新會(huì)計(jì)管理辦法檔案總則制定目的本辦法旨在規(guī)范公司會(huì)計(jì)檔案管理工作，保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、有效和安全，為公司的財(cái)務(wù)管理和決策提供可靠依據(jù)，同時(shí)符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案管理工作，涵蓋會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等各類(lèi)會(huì)計(jì)資料?；驹瓌t1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：保證會(huì)計(jì)檔案所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.安全保密原則：采取有效措施確保會(huì)計(jì)檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄露，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案嚴(yán)格保密。4.便于利用原則：科學(xué)分類(lèi)、整理會(huì)計(jì)檔案，便于查詢(xún)、檢索和使用，提高檔案利用效率。會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容與分類(lèi)會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證：包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷(xiāo)單、借款單、銀行回單等，是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的原始證明。2.記賬憑證：根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證編制，記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)分錄和摘要。會(huì)計(jì)賬簿1.總賬：全面記錄公司所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的總分類(lèi)賬，反映資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、收入、費(fèi)用等的總體情況。2.明細(xì)賬：按照明細(xì)科目設(shè)置，詳細(xì)記錄各類(lèi)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生情況，如應(yīng)收賬款明細(xì)賬、應(yīng)付賬款明細(xì)賬等。3.日記賬：包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，逐日逐筆記錄現(xiàn)金和銀行存款的收支情況。4.其他輔助賬簿：如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺(tái)賬等，用于補(bǔ)充記錄特定資產(chǎn)或業(yè)務(wù)的詳細(xì)信息。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告1.月度財(cái)務(wù)報(bào)表：包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等，反映公司月度財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果。2.季度財(cái)務(wù)報(bào)表：在月度報(bào)表基礎(chǔ)上編制，提供更全面的季度財(cái)務(wù)信息。3.年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動(dòng)表及附注等，是對(duì)公司全年財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果的綜合反映。其他會(huì)計(jì)資料1.銀行對(duì)賬單：反映公司銀行賬戶(hù)與銀行之間資金往來(lái)的對(duì)賬單據(jù)。2.銀行存款余額調(diào)節(jié)表：用于核對(duì)公司銀行存款日記賬與銀行對(duì)賬單余額差異的調(diào)節(jié)表。3.納稅申報(bào)表：記錄公司各項(xiàng)稅費(fèi)申報(bào)繳納情況的報(bào)表。4.財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告：由注冊(cè)會(huì)計(jì)師出具的對(duì)公司財(cái)務(wù)報(bào)表真實(shí)性、合法性和公允性的審計(jì)意見(jiàn)報(bào)告。5.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)：記錄會(huì)計(jì)檔案在不同保管期限和保管地點(diǎn)之間移交情況的清冊(cè)。6.會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)：詳細(xì)記錄會(huì)計(jì)檔案的種類(lèi)、數(shù)量、保管期限、存放地點(diǎn)等信息的清冊(cè)。7.會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)：記錄會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀情況的清冊(cè)，包括銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀原因等。會(huì)計(jì)檔案的整理與歸檔整理要求1.分類(lèi)清晰：按照會(huì)計(jì)檔案的類(lèi)別，如憑證、賬簿、報(bào)表等進(jìn)行分類(lèi)整理。2.順序排列：會(huì)計(jì)憑證按照編號(hào)順序排列，會(huì)計(jì)賬簿按照頁(yè)碼順序排列，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告按照時(shí)間順序排列。3.裝訂規(guī)范：會(huì)計(jì)憑證應(yīng)使用統(tǒng)一的憑證封面和封底，整齊裝訂，裝訂線(xiàn)處加蓋騎縫章；會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)加裝封面和扉頁(yè)，裝訂牢固；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)折疊整齊，加裝封面裝訂成冊(cè)。4.標(biāo)識(shí)明確：在每?jī)?cè)會(huì)計(jì)檔案上應(yīng)標(biāo)明檔案名稱(chēng)、年度、月份、起止日期、保管期限等信息。歸檔流程1.收集：會(huì)計(jì)人員在完成經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的核算后，及時(shí)收集各類(lèi)會(huì)計(jì)資料，確保資料齊全、完整。2.初步整理：對(duì)收集到的會(huì)計(jì)資料進(jìn)行初步分類(lèi)、排序和裝訂，使其符合整理要求。3.移交檔案部門(mén)：會(huì)計(jì)人員定期將整理好的會(huì)計(jì)檔案移交至公司檔案管理部門(mén)，辦理移交手續(xù)，填寫(xiě)會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)。4.檔案部門(mén)審核歸檔：檔案管理部門(mén)對(duì)移交的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后按照規(guī)定的保管期限和存放地點(diǎn)進(jìn)行歸檔。