入庫及采購管理辦法一、總則（一）目的為加強公司物資入庫及采購管理，規(guī)范采購流程，確保物資及時、準(zhǔn)確入庫，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進(jìn)行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有物資的采購及入庫管理，包括原材料、輔助材料、設(shè)備、辦公用品等。（三）基本原則1.合法性原則：采購及入庫活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.準(zhǔn)確性原則：確保物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等信息準(zhǔn)確無誤。3.及時性原則：及時完成采購及入庫工作，避免影響生產(chǎn)進(jìn)度。4.經(jīng)濟(jì)性原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，降低采購成本。二、采購管理（一）采購計劃1.需求預(yù)測各部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃，提前對物資需求進(jìn)行預(yù)測，填寫《物資需求預(yù)測表》，詳細(xì)列出物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計使用時間等信息。2.計劃編制采購部門根據(jù)各部門提交的《物資需求預(yù)測表》，結(jié)合庫存情況，編制月度采購計劃。采購計劃應(yīng)明確物資的采購數(shù)量、采購時間、采購預(yù)算等內(nèi)容。3.計劃審批采購計劃經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的采購計劃作為采購工作的依據(jù)。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行篩選和評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期等方面。2.供應(yīng)商選擇根據(jù)評估結(jié)果，選擇合格的供應(yīng)商，并與之簽訂《采購合同》。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。3.供應(yīng)商管理采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，建立供應(yīng)商檔案。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當(dāng)?shù)莫剟睿粚τ诔霈F(xiàn)質(zhì)量問題或交貨延遲等情況的供應(yīng)商，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行整改，情節(jié)嚴(yán)重的，取消其供應(yīng)商資格。（三）采購流程1.采購申請各部門根據(jù)實際需求，填寫《采購申請表》，詳細(xì)說明采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交給采購部門。2.采購審批采購部門收到《采購申請表》后，對采購申請進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括采購需求的合理性、采購預(yù)算的合規(guī)性等。審核通過后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購實施采購部門根據(jù)審批通過的采購申請，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。采購人員應(yīng)與供應(yīng)商溝通采購事宜，簽訂采購合同，并跟蹤采購進(jìn)度，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。4.到貨驗收物資到貨前，采購部門應(yīng)通知相關(guān)部門做好驗收準(zhǔn)備工作。物資到貨后，由驗收部門按照合同要求對物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行驗收。驗收合格后，填寫《物資驗收單》，辦理入庫手續(xù)。三、入庫管理（一）入庫準(zhǔn)備1.倉庫規(guī)劃根據(jù)公司物資存儲需求，合理規(guī)劃倉庫布局，劃分不同的存儲區(qū)域，如原材料區(qū)、成品區(qū)、辦公用品區(qū)等。2.設(shè)備設(shè)施配備配備必要的倉庫設(shè)備設(shè)施，如貨架、叉車、托盤、計量器具等，確保物資存儲和搬運的安全、高效。3.人員培訓(xùn)對倉庫管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，使其熟悉物資入庫流程、驗收標(biāo)準(zhǔn)、存儲要求等知識和技能。（二）入庫驗收1.數(shù)量驗收倉庫管理人員根據(jù)送貨單或發(fā)票，對物資的數(shù)量進(jìn)行核對。如發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符，應(yīng)及時與采購部門或供應(yīng)商聯(lián)系，查明原因并處理。2.質(zhì)量驗收按照合同要求和相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗。對于重要物資或有特殊質(zhì)量要求的物資，可委托專業(yè)檢測機構(gòu)進(jìn)行檢驗。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時通知采購部門或供應(yīng)商，要求其采取相應(yīng)措施。3.規(guī)格驗收核對物資的規(guī)格是否與合同要求一致。如發(fā)現(xiàn)規(guī)格不符，應(yīng)及時與采購部門或供應(yīng)商溝通，協(xié)商解決辦法。（三）入庫手續(xù)辦理1.填寫入庫單驗收合格的物資，倉庫管理人員應(yīng)填寫《入庫單》，詳細(xì)記錄物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商名稱等信息?！度霂靻巍芬皇饺?lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)交采購部門，一聯(lián)交財務(wù)部門。2.物資入庫倉庫管理人員根據(jù)《入庫單》，將物資搬運至指定的存儲區(qū)域，并進(jìn)行妥善存放。物資存放應(yīng)遵循分類存放、先進(jìn)先出的原則。3.賬務(wù)處理倉庫管理人員應(yīng)及時將《入庫單》傳遞給財務(wù)部門，財務(wù)部門根據(jù)《入庫單》進(jìn)行賬務(wù)處理，記錄物資的入庫情況。四、庫存管理（一）庫存盤點1.盤點計劃制定倉庫管理部門應(yīng)定期制定庫存盤點計劃，明確盤點時間、范圍、人員分工等內(nèi)容。盤點計劃應(yīng)報分管領(lǐng)導(dǎo)審批后實施。2.盤點實施按照盤點計劃，組織相關(guān)人員對庫存物資進(jìn)行盤點。盤點過程中，應(yīng)認(rèn)真核對物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等信息，如實記錄盤點結(jié)果。3.盤點結(jié)果處理盤點結(jié)束后，編制《庫存盤點報告》，對盤點結(jié)果進(jìn)行分析和總結(jié)。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)查明原因，及時調(diào)整賬務(wù)，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）庫存控制1.安全庫存設(shè)定根據(jù)物資的采購周期、生產(chǎn)需求等因素，設(shè)定合理的安全庫存水平。安全庫存應(yīng)定期進(jìn)行評估和調(diào)整，確保既能滿足生產(chǎn)經(jīng)營需求，又能避免庫存積壓。2.庫存預(yù)警建立庫存預(yù)警機制，當(dāng)庫存水平低于安全庫存時，系統(tǒng)自動發(fā)出預(yù)警信息。采購部門應(yīng)及時根據(jù)預(yù)警信息，安排采購計劃，補充庫存。3.庫存積壓處理對于長期積壓的物資，倉庫管理部門應(yīng)定期進(jìn)行清理和盤點。采購部門應(yīng)積極與供應(yīng)商協(xié)商退貨、換貨或降價處理等事宜，減少庫存積壓，降低庫存成本。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對采購及入庫管理工作進(jìn)行審計，檢查采購流程的合規(guī)性、物資入庫的準(zhǔn)確性、庫存管理的有效性等方面的情況。2.日常監(jiān)督采購部門和倉庫管理部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機制，對采購及入庫工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并將整改情況報告分管領(lǐng)導(dǎo)。（二）考核評價1.考核指標(biāo)設(shè)定制定采購及入庫管理工作的考核指標(biāo)，包括采購成本控制、物資到貨及時率、物資驗收合格率、庫存周轉(zhuǎn)率等指標(biāo)。2.考核方式定期對采購部門和倉庫管理部門進(jìn)行考核評價，考核方式包括自評、上級評價、相關(guān)部門評價等。3.考核結(jié)果應(yīng)用根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予獎勵；對存在問題的部門和個人，進(jìn)行通報批評，并責(zé)令其限期整改。考核結(jié)果作為部門和個人績效評定、薪酬調(diào)整的重要依據(jù)。六、附則（一）解釋權(quán)本辦法由公司采購部門負(fù)