新吳區(qū)檔案管理辦法總則目的與依據(jù)為了加強新吳區(qū)檔案管理，有效地保護和利用檔案，為新吳區(qū)各項工作提供有力支持，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》以及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合新吳區(qū)實際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于新吳區(qū)行政區(qū)域內(nèi)各級黨政機關(guān)、人民團體、企事業(yè)單位以及其他社會組織的檔案管理活動。基本原則檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，維護檔案完整與安全，便于社會各方面利用的原則。檔案機構(gòu)與人員檔案管理機構(gòu)1.新吳區(qū)設(shè)立檔案局，主管全區(qū)檔案事業(yè)，對全區(qū)檔案工作實行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督和指導(dǎo)。2.各機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他社會組織應(yīng)設(shè)立檔案工作機構(gòu)或配備專（兼）職檔案工作人員，負責(zé)本單位的檔案管理工作。檔案工作人員職責(zé)1.檔案工作人員應(yīng)具備檔案專業(yè)知識和技能，熟悉本單位業(yè)務(wù)工作，遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負責(zé)收集、整理、保管、統(tǒng)計本單位的檔案資料，確保檔案的完整與安全。3.積極開展檔案利用工作，為單位各項工作提供及時、有效的檔案信息服務(wù)。4.參與檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理現(xiàn)代化。檔案的收集與整理歸檔范圍1.反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的，對本單位工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料。2.機關(guān)工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料。3.本單位需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、同級機關(guān)的文件材料，下級機關(guān)報送的重要文件材料。4.其他對本單位具有保存價值的文件材料，包括會議文件、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表、合同協(xié)議、科研成果、聲像資料等。收集要求1.各部門應(yīng)按照歸檔范圍，及時收集、整理本部門形成的文件材料，定期向本單位檔案機構(gòu)移交。2.對歸檔的文件材料應(yīng)進行認真核對，確保文件材料齊全、完整、真實、準(zhǔn)確，符合歸檔要求。3.對重要會議、重大活動等形成的文件材料，應(yīng)指定專人負責(zé)收集，及時歸檔。整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.歸檔文件應(yīng)按照年度、機構(gòu)（問題）、保管期限進行分類整理，編制歸檔文件目錄。3.紙質(zhì)檔案應(yīng)進行裝訂、編頁、裝盒，電子檔案應(yīng)進行分類存儲，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫和目錄索引。檔案的保管保管場所1.各單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。檔案裝具1.檔案裝具應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)，選用堅固耐用、便于使用的檔案柜、檔案架、檔案盒等。2.檔案裝具應(yīng)按照檔案分類編號順序排列，便于查找和管理。檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。2.各單位應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本單位實際情況，確定檔案的保管期限。檔案清點與檢查1.檔案機構(gòu)應(yīng)定期對檔案進行清點和檢查，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，對電子檔案應(yīng)定期進行備份，確保檔案信息安全。檔案的利用利用范圍1.本單位工作人員因工作需要，可以查閱、借閱本單位的檔案。2.外單位因工作需要查閱本單位檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.公民、法人和其他組織因特殊需要查閱涉及本人或本組織權(quán)益的檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。利用手續(xù)1.查閱、借閱檔案應(yīng)填寫查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)本單位檔案機構(gòu)負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱、借閱。2.查閱檔案應(yīng)在檔案機構(gòu)指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出檔案機構(gòu)。如需借閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.查閱、借閱檔案應(yīng)愛護檔案，不得涂改、污損、抽取、撤換檔案材料。利用服務(wù)1.檔案機構(gòu)應(yīng)積極開展檔案利用服務(wù)工作，為利用者提供必要的幫助和指導(dǎo)。2.根據(jù)利用者的需求，檔案機構(gòu)可以提供檔案復(fù)印件、摘錄等服務(wù)。檔案的鑒定與銷毀鑒定組織1.新吳區(qū)檔案局應(yīng)定期組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，負責(zé)檔案鑒定工作的組織實施。2.各單位應(yīng)成立檔案鑒定工作小組，負責(zé)本單位檔案鑒定工作的組織實施。鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本單位實際情況，按照檔案的保管期限、價值大小等進行鑒定。2.對失去保存價值的檔案，應(yīng)及時予以銷毀。銷毀程序1.檔案鑒定工作小組應(yīng)提出檔案銷毀意見，編制檔案銷毀清冊，經(jīng)本單位負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)在檔案機構(gòu)指定的場所進行，由檔案機構(gòu)工作人員和監(jiān)銷人員共同監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。檔案信息化建設(shè)建設(shè)目標(biāo)1.新吳區(qū)檔案局應(yīng)積極推進檔案信息化建設(shè)，建立覆蓋全區(qū)的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息資源的共享和利用。2.各單位應(yīng)加強檔案信息化建設(shè)，逐步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化。數(shù)據(jù)采集與錄入1.各單位應(yīng)按照檔案信息化建設(shè)的要求，對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，將檔案信息錄入檔案信息管理系統(tǒng)。2.檔案數(shù)字化處理應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。系統(tǒng)管理與維護1.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等功能，實現(xiàn)檔案管理的全過程信息化。2.檔案機構(gòu)應(yīng)加強對檔案信息管理系統(tǒng)的管理和維護，確保系統(tǒng)安全、穩(wěn)定運行。信息安全與保密1.檔案信息化建設(shè)應(yīng)加強信息安全和保密工作，采取必要的安全防護措施，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。2.檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守信息安全和保密制度，不得擅自將檔案信息提供給無關(guān)人員。監(jiān)督與檢查監(jiān)督檢查主體1.新吳區(qū)檔案局負責(zé)對全區(qū)檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。2.各單位應(yīng)加強對本單位檔案管理工作的監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序。監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理規(guī)章制度的執(zhí)行情況。2.檔案機構(gòu)和人員的配備情況。3.檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等工作情況。4.檔案信息化建設(shè)情況。檢查結(jié)果處理1