涼山州檔案管理辦法一、總則（一）目的與依據(jù)為了加強(qiáng)涼山州檔案管理，有效保護(hù)和利用檔案，提高檔案管理水平，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合涼山州實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于涼山州行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱單位）的檔案管理活動(dòng)。（三）基本原則檔案管理工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會(huì)各方面利用的原則。二、檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)（一）檔案行政管理部門職責(zé)涼山州檔案行政管理部門主管全州檔案工作，對(duì)全州檔案事業(yè)實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度、監(jiān)督和指導(dǎo)。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策；2.制定并組織實(shí)施全州檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度計(jì)劃；3.監(jiān)督、指導(dǎo)全州各單位的檔案工作，依法查處檔案違法行為；4.組織開展檔案宣傳、教育、培訓(xùn)和科研工作；5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃、指導(dǎo)和協(xié)調(diào)；6.組織開展檔案業(yè)務(wù)交流與合作；7.法律、法規(guī)和規(guī)章規(guī)定的其他職責(zé)。（二）單位檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)各單位應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)或者配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位的檔案管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，建立健全本單位檔案管理制度；2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)本單位的檔案資料，確保檔案的完整與安全；3.對(duì)本單位形成的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，編制檔案檢索工具；4.按照規(guī)定向涼山州檔案行政管理部門或者有關(guān)國家檔案館移交檔案；5.提供檔案利用服務(wù)，開發(fā)檔案信息資源；6.對(duì)所屬單位的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督；7.法律、法規(guī)和規(guī)章規(guī)定的其他職責(zé)。三、檔案的收集與整理（一）文件材料的形成與積累各單位應(yīng)當(dāng)建立健全文件材料形成、積累、整理和歸檔制度，確保文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。在各項(xiàng)工作活動(dòng)中，承辦部門和承辦人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)將辦理完畢的文件材料收集齊全，進(jìn)行整理后移交本單位檔案管理機(jī)構(gòu)或者專（兼）職檔案管理人員。（二）歸檔范圍與要求1.歸檔范圍各單位應(yīng)當(dāng)按照國家和地方有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位職能和工作實(shí)際，確定文件材料的歸檔范圍。一般包括：本單位制定的各種文件、規(guī)定、制度、辦法、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等；本單位召開的各種會(huì)議的文件材料，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等；本單位的人事檔案材料，包括干部任免、考核、獎(jiǎng)懲、工資、職稱等方面的材料；本單位的財(cái)務(wù)檔案材料，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等；本單位的業(yè)務(wù)檔案材料，如工程項(xiàng)目檔案、科研項(xiàng)目檔案、產(chǎn)品檔案等；本單位與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件材料；本單位獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案材料；其他具有保存價(jià)值的文件材料。2.歸檔要求歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備；歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)按照其形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行分類整理，保持文件之間的歷史聯(lián)系；歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料，禁止使用鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水等易褪色的書寫材料；歸檔的電子文件應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保其真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理方法與程序1.整理方法檔案整理應(yīng)當(dāng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。一般采用年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限的分類方法，對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作。2.整理程序收集：對(duì)本單位各部門形成的文件材料進(jìn)行全面收集，確保無遺漏；分類：按照確定的分類方法，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類；編號(hào)：為每份文件材料編制唯一的檔號(hào)，檔號(hào)一般由全宗號(hào)、年度、機(jī)構(gòu)（問題）代碼、保管期限代碼、件號(hào)等組成；編目：編制歸檔文件目錄，目錄應(yīng)包含檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目；裝訂：將每份文件材料按順序排列，左側(cè)對(duì)齊，采用線裝或者縫紉機(jī)軋邊等方式進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件；裝盒：將裝訂好的文件材料裝入檔案盒，并在檔案盒上填寫相關(guān)信息，如全宗號(hào)、年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限、起止件號(hào)等。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所與設(shè)施各單位應(yīng)當(dāng)為檔案保管提供必要的場(chǎng)所和設(shè)施，確保檔案安全保管。檔案保管場(chǎng)所應(yīng)當(dāng)符合防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等要求，配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防盜報(bào)警設(shè)備等。檔案庫房應(yīng)當(dāng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。（二）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。各單位應(yīng)當(dāng)按照國家和地方有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。1.永久保管的檔案本單位制定的法規(guī)性文件；本單位的重要會(huì)議文件、重要請(qǐng)示與批復(fù)、重要報(bào)告、重要總結(jié)等；本單位的機(jī)構(gòu)演變、人事任免、獎(jiǎng)懲等重要文件；本單位的財(cái)務(wù)決算、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等；本單位的重大科研項(xiàng)目、工程項(xiàng)目檔案；本單位與其他單位簽訂的重要合同、協(xié)議等；其他具有重要保存價(jià)值的文件材料。2.定期保管的檔案本單位一般性的文件材料，保管期限為10年；本單位在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的文件材料，保管期限為30年。（三）檔案的保管與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)當(dāng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整與可讀。3.對(duì)電子檔案應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地保管，防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案庫房應(yīng)當(dāng)保持適宜的溫濕度，溫度一般控制在14℃24℃，相對(duì)濕度控制在45%60%。