日常費用管理辦法法一、總則（一）目的為加強公司日常費用管理，規(guī)范費用支出行為，提高資金使用效益，保障公司各項工作的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各部門、各分支機構的日常費用管理。（三）基本原則1.預算控制原則：各項費用支出應嚴格按照預算執(zhí)行，確保費用支出在預算范圍內(nèi)。2.合規(guī)性原則：費用支出必須符合國家法律法規(guī)、公司內(nèi)部規(guī)章制度以及相關行業(yè)標準的要求。3.真實性原則：費用報銷憑證應真實、合法、有效，嚴禁虛假報銷。4.效益性原則：在保證工作質(zhì)量和效果的前提下，合理控制費用支出，提高資金使用效益。二、費用分類及定義（一）辦公費指公司日常辦公所需的文具、紙張、印刷品、辦公設備耗材等費用。（二）差旅費員工因公務出差所發(fā)生的交通、住宿、餐飲、市內(nèi)交通等費用。（三）業(yè)務招待費公司為開展業(yè)務活動，招待客戶、合作伙伴等所發(fā)生的餐飲、住宿、禮品等費用。（四）通訊費員工因工作需要發(fā)生的手機通訊費、固定電話通訊費等。（五）車輛使用費公司車輛的燃油費、過路費、停車費、保養(yǎng)費、維修費用等。（六）會議費公司組織召開會議所發(fā)生的場地租賃、會議設備租賃、資料印刷、餐飲等費用。（七）培訓費員工參加各類培訓所發(fā)生的培訓費用，包括培訓課程費、教材費、差旅費等。（八）其他費用除上述費用以外的其他日常費用，如水電費、物業(yè)費、審計費、咨詢費等。三、費用預算管理（一）預算編制1.各部門應根據(jù)本部門的工作任務和業(yè)務發(fā)展計劃，結合上一年度費用支出情況，于每年[具體時間]前編制下一年度的費用預算草案，并報送至財務部門。2.財務部門對各部門報送的預算草案進行匯總、審核和平衡，結合公司年度經(jīng)營目標和資金狀況，編制公司年度費用預算方案，報公司管理層審批。3.經(jīng)公司管理層審批后的年度費用預算方案，應分解至各部門，并明確各部門的費用預算控制指標。（二）預算執(zhí)行1.各部門應嚴格按照下達的費用預算控制指標執(zhí)行，不得超預算支出。如因特殊情況需要調(diào)整預算，應提前填寫《費用預算調(diào)整申請表》，詳細說明調(diào)整原因、調(diào)整金額及調(diào)整后的預算安排，按規(guī)定程序報經(jīng)公司管理層審批后執(zhí)行。2.財務部門應建立費用預算執(zhí)行監(jiān)控機制，定期對各部門的費用預算執(zhí)行情況進行分析和通報，及時發(fā)現(xiàn)和解決預算執(zhí)行過程中存在的問題。（三）預算考核1.公司將對各部門的費用預算執(zhí)行情況進行考核，考核結果與部門績效掛鉤。2.對于費用預算執(zhí)行情況良好，節(jié)約費用支出的部門，公司將給予適當?shù)莫剟睿粚τ谫M用預算執(zhí)行不力，超預算支出的部門，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。四、費用報銷管理（一）報銷流程1.費用報銷人應按照公司規(guī)定的格式填寫《費用報銷單》，詳細注明費用發(fā)生的日期、事由、金額、報銷類型等信息，并粘貼相關的原始憑證。2.費用報銷人所在部門負責人對報銷事項的真實性、合理性進行審核，并簽署審核意見。3.財務部門對報銷憑證的合法性、合規(guī)性、完整性進行審核，審核通過后報公司分管領導審批。4.公司分管領導審批同意后，報銷人將《費用報銷單》交至財務部門進行報銷。（二）報銷憑證要求1.報銷憑證應真實、合法、有效，必須是由稅務部門統(tǒng)一印制的發(fā)票或財政部門監(jiān)制的行政事業(yè)性收費收據(jù)等。