會議與會議管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司會議管理，提高會議效率，確保會議質(zhì)量，特制定本辦法。本辦法旨在通過明確會議流程、規(guī)范會議組織與執(zhí)行、加強(qiáng)會議記錄與跟進(jìn)等措施，使公司各類會議能夠高效有序地進(jìn)行，為公司的決策制定、工作溝通、信息共享等提供有力支持，促進(jìn)公司各項(xiàng)工作的順利開展，符合現(xiàn)代企業(yè)管理的法律法規(guī)要求及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部召開的各類會議，包括但不限于公司級會議、部門級會議、項(xiàng)目會議等。涉及與外部單位召開的會議，可參照本辦法相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。（三）會議原則1.高效務(wù)實(shí)原則：會議應(yīng)緊密圍繞公司工作重點(diǎn)和目標(biāo)，注重解決實(shí)際問題，避免形式主義，提高會議效率和效果。2.精簡節(jié)約原則：嚴(yán)格控制會議規(guī)模、時(shí)間和費(fèi)用，減少不必要的會議環(huán)節(jié)和參會人員，降低會議成本。3.充分準(zhǔn)備原則：會前應(yīng)明確會議主題、目的、議程等，參會人員需提前做好充分準(zhǔn)備，確保會議能夠順利進(jìn)行并達(dá)到預(yù)期效果。4.民主集中原則：會議應(yīng)充分發(fā)揚(yáng)民主，鼓勵參會人員積極發(fā)言，充分發(fā)表意見和建議；同時(shí)，要在民主討論的基礎(chǔ)上，進(jìn)行科學(xué)決策，確保決策的科學(xué)性和正確性。二、會議分類及職責(zé)（一）公司級會議1.股東大會定義：由公司全體股東組成的會議，是公司的最高權(quán)力機(jī)構(gòu)，對公司的重大事項(xiàng)進(jìn)行決策。職責(zé)：審議批準(zhǔn)公司年度財(cái)務(wù)預(yù)算、決算方案；審議批準(zhǔn)公司利潤分配方案和彌補(bǔ)虧損方案；對公司增加或者減少注冊資本作出決議；對發(fā)行公司債券作出決議；對公司合并、分立、解散、清算或者變更公司形式作出決議等。組織部門：董事會辦公室參會人員：全體股東2.董事會會議定義：由公司董事會成員組成的會議，負(fù)責(zé)公司的戰(zhàn)略決策、重大事項(xiàng)審批等。職責(zé)：召集股東大會，并向股東大會報(bào)告工作；執(zhí)行股東大會的決議；決定公司的經(jīng)營計(jì)劃和投資方案；制訂公司的年度財(cái)務(wù)預(yù)算方案、決算方案；制訂公司的利潤分配方案和彌補(bǔ)虧損方案；制訂公司增加或者減少注冊資本以及發(fā)行公司債券的方案；制訂公司合并、分立、解散或者變更公司形式的方案；決定公司內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置；決定聘任或者解聘公司經(jīng)理及其報(bào)酬事項(xiàng)，并根據(jù)經(jīng)理的提名決定聘任或者解聘公司副經(jīng)理、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人及其報(bào)酬事項(xiàng)；制定公司的基本管理制度等。組織部門：董事會辦公室參會人員：董事會成員3.監(jiān)事會會議定義：由公司監(jiān)事會成員組成的會議，對公司財(cái)務(wù)、董事和高級管理人員履職情況進(jìn)行監(jiān)督。職責(zé)：檢查公司財(cái)務(wù)；對董事、高級管理人員執(zhí)行公司職務(wù)的行為進(jìn)行監(jiān)督，對違反法律、行政法規(guī)、公司章程或者股東會決議的董事、高級管理人員提出罷免的建議；當(dāng)董事、高級管理人員的行為損害公司的利益時(shí)，要求董事、高級管理人員予以糾正；提議召開臨時(shí)股東會會議，在董事會不履行本法規(guī)定的召集和主持股東會會議職責(zé)時(shí)召集和主持股東會會議；向股東會會議提出提案；依照本法第一百五十一條的規(guī)定，對董事、高級管理人員提起訴訟；公司章程規(guī)定的其他職權(quán)。組織部門：監(jiān)事會辦公室參會人員：監(jiān)事會成員4.總經(jīng)理辦公會定義：由公司總經(jīng)理主持召開的會議，主要討論公司日常經(jīng)營管理中的重要事項(xiàng)。職責(zé)：傳達(dá)貫徹公司董事會決議和上級指示精神；研究分析公司經(jīng)營管理狀況，制定公司經(jīng)營策略和工作計(jì)劃；審議公司各部門提交的重要報(bào)告、方案和建議；協(xié)調(diào)公司各部門之間的工作關(guān)系，解決工作中出現(xiàn)的問題；決定公司內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)的調(diào)整和人員任免等事項(xiàng)。組織部門：總經(jīng)理辦公室參會人員：公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員、各部門負(fù)責(zé)人（二）部門級會議1.