合同外簽證管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同外簽證管理，規(guī)范簽證流程，確保簽證事項(xiàng)真實(shí)、合理、合規(guī)，有效控制成本，保障公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有合同外簽證事項(xiàng)的管理，包括但不限于工程建設(shè)、采購(gòu)、服務(wù)等項(xiàng)目中涉及的額外工作、變更、索賠等簽證情況。（三）基本原則1.合法性原則：簽證事項(xiàng)必須符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)政策要求。2.真實(shí)性原則：簽證內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映實(shí)際發(fā)生的情況，不得虛報(bào)、瞞報(bào)。3.合理性原則：簽證事項(xiàng)應(yīng)具有合理的必要性和經(jīng)濟(jì)性，符合項(xiàng)目整體利益。4.及時(shí)性原則：簽證應(yīng)在事項(xiàng)發(fā)生后及時(shí)辦理，避免事后難以核實(shí)。5.書面性原則：所有簽證必須以書面形式記錄，確保文件的完整性和可追溯性。二、簽證的定義與分類（一）定義合同外簽證是指在合同執(zhí)行過(guò)程中，因非合同約定的原因?qū)е碌念~外工作、變更、索賠等事項(xiàng)，經(jīng)雙方協(xié)商一致后簽署的書面證明文件，作為調(diào)整合同價(jià)款、工期等的依據(jù)。（二）分類1.工程變更簽證設(shè)計(jì)變更：因設(shè)計(jì)單位提出的設(shè)計(jì)修改、優(yōu)化等導(dǎo)致的工程內(nèi)容變化。施工條件變更：如地質(zhì)條件變化、現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境改變等引起的施工方案調(diào)整。其他變更：包括工程范圍增減、施工工藝改變等。2.額外工作簽證合同外新增工作：在合同約定范圍之外，業(yè)主或其他相關(guān)方要求增加的工作內(nèi)容。臨時(shí)工作：因突發(fā)情況或緊急任務(wù)需要臨時(shí)安排的工作。3.索賠簽證費(fèi)用索賠：因業(yè)主原因、不可抗力等導(dǎo)致承包商費(fèi)用增加，提出的費(fèi)用補(bǔ)償要求。工期索賠：因非承包商原因造成工期延誤，要求延長(zhǎng)工期的簽證。三、簽證的流程與要求（一）簽證的發(fā)起1.提出方：項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，涉及合同外簽證事項(xiàng)的部門或人員（如項(xiàng)目部、采購(gòu)部門、施工班組等）為簽證發(fā)起方。2.發(fā)起時(shí)間：簽證事項(xiàng)發(fā)生后，發(fā)起方應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)填寫《合同外簽證申請(qǐng)表》（以下簡(jiǎn)稱《申請(qǐng)表》），詳細(xì)說(shuō)明簽證事項(xiàng)的原因、內(nèi)容、涉及金額、影響工期等情況，并附上相關(guān)證明材料（如現(xiàn)場(chǎng)照片、會(huì)議紀(jì)要、技術(shù)文件等）。3.審批權(quán)限：《申請(qǐng)表》應(yīng)按照公司內(nèi)部審批流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)，根據(jù)簽證金額大小和性質(zhì)不同，確定相應(yīng)的審批層級(jí)。金額較?。ň唧w金額標(biāo)準(zhǔn)由公司根據(jù)實(shí)際情況確定）的簽證，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批。金額較大的簽證，需經(jīng)項(xiàng)目部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)等逐級(jí)審批，重大簽證事項(xiàng)還需報(bào)公司總經(jīng)理審批。（二）簽證的審核1.審核部門：收到《申請(qǐng)表》后，項(xiàng)目管理部門負(fù)責(zé)對(duì)簽證事項(xiàng)的合理性、必要性進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查是否符合項(xiàng)目實(shí)際需求、是否對(duì)項(xiàng)目整體進(jìn)度和質(zhì)量產(chǎn)生影響等。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)簽證涉及的費(fèi)用進(jìn)行審核，核實(shí)費(fèi)用的計(jì)算依據(jù)、金額合理性等。其他相關(guān)部門根據(jù)職責(zé)分工進(jìn)行協(xié)同審核。2.審核時(shí)間：審核部門應(yīng)在收到《申請(qǐng)表》后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核工作，并簽署審核意見。如審核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與發(fā)起方溝通，要求補(bǔ)充或修正相關(guān)材料。（三）簽證的協(xié)商與確認(rèn)1.協(xié)商主體：審核通過(guò)后，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或指定代表與對(duì)方（如業(yè)主、供應(yīng)商等）就簽證事項(xiàng)進(jìn)行協(xié)商。協(xié)商過(guò)程中應(yīng)充分溝通，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保簽證內(nèi)容達(dá)成一致。2.確認(rèn)方式：雙方協(xié)商一致后，應(yīng)在《申請(qǐng)表》上簽字蓋章確認(rèn)。如對(duì)方對(duì)簽證內(nèi)容有異議，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行溝通協(xié)商，直至達(dá)成共識(shí)。對(duì)于重大簽證事項(xiàng)，必要時(shí)可簽訂補(bǔ)充協(xié)議。（四）簽證的實(shí)施與跟蹤1.