公文庫管理辦法規(guī)定總則目的為了加強公司公文庫的規(guī)范化管理，提高公文處理效率，確保公文的安全、完整與有效利用，特制定本管理辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門在公文起草、審核、簽發(fā)、登記、歸檔、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)的管理?；驹瓌t1.準確性原則：公文內(nèi)容應(yīng)準確無誤，符合法律法規(guī)、政策要求和公司實際情況。2.及時性原則：公文處理應(yīng)及時高效，確保各項工作的順利進行。3.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的公文進行妥善保管，防止信息泄露。4.規(guī)范化原則：公文處理流程應(yīng)嚴格按照規(guī)定執(zhí)行，確保公文格式、內(nèi)容等符合規(guī)范要求。公文庫管理職責綜合管理部門職責1.負責制定和完善公文庫管理制度，并組織實施。2.負責公文庫的日常管理工作，包括公文的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等。3.定期對公文庫進行檢查和清理，確保公文的安全、完整與有效利用。4.負責對各部門公文處理工作進行指導和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。各部門職責1.負責本部門公文的起草、審核、簽發(fā)等工作，并按照規(guī)定及時將公文送交公文庫管理部門。2.負責本部門公文的登記、保管和查閱工作，嚴格遵守公文庫管理制度。3.配合公文庫管理部門做好公文的歸檔和清理工作，確保本部門公文的規(guī)范管理。公文的分類與編號公文分類1.公司文件：包括公司發(fā)布的決定、通知、通報、報告、請示、批復等。2.部門文件：各部門發(fā)布的工作通知、報告、請示等。3.會議文件：公司各類會議形成的文件，如會議紀要、決議等。4.合同文件：公司簽訂的各類合同、協(xié)議等。5.其他文件：不屬于以上分類的其他公文。公文編號1.公文編號由發(fā)文部門代碼、年份、序號組成。2.發(fā)文部門代碼由公司綜合管理部門統(tǒng)一編制，各部門應(yīng)嚴格按照規(guī)定使用。3.年份采用公元紀年，用阿拉伯數(shù)字全稱標注，置于方括號內(nèi)。4.序號為發(fā)文的流水號，用阿拉伯數(shù)字標注，不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。5.公文編號的格式為：[發(fā)文部門代碼][年份][序號]。公文的起草與審核公文起草1.公文起草應(yīng)符合國家法律法規(guī)、政策要求和公司實際情況，內(nèi)容應(yīng)準確、完整、條理清晰。2.公文起草應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，避免使用模糊、歧義、生僻的詞匯和句子。3.公文起草應(yīng)注明發(fā)文機關(guān)、發(fā)文日期、標題、主送機關(guān)、抄送機關(guān)、正文、附件等內(nèi)容。公文審核1.公文起草完成后，應(yīng)按照規(guī)定進行審核。審核的內(nèi)容包括公文的合法性、準確性、完整性、規(guī)范性等。2.公文審核應(yīng)由部門負責人或指定的專人進行，審核人應(yīng)認真負責，嚴格把關(guān)，確保公文質(zhì)量。3.審核人應(yīng)在公文上簽署審核意見，并注明審核日期。經(jīng)審核不符合要求的公文，應(yīng)退回起草人進行修改。公文的簽發(fā)與登記公文簽發(fā)1.公文審核通過后，應(yīng)由公司領(lǐng)導或授權(quán)的負責人進行簽發(fā)。2.簽發(fā)人應(yīng)認真審閱公文內(nèi)容，簽署簽發(fā)意見，并注明簽發(fā)日期。3.未經(jīng)簽發(fā)的公文不得印發(fā)和傳遞。公文登記1.公文簽發(fā)后，應(yīng)及時進行登記。登記的內(nèi)容包括公文編號、發(fā)文日期、發(fā)文機關(guān)、標題、主送機關(guān)、抄送機關(guān)、正文、附件等。2.公文登記應(yīng)使用統(tǒng)一的公文登記簿，登記人應(yīng)認真填寫，確保登記內(nèi)容準確無誤。3.公文登記后，應(yīng)按照規(guī)定將公文送交公文庫管理部門進行歸檔和保管。公文的歸檔與保管公文歸檔1.公文辦理完畢后，應(yīng)及時進行歸檔。歸檔的公文應(yīng)符合國家檔案管理規(guī)定和公司公文庫管理制度的要求。2.歸檔的公文應(yīng)齊全完整，包括正文、附件、發(fā)文稿紙、領(lǐng)導批示等。3.公文歸檔應(yīng)按照分類編號的方法進行整理，便于查找和利用。公文保管1.公文庫管理部門應(yīng)設(shè)置專門的公文保管場所，配備必要的保管設(shè)備，確保公文的安全保管。2.公文保管應(yīng)按照類別、年份、序號等順序排列存放，便于查找和利用。3.公文庫管理部門應(yīng)定期對公文進行檢查和清理，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保公文的安全、完整與有效利用。公文的查閱與借閱公文查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱公文，應(yīng)填寫《公文查閱申請表》，注明查閱的公文編號、標題、查閱目的等內(nèi)容，并經(jīng)部門負責人簽字同意后，到公文庫管理部門查閱。2.公文庫管理部門應(yīng)按照規(guī)定為查閱人提供查閱服務(wù)，查閱人應(yīng)在指定的場所查閱公文，不得擅自將公文帶出公文庫。3.查閱人應(yīng)愛護公文，不得在公文上涂改、標記、污損等，查閱完畢后應(yīng)及時將公文歸還公文庫管理部門。公文借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱公文，應(yīng)填寫《公文借閱申請表》，注明借閱的公文編號、標題、借閱期限、借閱目的等內(nèi)容，并經(jīng)部門負責人簽字同意后，報公司領(lǐng)導審批。2.經(jīng)公司領(lǐng)導審批同意后，公文庫管理部門應(yīng)按照規(guī)定為借閱人辦理借閱手續(xù)，借閱人應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還公文。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的公文，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、摘錄、傳播公文內(nèi)容，不得在公文中涂改、標記、污損等。借閱期滿后，借閱人應(yīng)及時將公文歸還公文庫管理部門。公文的保密與安全公文保密1.公司員工應(yīng)嚴格遵守國家保密法律法規(guī)和公司保密制度，對涉及公司機密的公文進行妥善保管，防止信息泄露。2.公文庫管理部門應(yīng)加強對公文的保密管理，采取必要的保密措施，如設(shè)置保密場所、配備保密設(shè)備、限制人員訪問等。3.對涉及公司機密的公文，應(yīng)按照規(guī)定進行密級標識，并嚴格按照密級管理的要求進行處理。公文安全1.公文庫管理部門應(yīng)加強對公文保管場所的安全管理，確保公文的安全存放。2.公文庫管理部門應(yīng)定期對公文保管場所進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保公文的安全保管。3.對因自然災(zāi)害、突發(fā)事件等原因可能影響公文安全的情況，公文庫管理部門應(yīng)及時采取措施進行防范和處理，確保公文的安全。公文的銷毀銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價值的公文。2.因工作失誤、政策調(diào)整等原因需要銷毀的公文。3.涉及公司機密且已解密的公文。銷毀程序1.公文庫管理部門應(yīng)定期對公文進行清理，確定需要銷毀的公文清單。2.對需要銷毀的公文，應(yīng)填寫《公文銷毀申請表》，注明公文編號、標題、銷毀原因等內(nèi)容，并經(jīng)部門負責人簽字同意后，報公司領(lǐng)導審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導審批同意后，公文庫管理部門應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀公文應(yīng)采用適當?shù)姆绞剑绶鬯?、焚燒?/p>