機(jī)關(guān)檔案館管理辦法總則目的與依據(jù)為加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案館管理，有效收集、整理、保管和利用檔案資源，保障檔案的完整與安全，服務(wù)機(jī)關(guān)工作和社會(huì)發(fā)展，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本機(jī)關(guān)檔案館的各項(xiàng)管理活動(dòng)，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等環(huán)節(jié)。基本原則機(jī)關(guān)檔案館管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，維護(hù)檔案的真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性和安全性，便于社會(huì)各方面有效利用的原則。檔案管理機(jī)構(gòu)與人員管理機(jī)構(gòu)設(shè)置設(shè)立機(jī)關(guān)檔案館，作為本機(jī)關(guān)檔案管理的專門機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案管理工作。檔案館應(yīng)配備相應(yīng)的職能科室，明確各科室職責(zé)分工，確保檔案管理工作有序開展。人員配備與職責(zé)配備政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、責(zé)任心重的檔案管理人員。檔案管理人員應(yīng)熟悉檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握檔案管理技能，具備計(jì)算機(jī)操作能力和保密意識(shí)。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、編目、上架等日常管理工作；2.開展檔案鑒定、銷毀工作，確保檔案質(zhì)量；3.提供檔案查閱、借閱等利用服務(wù)；4.對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新；5.參與檔案信息化建設(shè)，推動(dòng)檔案數(shù)字化進(jìn)程；6.開展檔案安全檢查，保障檔案實(shí)體與信息安全。檔案收集收集范圍機(jī)關(guān)檔案館應(yīng)收集反映本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)、歷史沿革、重要會(huì)議、重大事件等具有保存價(jià)值的各種門類和載體的檔案，包括文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、電子檔案等。收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將應(yīng)歸檔的文件材料及時(shí)移交檔案館；2.收集的檔案應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確，符合檔案整理規(guī)范；3.對(duì)重要檔案和特殊載體檔案，應(yīng)采取特殊收集措施，確保檔案的完整性。收集程序1.各部門在文件材料形成或辦理完畢后，由兼職檔案員進(jìn)行初步整理，填寫移交清單；2.定期向機(jī)關(guān)檔案館移交檔案，檔案館接收人員對(duì)移交檔案進(jìn)行核對(duì)、清點(diǎn)，辦理交接手續(xù)。檔案整理整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案按照年度機(jī)構(gòu)保管期限分類；2.科技檔案按照項(xiàng)目、專業(yè)分類；3.會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)年度、類別分類；4.聲像檔案按照載體形式、時(shí)間分類；5.電子檔案按照全宗、類別、年度分類。整理方法1.文書檔案整理：對(duì)收集的文件材料進(jìn)行裝訂、編頁、分類、編號(hào)、編目等工作，編制檔號(hào)和目錄；2.科技檔案整理：按照項(xiàng)目進(jìn)行組卷，編制卷內(nèi)目錄、備考表等；3.會(huì)計(jì)檔案整理：按照會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等類別進(jìn)行整理，編制會(huì)計(jì)檔案清冊(cè)；4.聲像檔案整理：對(duì)照片、錄音、錄像等進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物等信息；5.電子檔案整理：按照分類方案進(jìn)行邏輯分類，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的可讀性和可用性。檔案保管保管場(chǎng)所建設(shè)1.機(jī)關(guān)檔案館應(yīng)具備專門的檔案庫房，庫房應(yīng)符合防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等要求；2.庫房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品投放設(shè)施等必要的保管設(shè)備。檔案上架排列1.按照分類方案和檔號(hào)順序，將檔案上架排列，便于查找和管理；2.同一全宗的檔案應(yīng)集中存放，不同保管期限的檔案應(yīng)分開排列。檔案保管期限劃分根據(jù)檔案的重要程度和歷史價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（10年）。檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫房、設(shè)備設(shè)施的日常檢查和維護(hù)；2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案出入庫登記制度，確保檔案實(shí)體安全；3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)等措施，防止檔案信息泄露。檔案鑒定鑒定組織與標(biāo)準(zhǔn)1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門人員等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作；2.依據(jù)檔案保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)和檔案鑒定相關(guān)規(guī)定，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對(duì)到期檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見；2.對(duì)擬銷毀的檔案編制銷毀清冊(cè)，報(bào)經(jīng)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；3.按照規(guī)定的程序和方法進(jìn)行檔案銷毀。檔案銷毀銷毀審批經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組編制銷毀清冊(cè)，報(bào)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人審批。銷毀方式與監(jiān)督1.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式，如焚燒、粉碎等；2.銷毀過程應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀，防止檔案流失。銷毀記錄對(duì)檔案銷毀情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量、批準(zhǔn)人等信息，記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存。檔案利用利用范圍與方式1.機(jī)關(guān)內(nèi)部人員因工作需要，可查閱、借閱本機(jī)關(guān)檔案；2.外單位因工作需要查閱本機(jī)關(guān)檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)；3.提供檔案利用的方式包括現(xiàn)場(chǎng)查閱、復(fù)制、摘錄等。利用手續(xù)辦理1.機(jī)關(guān)內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫查閱、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案館辦理手續(xù)；2.外單位查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。利用服務(wù)要求1.檔案館工作人員應(yīng)熱情接待利用者，及時(shí)提供所需檔案；2.嚴(yán)格遵守檔案利用制度，確保檔案安全，防止檔案丟失、損壞和泄密；3.對(duì)利用過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)向利用者說明情況，并采取相應(yīng)措施。檔案信息化建設(shè)建設(shè)目標(biāo)與規(guī)劃1.制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)和步驟；2.逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。數(shù)字化加工1.對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整；2.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行分類、著錄、掛接，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用1.選用符合檔案管理要求的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)流程的信息化；2.利用檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等各項(xiàng)工作，提高檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化水平。數(shù)據(jù)安全與備份1.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制、防火墻等安全措施；2.定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全可靠。監(jiān)督與檢查監(jiān)督檢查機(jī)制建立檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)機(jī)關(guān)各部門檔案管理工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)。檢查內(nèi)容與方式1.檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用等工作的開展情況，檔案管理制度的執(zhí)行情況等；2.檢查方