求，編制本部門的辦公用品費(fèi)用預(yù)算。預(yù)算應(yīng)包括各類辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)和金額等詳細(xì)信息。2.行政部門負(fù)責(zé)匯總各部門的辦公用品費(fèi)用預(yù)算，結(jié)合公司的整體預(yù)算安排，編制公司年度辦公用品費(fèi)用預(yù)算草案。3.公司年度辦公用品費(fèi)用預(yù)算草案經(jīng)公司管理層審核批準(zhǔn)后，下達(dá)各部門執(zhí)行。預(yù)算調(diào)整1.在預(yù)算執(zhí)行過程中，如因工作任務(wù)調(diào)整、人員變動(dòng)等原因需要調(diào)整辦公用品費(fèi)用預(yù)算的，各部門應(yīng)填寫《辦公用品費(fèi)用預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明調(diào)整的原因和金額，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)行政部門審核。2.行政部門對(duì)各部門的預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)進(jìn)行審核，提出審核意見，報(bào)公司管理層審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，方可調(diào)整預(yù)算。辦公用品采購管理采購計(jì)劃1.各部門應(yīng)根據(jù)本部門的辦公用品費(fèi)用預(yù)算和實(shí)際需求，每月末編制下月的辦公用品采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)包括辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量和預(yù)計(jì)金額等信息。2.各部門的采購計(jì)劃經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)行政部門匯總。3.行政部門根據(jù)各部門的采購計(jì)劃，結(jié)合庫存情況，編制公司月度辦公用品采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購的時(shí)間、地點(diǎn)、供應(yīng)商和采購金額等信息。供應(yīng)商選擇1.行政部門應(yīng)建立辦公用品供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，對(duì)供應(yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格和服務(wù)等進(jìn)行綜合評(píng)估，選擇合格的供應(yīng)商。2.辦公用品采購應(yīng)優(yōu)先選擇與公司建立長期合作關(guān)系的供應(yīng)商，以獲得更優(yōu)惠的價(jià)格和更好的服務(wù)。3.對(duì)于新的供應(yīng)商，行政部門應(yīng)進(jìn)行實(shí)地考察和樣品測(cè)試，確保其產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)符合公司的要求。采購方式1.對(duì)于金額較小、常用的辦公用品，可采用定點(diǎn)采購的方式，與供應(yīng)商簽訂長期供貨合同，定期結(jié)算。2.對(duì)于金額較大、專業(yè)性較強(qiáng)的辦公用品，應(yīng)采用招標(biāo)采購或詢價(jià)采購的方式，選擇性價(jià)比最高的供應(yīng)商。3.對(duì)于緊急采購的辦公用品，經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可采用直接采購的方式。采購審批1.公司月度辦公用品采購計(jì)劃經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司管理層審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施采購。2.對(duì)于超過預(yù)算或未列入采購計(jì)劃的辦公用品采購申請(qǐng)，應(yīng)按照預(yù)算調(diào)整的程序進(jìn)行審批。采購合同1.行政部門與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同應(yīng)包括辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式和違約責(zé)任等條款。2.采購合同簽訂后，行政部門應(yīng)及時(shí)將合同副本送財(cái)務(wù)部門備案。辦公用品驗(yàn)收與入庫管理驗(yàn)收1.辦公用品到貨后，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和包裝等。2.驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購合同和送貨清單，對(duì)辦公用品進(jìn)行逐一核對(duì)，確保驗(yàn)收的辦公用品與合同和清單一致。3.對(duì)于驗(yàn)收合格的辦公用品，驗(yàn)收人員應(yīng)在送貨清單上簽字確認(rèn)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的辦公用品，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或退貨。入庫1.驗(yàn)收合格的辦公用品應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)。行政部門應(yīng)建立辦公用品庫存臺(tái)賬，記錄辦公用品的入庫時(shí)間、名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)和金額等信息。2.辦公用品入庫后，應(yīng)按照類別、規(guī)格和型號(hào)進(jìn)行分類存放，確保庫存管理的規(guī)范和有序。辦公用品發(fā)放與使用管理發(fā)放1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門辦公用品的領(lǐng)取和管理。領(lǐng)取人應(yīng)填寫《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量和用途，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，到行政部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。2.行政部門根據(jù)各部門的領(lǐng)用申請(qǐng)，按照庫存情況和規(guī)定的發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行發(fā)放。發(fā)放時(shí)，應(yīng)在《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并在庫存臺(tái)賬上記錄發(fā)放的時(shí)間、名稱、規(guī)格、數(shù)量和金額等信息。3.對(duì)于耐用類辦公用品，應(yīng)實(shí)行以舊換新制度。領(lǐng)用新的耐用類辦公用品時(shí)，應(yīng)將舊的辦公用品交回行政部門。使用1.員工應(yīng)合理使用辦公用品，愛護(hù)辦公用品，不得隨意浪費(fèi)和損壞。2.對(duì)于消耗類辦公用品，應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要領(lǐng)取，避免過度領(lǐng)取和浪費(fèi)。3.對(duì)于耐用類辦公用品，應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，延長其使用壽命。辦公用品費(fèi)用報(bào)銷管理報(bào)銷范圍辦公用品費(fèi)用報(bào)銷范圍包括辦公用品的采購費(fèi)用、運(yùn)輸費(fèi)用和相關(guān)稅費(fèi)等。報(bào)銷流程1.采購人員應(yīng)在辦公用品采購?fù)瓿珊?，及時(shí)取得合法有效的發(fā)票和相關(guān)憑證。2.采購人員應(yīng)填寫《辦公用品費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)表》，注明辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額和用途等信息，并附上發(fā)票和相關(guān)憑證。3.《辦公用品費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)行政部門審核。行政部門審核的內(nèi)容包括采購是否符合預(yù)算、采購流程是否合規(guī)、發(fā)票和憑證是否真實(shí)有效等。4.行政部門審核通過后，報(bào)財(cái)務(wù)部門復(fù)核。財(cái)務(wù)部門復(fù)核的內(nèi)容包括報(bào)銷金額是否準(zhǔn)確、報(bào)銷憑證是否符合財(cái)務(wù)制度等。5.經(jīng)財(cái)務(wù)部門復(fù)核通過后，報(bào)公司管理層審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，財(cái)務(wù)部門辦理報(bào)銷手續(xù)。報(bào)銷時(shí)間辦公用品費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)在采購?fù)瓿珊蟮腫X]個(gè)工作日內(nèi)辦理。逾期未辦理報(bào)銷手續(xù)的，財(cái)務(wù)部門有權(quán)不予受理。監(jiān)督與檢查行政部門監(jiān)督行政部門應(yīng)定期對(duì)各部門的辦公用品使用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括辦公用品的采購、發(fā)放、使用和庫存管理等方面。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。審計(jì)部門監(jiān)督審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)公司的辦公用品費(fèi)用管理情況進(jìn)行審計(jì)，審計(jì)內(nèi)容包括預(yù)算執(zhí)行情況、采購流程合規(guī)性、費(fèi)用報(bào)銷真實(shí)性等方面。對(duì)于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出審計(jì)意見和建議，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。員工監(jiān)督