部門例會定義：由各部門定期召開的會議，主要總結(jié)部門工作進(jìn)展，安排下一階段工作任務(wù)。職責(zé)：傳達(dá)公司相關(guān)會議精神和工作要求；總結(jié)本部門上周工作完成情況，分析存在的問題及原因；匯報(bào)本部門本周工作計(jì)劃和重點(diǎn)工作安排；協(xié)調(diào)本部門內(nèi)部工作關(guān)系，解決工作中出現(xiàn)的問題；對本部門員工進(jìn)行工作指導(dǎo)和培訓(xùn)等。組織部門：各部門參會人員：部門全體員工2.部門專題會議定義：針對部門內(nèi)某一專項(xiàng)工作或問題召開的會議，深入研究和討論解決方案。職責(zé)：圍繞特定的工作主題，組織相關(guān)人員進(jìn)行深入討論和分析；制定專項(xiàng)工作計(jì)劃和措施；協(xié)調(diào)解決專項(xiàng)工作中涉及的跨部門問題；監(jiān)督專項(xiàng)工作的執(zhí)行情況，確保工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。組織部門：各部門參會人員：與專項(xiàng)工作相關(guān)的人員（三）項(xiàng)目會議1.項(xiàng)目啟動會定義：在項(xiàng)目正式啟動階段召開的會議，明確項(xiàng)目目標(biāo)、任務(wù)、團(tuán)隊(duì)成員及職責(zé)等。職責(zé)：介紹項(xiàng)目背景、目標(biāo)和意義；宣布項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員名單及職責(zé)分工；明確項(xiàng)目的總體進(jìn)度計(jì)劃和里程碑；討論項(xiàng)目實(shí)施過程中可能遇到的問題及應(yīng)對措施；為項(xiàng)目的順利開展奠定基礎(chǔ)。組織部門：項(xiàng)目發(fā)起部門或項(xiàng)目經(jīng)理參會人員：項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人2.項(xiàng)目周會定義：每周定期召開的項(xiàng)目會議，匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目中出現(xiàn)的問題。職責(zé)：項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員匯報(bào)本周工作完成情況，包括已完成的任務(wù)、遇到的問題及解決方案；匯報(bào)下周工作計(jì)劃和重點(diǎn)工作；討論項(xiàng)目進(jìn)度是否符合計(jì)劃要求，如有偏差，分析原因并制定糾偏措施；協(xié)調(diào)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員之間的工作關(guān)系，解決工作中出現(xiàn)的矛盾和問題；對項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估和預(yù)警，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。組織部門：項(xiàng)目經(jīng)理參會人員：項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員3.項(xiàng)目月會定義：每月召開的項(xiàng)目會議，全面總結(jié)項(xiàng)目月度工作情況，分析項(xiàng)目績效。職責(zé)：項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員全面匯報(bào)本月工作完成情況，包括工作成果、質(zhì)量情況、成本控制情況等；分析本月項(xiàng)目工作中存在的問題及原因，提出改進(jìn)措施和建議；對項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的工作表現(xiàn)進(jìn)行評價(jià)和考核；根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展情況，調(diào)整項(xiàng)目計(jì)劃和資源配置；討論項(xiàng)目下一階段的工作重點(diǎn)和目標(biāo)，制定相應(yīng)的工作計(jì)劃和措施。組織部門：項(xiàng)目經(jīng)理參會人員：項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人4.項(xiàng)目總結(jié)會定義：在項(xiàng)目結(jié)束階段召開的會議，對項(xiàng)目進(jìn)行全面總結(jié)和評估。