合同管理辦法三頁版一、總則（一）目的為加強公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險，維護公司合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國民法典》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、子公司在經(jīng)營活動中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、終止等行為必須符合國家法律法規(guī)的規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得損害國家利益、社會公共利益和對方的合法權(quán)益。4.誠實守信原則：合同雙方應(yīng)誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)。（四）職責(zé)分工1.公司合同管理部門負責(zé)制定、修訂合同管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督各部門合同管理工作，審查重大合同，參與合同糾紛的處理。2.各業(yè)務(wù)部門負責(zé)本部門合同的起草、談判、簽訂、履行、變更、終止等工作，并及時將合同相關(guān)信息報送合同管理部門。3.財務(wù)部門負責(zé)審核合同中的財務(wù)條款，監(jiān)督合同款項的收付，協(xié)助處理合同糾紛。4.法務(wù)部門負責(zé)審查合同的合法性，提供法律咨詢和建議，參與合同糾紛的訴訟、仲裁等法律事務(wù)。二、合同的簽訂（一）合同的起草1.合同一般由業(yè)務(wù)部門負責(zé)起草。起草合同應(yīng)遵循本辦法的基本原則，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，條款應(yīng)具體、準(zhǔn)確、完整，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。2.合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，引用法律條文應(yīng)準(zhǔn)確無誤。對于格式合同，應(yīng)仔細審查格式條款，確保不存在免除己方責(zé)任、加重對方責(zé)任、排除對方主要權(quán)利等無效條款。（二）合同的審核1.業(yè)務(wù)部門起草的合同應(yīng)提交本部門負責(zé)人審核。部門負責(zé)人應(yīng)重點審核合同的內(nèi)容是否符合本部門業(yè)務(wù)要求，條款是否合理，權(quán)利義務(wù)是否對等，違約責(zé)任是否明確等。2.合同管理部門對合同進行形式審查和合法性審查。形式審查主要包括合同文本格式是否規(guī)范、條款是否齊全、簽字蓋章是否完整等；合法性審查主要包括合同是否符合法律法規(guī)的規(guī)定，是否存在法律風(fēng)險等。3.財務(wù)部門對合同中的財務(wù)條款進行審核，重點審核付款方式、付款期限、發(fā)票開具等條款是否符合公司財務(wù)管理制度和稅務(wù)規(guī)定。4.法務(wù)部門對合同進行法律審查，重點審查合同的合法性、有效性、完整性，以及是否存在法律風(fēng)險等。對于重大合同或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，法務(wù)部門應(yīng)出具法律意見書。（三）合同的審批1.合同經(jīng)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人、合同管理部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門審核通過后，提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)合同的性質(zhì)、金額、風(fēng)險等因素進行審批，并簽署審批意見。2.對于重大合同（具體標(biāo)準(zhǔn)由公司另行規(guī)定），需提交公司總經(jīng)理辦公會或董事會審議通過后，方可簽訂。（四）合同的簽訂1.合同經(jīng)審批通過后，由業(yè)務(wù)部門與對方當(dāng)事人簽訂。簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，如因特殊情況需要使用自制合同文本的，應(yīng)經(jīng)合同管理部門審核同意。2.合同雙方應(yīng)在合同上簽字（或蓋章），簽字（或蓋章）應(yīng)清晰、完整。合同一式多份，雙方各執(zhí)一份，公司相關(guān)部門根據(jù)需要留存。三、合同的履行（一）合同的執(zhí)行1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定及時組織實施，確保合同的順利履行。在履行過程中，如發(fā)現(xiàn)問題或需要變更合同條款的，應(yīng)及時與對方協(xié)商解決，并按照本辦法的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同履行臺賬，詳細記錄合同的簽訂時間、履行期限、履行情況、付款情況等信息，并定期與對方核對賬目，確保雙方賬目一致。（二）合同的付款1.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定的付款方式和付款期限，及時辦理付款手續(xù)。付款前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提交付款申請，并附合同副本、發(fā)票、驗收報告等相關(guān)資料。財務(wù)部門應(yīng)審核付款申請及相關(guān)資料是否齊全、合規(guī)，審核通過后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.