實(shí)施部門：簽證事項(xiàng)經(jīng)雙方確認(rèn)后，由相關(guān)責(zé)任部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施。實(shí)施過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格按照簽證內(nèi)容執(zhí)行，確保工作質(zhì)量和進(jìn)度。2.跟蹤監(jiān)督：項(xiàng)目管理部門應(yīng)定期對(duì)簽證事項(xiàng)的實(shí)施情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。如因特殊情況需要調(diào)整簽證內(nèi)容，必須按照原簽證流程重新辦理審批手續(xù)。（五）簽證的結(jié)算與支付1.結(jié)算依據(jù)：簽證事項(xiàng)完成后，項(xiàng)目管理部門應(yīng)及時(shí)整理相關(guān)資料，提交給財(cái)務(wù)部門作為結(jié)算依據(jù)。財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同約定和簽證內(nèi)容進(jìn)行結(jié)算審核，確保結(jié)算金額準(zhǔn)確無(wú)誤。2.支付流程：結(jié)算審核通過(guò)后，按照公司財(cái)務(wù)支付流程辦理支付手續(xù)。支付款項(xiàng)應(yīng)專款專用，不得挪作他用。四、簽證文件的管理（一）文件歸檔1.所有合同外簽證文件（包括《申請(qǐng)表》、相關(guān)證明材料、協(xié)商記錄、補(bǔ)充協(xié)議等）應(yīng)按照項(xiàng)目檔案管理要求進(jìn)行歸檔，確保文件的完整性和可追溯性。2.歸檔文件應(yīng)分類整理，建立電子和紙質(zhì)檔案，注明簽證編號(hào)、項(xiàng)目名稱、簽證日期、涉及金額等關(guān)鍵信息，便于查詢和檢索。（二）文件保管期限合同外簽證文件的保管期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般為項(xiàng)目竣工后[X]年。重要項(xiàng)目或特殊簽證文件的保管期限可適當(dāng)延長(zhǎng)。（三）文件查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱簽證文件時(shí)，應(yīng)填寫《文件查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱過(guò)程中不得擅自涂改、復(fù)印、抽取文件。2.因特殊情況需要借閱簽證文件的，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，借閱人應(yīng)妥善保管文件，按時(shí)歸還。五、簽證的風(fēng)險(xiǎn)防控（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.法律風(fēng)險(xiǎn)：簽證事項(xiàng)不符合法律法規(guī)要求，可能導(dǎo)致合同無(wú)效或引發(fā)法律糾紛。2.經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)：簽證內(nèi)容不合理、費(fèi)用計(jì)算不準(zhǔn)確，可能導(dǎo)致公司成本增加，利益受損。3.管理風(fēng)險(xiǎn)：簽證流程不規(guī)范、審批把關(guān)不嚴(yán)，可能導(dǎo)致簽證事項(xiàng)失控，影響項(xiàng)目順利進(jìn)行。（二）風(fēng)險(xiǎn)防控措施1.法律合規(guī)審查：在簽證辦理過(guò)程中，加強(qiáng)對(duì)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和研究，確保簽證事項(xiàng)符合法律要求。對(duì)于重大簽證事項(xiàng)，可咨詢公司法律顧問(wèn)或?qū)I(yè)律師的意見。2.加強(qiáng)審核監(jiān)督：嚴(yán)格執(zhí)行簽證審核流程，各審核部門應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，對(duì)簽證內(nèi)容進(jìn)行全面、細(xì)致的審核。加強(qiáng)對(duì)簽證實(shí)施過(guò)程的跟蹤監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正問(wèn)題。3.提高人員素質(zhì)：加強(qiáng)對(duì)涉及簽證工作的人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。使其熟悉簽證流程、法律法規(guī)和相關(guān)政策，確保簽證工作的質(zhì)量和效率。4.建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制：定期對(duì)簽證工作進(jìn)行總結(jié)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn)。建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)體系，對(duì)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行提前預(yù)警，采取相應(yīng)的防控措施。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.簽證發(fā)起方故意虛報(bào)、瞞報(bào)簽證事項(xiàng)，提供虛假證明材料。2.審核部門未認(rèn)真履行審核職責(zé)，對(duì)明顯不合理的簽證予以通過(guò)。3.相關(guān)人員在簽證協(xié)商、實(shí)施、結(jié)算等過(guò)程中，違反公司規(guī)定或職業(yè)道德，謀取私利。4.未按照本辦法規(guī)定的流程辦理簽證手續(xù)，擅自進(jìn)行簽證事項(xiàng)。（二）處理措施1.對(duì)于違規(guī)行為，一經(jīng)查實(shí)，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、降職、辭退等。2.因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，違規(guī)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任