會(huì)計(jì)檔案的保管保管期限1.永久保管：年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)等重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)永久保管。2.定期保管：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、月度和季度財(cái)務(wù)報(bào)表等會(huì)計(jì)檔案的保管期限為30年；銀行對(duì)賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、納稅申報(bào)表等其他會(huì)計(jì)資料的保管期限為10年。保管地點(diǎn)1.檔案庫(kù)房：公司應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，用于存放會(huì)計(jì)檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防鼠等安全設(shè)施，保持適宜的溫度和濕度。2.存放方式：會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照類(lèi)別、年度、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)存放，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放索引，標(biāo)明各類(lèi)檔案的存放位置。保管措施1.專(zhuān)人負(fù)責(zé)：檔案管理部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的保管工作，明確保管人員的職責(zé)和權(quán)限。2.定期檢查：保管人員應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否完好無(wú)損，有無(wú)受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.安全防護(hù)：加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，安裝監(jiān)控設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等，確保檔案安全。同時(shí)，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行安全教育，提高安全意識(shí)。4.備份存儲(chǔ)：對(duì)重要的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)進(jìn)行電子備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和更新，防止數(shù)據(jù)丟失。會(huì)計(jì)檔案的查閱與借閱查閱規(guī)定1.內(nèi)部查閱：公司內(nèi)部因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。查閱時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞檔案內(nèi)容。2.外部查閱：外單位因特殊原因需要查閱公司會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定提供檔案，并進(jìn)行登記。查閱人員不得將會(huì)計(jì)檔案帶出公司指定地點(diǎn)，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。借閱規(guī)定1.內(nèi)部借閱：公司內(nèi)部人員因工作需要借閱會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的會(huì)計(jì)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞檔案內(nèi)容。借閱期滿(mǎn)后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。2.外部借閱：原則上不得對(duì)外單位借閱公司會(huì)計(jì)檔案，如因特殊情況確需借閱的，應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。借閱人員應(yīng)嚴(yán)格按照保密協(xié)議的要求，妥善保管和使用借閱的會(huì)計(jì)檔案，不得泄露檔案內(nèi)容。借閱期滿(mǎn)后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀銷(xiāo)毀條件1.保管期滿(mǎn)：會(huì)計(jì)檔案保管期滿(mǎn)，且該檔案所涉及的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已經(jīng)結(jié)清，經(jīng)公司檔案管理部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)共同審核，確無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的，可以銷(xiāo)毀。2.其他特殊情況：保管期滿(mǎn)但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷(xiāo)毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。銷(xiāo)毀程序1.提出申請(qǐng)：檔案管理部門(mén)會(huì)同財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)擬銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，列明銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容。2.審批：會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)報(bào)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.銷(xiāo)毀實(shí)施：由檔案管理部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)人員在銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案；銷(xiāo)毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷(xiāo)情況報(bào)告本公司負(fù)責(zé)人。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門(mén)自查：檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行自查，檢查檔案的整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.財(cái)務(wù)部門(mén)監(jiān)督：財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的監(jiān)督，定期檢查會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，確保會(huì)計(jì)檔案能夠真實(shí)反映公司的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果。外部檢查1.接受審計(jì)監(jiān)督：公司應(yīng)積極配合注冊(cè)會(huì)計(jì)師的審