職責(zé)：項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員匯報(bào)項(xiàng)目整體完成情況，包括項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)情況、工作成果、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等；對項(xiàng)目進(jìn)行全面的績效評估，包括項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度、成本、團(tuán)隊(duì)協(xié)作等方面；總結(jié)項(xiàng)目實(shí)施過程中的成功經(jīng)驗(yàn)和不足之處，提出改進(jìn)建議和措施；表彰在項(xiàng)目中表現(xiàn)優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)和個(gè)人；對項(xiàng)目文檔進(jìn)行整理和歸檔，為后續(xù)項(xiàng)目提供參考和借鑒。組織部門：項(xiàng)目經(jīng)理參會人員：項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、公司領(lǐng)導(dǎo)三、會議組織與流程（一）會議申請1.各部門或個(gè)人如需召開會議，應(yīng)提前填寫《會議申請表》，明確會議主題、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、議程等內(nèi)容。2.《會議申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于涉及公司重大事項(xiàng)的會議，需報(bào)總經(jīng)理審批。3.會議申請應(yīng)至少提前[X]個(gè)工作日提交，以便相關(guān)部門做好會議準(zhǔn)備工作。（二）會議準(zhǔn)備1.確定會議議程：會議組織者根據(jù)會議主題和目的，制定詳細(xì)的會議議程。議程應(yīng)明確會議的各項(xiàng)議題、討論順序、時(shí)間安排等，確保會議有序進(jìn)行。2.通知參會人員：會議組織者按照審批后的參會人員名單，提前[X]個(gè)工作日通過郵件、短信、內(nèi)部辦公系統(tǒng)等方式向參會人員發(fā)送會議通知。通知應(yīng)包含會議的基本信息（主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程等），并提醒參會人員提前做好準(zhǔn)備。3.準(zhǔn)備會議資料：根據(jù)會議議程，準(zhǔn)備相關(guān)的會議資料，如報(bào)告、文件、數(shù)據(jù)、圖表等。資料應(yīng)確保準(zhǔn)確、完整，并提前發(fā)放給參會人員，以便其提前熟悉和思考。4.布置會議場地：根據(jù)會議規(guī)模和要求，合理布置會議場地。確保場地整潔、舒適，設(shè)備齊全、正常運(yùn)行，如投影儀、音響、麥克風(fēng)、桌椅等。5.安排會議記錄：指定專人負(fù)責(zé)會議記錄，記錄人員應(yīng)熟悉會議記錄的規(guī)范和要求，確保記錄準(zhǔn)確、完整。記錄內(nèi)容包括會議時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、會議議程、發(fā)言內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)等。（三）會議召開1.會議簽到：參會人員應(yīng)提前到達(dá)會議現(xiàn)場，在會議簽到表上簽到。會議組織者應(yīng)及時(shí)統(tǒng)計(jì)參會人員到會情況，并向未到會人員了解原因。2.會議開場：會議主持人宣布會議開始，介紹會議主題、目的、議程以及參會人員。簡要回顧上次會議的主要內(nèi)容和決議執(zhí)行情況，強(qiáng)調(diào)本次會議的重點(diǎn)和要求。3.議程推進(jìn)：按照會議議程，依次進(jìn)行各項(xiàng)議題的討論。參會人員應(yīng)積極發(fā)言，充分發(fā)表意見和建議，圍繞議題展開深入討論。主持人應(yīng)引導(dǎo)會議討論方向，控制會議節(jié)奏，確保討論不偏離主題，不出現(xiàn)混亂局面。4.會議決策：對于需要決策的事項(xiàng)，參會人員應(yīng)進(jìn)行充分討論后，按照民主集中原則進(jìn)行表決。表決方式可根據(jù)實(shí)際情況選擇舉手、投票等方式，確保決策過程公開、公正、透明。決策結(jié)果應(yīng)明確記錄，并形成會議決議。5.會議總結(jié)：會議主持人對會議進(jìn)行總結(jié)，梳理會議討論的主要內(nèi)容和達(dá)成的共識，強(qiáng)調(diào)會議決議的重要性和執(zhí)行要求。明確下一步工作的責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保會議決議能夠得到有效落實(shí)。（四）會議結(jié)束1.整理會議資料：會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)及時(shí)收集和整理會議資料，包括會議記錄、決議文件、參會人員名單等。對會議資料進(jìn)行分類、編號、歸檔，以便日后查閱和參考。2.傳達(dá)會議精神：會議組織者應(yīng)及時(shí)將會議精神和決議傳達(dá)給未參會人員，確保公司全體員工了解會議內(nèi)容和工作要求。對于涉及公司重大決策的會議，應(yīng)通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、公告欄等方式進(jìn)行廣泛宣傳。