對于預(yù)付款項，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同簽訂后按照合同約定及時申請支付，并跟蹤預(yù)付款項的使用情況，確保預(yù)付款項用于合同約定的用途。對于貨到付款或驗收合格后付款的合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在收到貨物或驗收合格后及時申請支付。（三）合同的驗收1.對于需要驗收的合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同約定的驗收期限內(nèi)組織驗收。驗收應(yīng)按照合同約定的標(biāo)準(zhǔn)和方法進行，驗收合格后應(yīng)出具驗收報告。2.驗收報告應(yīng)包括驗收項目、驗收標(biāo)準(zhǔn)、驗收結(jié)果、驗收人員等內(nèi)容，并由驗收人員簽字確認。如驗收不合格，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與對方協(xié)商解決，要求對方采取整改措施或承擔(dān)違約責(zé)任。四、合同的變更與解除（一）合同的變更1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。2.合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、變更的原因、變更后的權(quán)利義務(wù)等條款，并按照本辦法的規(guī)定進行審核、審批。（二）合同的解除1.合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除情形，合同雙方可以解除合同。解除合同應(yīng)簽訂書面解除協(xié)議，并按照本辦法的規(guī)定進行審核、審批。2.解除協(xié)議應(yīng)明確解除的原因、解除的時間、雙方的權(quán)利義務(wù)等條款，并對合同的結(jié)算、清理等事項作出約定。五、合同的終止（一）合同終止的情形1.合同履行完畢，雙方的權(quán)利義務(wù)已經(jīng)全部實現(xiàn)，合同終止。2.合同解除，雙方的權(quán)利義務(wù)已經(jīng)消滅，合同終止。3.合同因不可抗力、法律法規(guī)規(guī)定或雙方約定的其他情形而終止。（二）合同終止后的處理1.合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時清理合同履行情況，辦理相關(guān)手續(xù)，如結(jié)算賬目、收回或返還財產(chǎn)等。2.合同管理部門應(yīng)將合同終止的相關(guān)信息及時歸檔，保存合同文本、變更協(xié)議、解除協(xié)議、驗收報告、付款憑證等資料，以備查閱。六、合同的糾紛處理（一）糾紛的預(yù)防1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)加強合同管理，提高合同風(fēng)險意識，在簽訂合同前充分了解對方的主體資格、信用狀況、經(jīng)營能力等情況，避免與信譽不佳或經(jīng)營狀況不良的企業(yè)簽訂合同。2.在合同履行過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，及時與對方溝通協(xié)調(diào)，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，避免糾紛的發(fā)生。（二）糾紛的處理1.合同發(fā)生糾紛時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)，分析糾紛的原因，提出解決方案，并及時向合同管理部門、法務(wù)部門報告。2.合同管理部門應(yīng)會同法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門對糾紛進行研究分析，制定應(yīng)對策略。對于一般性糾紛，可通過協(xié)商、調(diào)解等方式解決；對于重大糾紛，應(yīng)及時啟動法律程序，通過訴訟、仲裁等方式解決。3.在糾紛處理過程中，公司應(yīng)積極維護自身合法權(quán)益，按照法律法規(guī)的規(guī)定和合同約定承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、合同的檔案管理（一）檔案的收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同文本、相關(guān)附件、審批文件、變更協(xié)議、解除協(xié)議、驗收報告、付款憑證等資料整理齊全，并移交合同管理部門。2.合同管理部門應(yīng)指定專人負責(zé)合同檔案的收集、整理、歸檔工作，確保合同檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）檔案的整理1.合同管理部門應(yīng)對收集到的合同檔案資料進行分類整理，按照合同的類別、簽訂時間、編號等順序進行排列，編制目錄，便于查閱。2.對于電子合同檔案，應(yīng)進行備份存儲，并建立電子檔案索引，確保電子檔案的安全、完整和可檢索。（三）檔案的歸檔1.合同管理部門應(yīng)將整理好的合同檔案資料及時歸檔，存入公司專門的合同檔案庫。合同檔案庫應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保合同檔案資料的安全保管。2.合同檔案應(yīng)按照保管期限進行分類存放，保管期限分為短期、中期和長期。短期保管期限為15年，中期保管期限為510年，長期保管期限為10年以上。具體保管期限根據(jù)合同的性質(zhì)、重要程度等因素確定。（四）檔案的查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱的原因、合同名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，報合同管理部門審批。2.合同管理部門應(yīng)根據(jù)審批意見，安排專人負責(zé)提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。