印章及合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司印章及合同管理，規(guī)范印章使用和合同簽訂流程，防范風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)的印章及合同管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：印章及合同管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：實(shí)行分級(jí)管理，明確各級(jí)人員職責(zé)。3.風(fēng)險(xiǎn)防范原則：有效識(shí)別、評(píng)估和控制印章及合同使用過程中的風(fēng)險(xiǎn)。4.規(guī)范高效原則：確保印章使用和合同簽訂流程規(guī)范、高效。二、印章管理（一）印章種類1.公司公章：代表公司對(duì)外行使權(quán)力的印章。2.法定代表人章：用于特定事項(xiàng)，由法定代表人使用。3.合同專用章：專門用于簽訂合同的印章。4.財(cái)務(wù)專用章：用于財(cái)務(wù)結(jié)算等相關(guān)事項(xiàng)。5.部門章：各部門使用的印章，用于內(nèi)部管理等特定用途。（二）印章的刻制1.需刻制印章時(shí)，由使用部門提出申請(qǐng)，填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、規(guī)格等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，由綜合管理部門統(tǒng)一辦理印章刻制手續(xù)，選擇具有資質(zhì)的印章制作單位進(jìn)行刻制。4.新刻制的印章需進(jìn)行備案，備案信息包括印章樣式、啟用時(shí)間等。（三）印章的保管1.公司公章、法定代表人章由綜合管理部門指定專人保管；合同專用章由合同管理部門指定專人保管；財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部門指定專人保管；部門章由各部門指定專人保管。2.印章保管人員應(yīng)建立印章使用登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄印章使用日期、事由、批準(zhǔn)人、使用人等信息。3.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章安全，防止印章被盜用、丟失或損壞。如發(fā)生印章被盜用、丟失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告，并采取相應(yīng)措施。（四）印章的使用1.使用印章時(shí)，應(yīng)填寫《印章使用申請(qǐng)表》，注明使用事由、文件名稱、文號(hào)等信息。2.《印章使用申請(qǐng)表》經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。涉及重大事項(xiàng)的，需報(bào)法定代表人審批。3.印章保管人員應(yīng)嚴(yán)格按照審批后的申請(qǐng)表用印，核對(duì)用印文件內(nèi)容與申請(qǐng)表一致，在規(guī)定位置加蓋印章，并留存申請(qǐng)表原件。4.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。如因特殊情況確需加蓋空白印章的，需經(jīng)法定代表人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格登記使用情況。（五）印章的停用與銷毀1.因公司機(jī)構(gòu)變更、印章?lián)p壞等原因需要停用印章時(shí)，由印章保管部門填寫《印章停用申請(qǐng)表》，報(bào)綜合管理部門審核后，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.停用的印章應(yīng)及時(shí)交回綜合管理部門，由綜合管理部門統(tǒng)一封存。3.對(duì)于需要銷毀的印章，由綜合管理部門會(huì)同相關(guān)部門進(jìn)行鑒定，填寫《印章銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，指定專人負(fù)責(zé)銷毀，并做好銷毀記錄。三、合同管理（一）合同的分類1.按照業(yè)務(wù)類型，合同可分為采購(gòu)合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)合同等。2.按照合同金額大小，合同可分為重大合同和一般合同。重大合同的標(biāo)準(zhǔn)由公司另行規(guī)定。（二）合同的簽訂流程1.合同承辦部門負(fù)責(zé)合同的起草、談判、簽訂等工作。在簽訂合同前，應(yīng)進(jìn)行充分的市場(chǎng)調(diào)研和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。2.合同承辦部門起草合同文本后，應(yīng)提交法律合規(guī)部門進(jìn)行合法性審查。法律合規(guī)部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)出具審查意見。3.合同承辦部門根據(jù)法律合規(guī)部門的審查意見對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。涉及重大合同的，需報(bào)法定代表人審批。4.合同審批通過后，由合同承辦部門與對(duì)方當(dāng)事人簽訂合同。簽訂合同時(shí)，應(yīng)確保合同條款明確、具體，權(quán)利義務(wù)對(duì)等，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義條款。5.