5.檔案管理人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房。6.檔案管理人員應(yīng)當(dāng)定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。五、檔案的利用（一）利用范圍與方式1.利用范圍本單位及其工作人員因工作需要，可以查閱、借閱本單位保管的檔案。外單位因工作需要查閱本單位檔案的，應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.利用方式查閱：檔案管理人員根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或者復(fù)印件供其查閱；借閱：檔案管理人員根據(jù)利用者的需求，將檔案原件借給利用者，并約定歸還時(shí)間；出具證明：檔案管理人員根據(jù)利用者的需求，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行核實(shí)后，出具檔案證明。（二）利用手續(xù)與審批1.本單位工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)當(dāng)填寫查閱、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理機(jī)構(gòu)辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱本單位檔案，應(yīng)當(dāng)提前向本單位檔案管理機(jī)構(gòu)提出查閱申請(qǐng)，說明查閱目的、內(nèi)容和范圍等，經(jīng)本單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審核同意，并報(bào)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)應(yīng)當(dāng)有本單位檔案管理人員在場(chǎng)，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、攝像等。如需摘抄、復(fù)制、拍照、攝像等，應(yīng)當(dāng)另行辦理審批手續(xù)。3.借閱檔案應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，明確借閱期限，借閱者應(yīng)當(dāng)按時(shí)歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)當(dāng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)當(dāng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。（三）利用監(jiān)督與保護(hù)1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，建立檔案利用臺(tái)賬，記錄利用者姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、借閱期限等信息。2.檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對(duì)利用檔案的情況進(jìn)行跟蹤檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并向檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人報(bào)告。3.利用檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)注意保護(hù)檔案的安全和完整，不得擅自拆卷、抽頁、裁剪、污損檔案。對(duì)珍貴和易損檔案，應(yīng)當(dāng)采用復(fù)印、拍照、掃描等方式提供利用，避免直接接觸原件。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織與標(biāo)準(zhǔn)1.鑒定組織各單位應(yīng)當(dāng)成立檔案鑒定小組，由檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)本單位保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定小組應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家和地方有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)明確檔案的保管期限、價(jià)值評(píng)估、銷毀范圍等內(nèi)容。（二）鑒定程序與結(jié)果1.鑒定程序檔案管理機(jī)構(gòu)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行清理，列出擬銷毀檔案清單；檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見；檔案管理機(jī)構(gòu)根據(jù)鑒定小組的意見，編制檔案鑒定報(bào)告，報(bào)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批；經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)當(dāng)在檔案鑒定報(bào)告上簽署意見，并注明銷毀日期。2.鑒定結(jié)果檔案鑒定結(jié)果分為銷毀、繼續(xù)保管兩種。對(duì)保管期滿但仍具有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)當(dāng)繼續(xù)保管；對(duì)保管期滿且已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)當(dāng)予以銷毀。（三）銷毀手續(xù)與監(jiān)督1.銷毀手續(xù)對(duì)經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案信息徹底銷毀。監(jiān)銷人員應(yīng)當(dāng)在銷毀清冊(cè)上簽字，并注明銷毀日期。銷毀清冊(cè)應(yīng)當(dāng)永久保存。2.銷毀監(jiān)督檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)對(duì)各單位檔案銷毀情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。對(duì)違反檔案銷毀規(guī)定的單位和個(gè)人，依法予以處罰。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)規(guī)劃與目標(biāo)各單位應(yīng)當(dāng)將檔案信息化建設(shè)納入本單位信息化建設(shè)總體規(guī)劃，制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃和年度計(jì)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)和措施。檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）基礎(chǔ)設(shè)施與系統(tǒng)建設(shè)1.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)各單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配備必要的計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等硬件設(shè)施，確保檔案信息化工作的正常開展。2.系統(tǒng)建設(shè)各單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案管理業(yè)務(wù)需求，選擇適合本單位的檔案管理軟件，建立檔案管理信息系統(tǒng)。檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理的全過程信息化。（三）數(shù)據(jù)管理與安全1.數(shù)據(jù)管理各單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)管理，建立健全檔案數(shù)據(jù)管理制度，確保檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、安全。檔案數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地保管。2.數(shù)據(jù)安全各單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息安全管理，采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案信息泄露、篡改、丟失等。檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)設(shè)置用戶權(quán)限管理，嚴(yán)格控制用戶對(duì)檔案數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限。對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案信息，應(yīng)當(dāng)采取加密存儲(chǔ)、傳輸?shù)却胧?，確保信息安全。八、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰（一）獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的單位和個(gè)人，由涼山