3.跟進(jìn)會議決議：會議結(jié)束后，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)按照會議決議，認(rèn)真組織實(shí)施各項(xiàng)工作任務(wù)。會議組織者應(yīng)定期對會議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并協(xié)調(diào)解決，確保會議決議能夠得到有效執(zhí)行。四、會議記錄與紀(jì)要（一）會議記錄1.記錄要求會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整地記錄會議的全過程，包括會議時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、會議議程、發(fā)言內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)等。記錄人員應(yīng)使用規(guī)范的語言和格式，確保記錄內(nèi)容清晰、易讀。對于重要的發(fā)言和討論內(nèi)容，應(yīng)盡量記錄原話，如無法記錄原話，應(yīng)準(zhǔn)確概括發(fā)言要點(diǎn)。會議記錄應(yīng)及時(shí)、同步進(jìn)行，不得事后補(bǔ)記。記錄過程中如出現(xiàn)遺漏或錯誤，應(yīng)及時(shí)更正，并注明更正原因和時(shí)間。2.記錄方式會議記錄可采用紙質(zhì)記錄或電子記錄的方式。紙質(zhì)記錄應(yīng)使用專用的會議記錄本，記錄完畢后應(yīng)妥善保管；電子記錄可使用電子文檔、表格或?qū)ｉT的會議記錄軟件進(jìn)行記錄，記錄完成后應(yīng)及時(shí)備份，并按照公司文檔管理規(guī)定進(jìn)行存儲。3.審核與存檔會議記錄完成后，記錄人員應(yīng)將會議記錄提交給會議主持人進(jìn)行審核。主持人審核無誤后，在會議記錄上簽字確認(rèn)。審核通過的會議記錄應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔，保存期限根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）會議紀(jì)要1.紀(jì)要撰寫會議紀(jì)要由會議組織者或指定專人根據(jù)會議記錄撰寫。紀(jì)要應(yīng)突出會議的重點(diǎn)內(nèi)容和決議事項(xiàng)，語言簡潔明了，邏輯清晰。會議紀(jì)要應(yīng)包括會議基本信息（主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員）、會議主要內(nèi)容、決議事項(xiàng)、責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)等內(nèi)容。對于會議討論的重要觀點(diǎn)和建議，也可在紀(jì)要中適當(dāng)體現(xiàn)。會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成，并提交給會議主持人審核。2.審核與發(fā)布會議主持人對會議紀(jì)要進(jìn)行審核，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整地反映會議精神和決議。審核通過后，會議紀(jì)要應(yīng)按照公司內(nèi)部信息發(fā)布流程進(jìn)行發(fā)布。會議紀(jì)要的發(fā)布范圍應(yīng)根據(jù)會議性質(zhì)和決議內(nèi)容確定，確保相關(guān)人員能夠及時(shí)了解會議信息。對于涉及公司重大決策的會議紀(jì)要，應(yīng)通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、公告欄等方式進(jìn)行廣泛發(fā)布。五、會議監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司行政部門負(fù)責(zé)對公司各類會議的組織和執(zhí)行情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括會議申請的規(guī)范性、會議準(zhǔn)備工作的充分性、會議召開的秩序和效果、會議記錄與紀(jì)要的準(zhǔn)確性等。2.對于重要會議或涉及公司重大事項(xiàng)的會議，公司領(lǐng)導(dǎo)可對會議進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，確保會議能夠按照預(yù)定的議程和要求順利進(jìn)行。3.監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門或個(gè)人提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。（二）考核辦法1.將會議管理工作納入各部門和個(gè)人的績效考核體系，對會議組織和執(zhí)行情況進(jìn)行量化考核?？己酥笜?biāo)包括會議申請的及時(shí)性和準(zhǔn)確性、會議準(zhǔn)備工作的質(zhì)量、會議召開的效