合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)將合同副本交法律合規(guī)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門備案。（三）合同的履行與變更1.合同承辦部門負(fù)責(zé)合同的履行跟蹤，及時(shí)掌握合同履行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同的，合同承辦部門應(yīng)提出變更申請(qǐng)，填寫《合同變更申請(qǐng)表》，說明變更原因、變更內(nèi)容等信息。3.《合同變更申請(qǐng)表》經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。涉及重大合同變更的，需報(bào)法定代表人審批。4.合同變更申請(qǐng)審批通過后，由合同承辦部門與對(duì)方當(dāng)事人簽訂合同變更協(xié)議，并及時(shí)將變更協(xié)議副本交法律合規(guī)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門備案。（四）合同的終止與解除1.合同履行完畢或出現(xiàn)法定終止、解除情形時(shí)，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)辦理合同終止或解除手續(xù)。2.合同終止或解除后，合同承辦部門應(yīng)清理合同檔案，將合同原件、相關(guān)文件等整理歸檔。（五）合同糾紛的處理1.如發(fā)生合同糾紛，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)報(bào)告，并積極采取措施解決糾紛。2.法律合規(guī)部門應(yīng)參與合同糾紛的處理，提供法律支持和建議。3.對(duì)于重大合同糾紛，應(yīng)成立專門的糾紛處理小組，制定糾紛處理方案，依法維護(hù)公司合法權(quán)益。四、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司綜合管理部門負(fù)責(zé)對(duì)印章及合同管理情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。法律合規(guī)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同簽訂的合法性進(jìn)行監(jiān)督檢查。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.印章管理制度的執(zhí)行情況，包括印章的保管、使用、停用與銷毀等。2.合同管理制度的執(zhí)行情況，包括合同的簽訂、履行、變更、終止與解除等。3.印章及合同使用登記臺(tái)賬的記錄情況。4.合同檔案的管理情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：綜合管理部門、法律合規(guī)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門定期對(duì)印章及合同管理情況進(jìn)行檢查。2.不定期抽查：對(duì)重點(diǎn)部門、重點(diǎn)項(xiàng)目的印章及合同管理情況進(jìn)行不定期抽查。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)印章及合同管理中存在的突出問題或風(fēng)險(xiǎn)，開展專項(xiàng)檢查。（四）問題整改1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檢查部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)《整改通知書》，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)針對(duì)問題制定整改措施，明確整改責(zé)任人，按時(shí)完成整改任務(wù)，并將整改情況書面報(bào)告檢查部門。3.檢查部門應(yīng)對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保問題得到徹底整改。五、責(zé)任追究（一）責(zé)任追究情形1.違反印章及合同管理規(guī)定，擅自使用印章或簽訂合同，給公司造成損失的。2.在印章保管、使用過程中，因保管不善導(dǎo)致印章被盜用、丟失或損壞，給公司造成損失的。3.在合同簽訂、履行過程中，因故意或重大過失導(dǎo)致合同無效、被撤銷或無法履行，給公司造成損失的。4.未按照合同管理流程進(jìn)行操作，擅自變更合同條款，給公司造成損失的。5.對(duì)合同糾紛處理不力，導(dǎo)致公司權(quán)益受損的。（二）責(zé)任追究方式1.責(zé)令改正：要求責(zé)任人立即停止違規(guī)行為，采取措施消除影響。2.警告：對(duì)責(zé)任人進(jìn)行警告，提醒其注意遵守規(guī)定。3.罰款：根據(jù)情節(jié)輕重，對(duì)責(zé)任人處以一定金額的罰款。4.賠償損失：要求責(zé)任人賠償因違規(guī)行為給公司造成的經(jīng)濟(jì)損失。5.解除勞動(dòng)合同：對(duì)于情節(jié)嚴(yán)重、給公司造成重大損失的責(zé)任人，解除其勞動(dòng)合同。（三）責(zé)任追究程序1.發(fā)現(xiàn)責(zé)任追究情形后，由相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，收集證據(jù)。2.調(diào)查結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)撰寫調(diào)查報(bào)告，提出責(zé)任追究建議。3.責(zé)任追究建議經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由人力資源部門或相關(guān)部