2.發(fā)票應具備以下內(nèi)容：發(fā)票名稱、發(fā)票號碼、開票日期、購買方名稱、銷售方名稱、服務內(nèi)容、金額、稅率、稅額等，并加蓋發(fā)票專用章。3.報銷憑證上的內(nèi)容應與實際發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務相符，不得涂改、挖補。如有錯誤，應由出具單位重開或更正，并在更正處加蓋出具單位印章。4.除發(fā)票外，報銷憑證還應附相關的審批單、合同協(xié)議、清單等資料，以證明費用支出的真實性、合理性和合法性。（三）報銷時間規(guī)定1.費用報銷人應在費用發(fā)生后的[具體天數(shù)]內(nèi)辦理報銷手續(xù)，逾期不予受理（特殊情況除外）。2.每月[具體日期]為公司的費用報銷截止日期，各部門應在截止日期前將當月的費用報銷單據(jù)提交至財務部門。五、各類費用具體管理規(guī)定（一）辦公費1.辦公用品的采購應遵循“按需采購、節(jié)約使用”的原則，由行政部門統(tǒng)一負責。行政部門應建立辦公用品采購臺賬，詳細記錄辦公用品的采購日期、名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額等信息。2.辦公用品的領用應實行登記制度，領用人應在《辦公用品領用登記表》上簽字確認。行政部門應定期對辦公用品的領用情況進行統(tǒng)計和分析，合理控制辦公用品的庫存數(shù)量。3.印刷品的印刷應選擇具有資質(zhì)的印刷廠家，并簽訂印刷合同。印刷合同應明確印刷品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、價格、付款方式等內(nèi)容。印刷費用的報銷應附印刷合同、印刷清單及發(fā)票等憑證。（二）差旅費1.員工出差應提前填寫《出差審批單》，詳細注明出差事由、目的地、出差時間、預計費用等信息，按規(guī)定程序報經(jīng)部門負責人和公司分管領導審批。未經(jīng)審批的出差費用，財務部門不予報銷。2.差旅費的報銷標準應按照公司制定的《差旅費報銷標準》執(zhí)行。出差人員應嚴格按照標準乘坐交通工具、住宿和就餐，超標準部分自理。3.員工乘坐飛機、火車、輪船等交通工具的等級應符合公司規(guī)定。如因特殊情況需要乘坐高于規(guī)定等級的交通工具，應提前報經(jīng)公司分管領導批準，并按照實際發(fā)生的費用報銷。4.員工出差期間的市內(nèi)交通費用，應根據(jù)實際情況合理報銷。如乘坐公共交通工具，應保留相應的票據(jù)；如乘坐出租車，應注明乘坐事由和起止地點。5.員工出差期間的住宿費用，應選擇符合公司規(guī)定標準的酒店或賓館。住宿費用的報銷應附住宿發(fā)票、住宿清單等憑證。如兩人以上一同出差，應根據(jù)實際情況合理安排住宿，原則上不得超過公司規(guī)定的標準。（三）業(yè)務招待費1.業(yè)務招待應遵循“必要、合理、適度”的原則，嚴格控制業(yè)務招待費用支出。業(yè)務招待費的報銷應附招待審批單、發(fā)票、消費清單等憑證，招待審批單應注明招待對象、招待事由、招待時間、預計費用等信息，并按規(guī)定程序報經(jīng)部門負責人和公司分管領導審批。2.業(yè)務招待費用應主要用于公司業(yè)務活動的需要，不得用于個人消費或其他非業(yè)務性支出。嚴禁以業(yè)務招待為名，進行公款吃喝、旅游、娛樂等活動。3.公司應建立業(yè)務招待費臺賬，詳細記錄業(yè)務招待的時間、對象、事由、費用等信息，定期對業(yè)務招待費的支出情況進行統(tǒng)計和分析，合理控制業(yè)務招待費用的規(guī)模。（四）通訊費1.公司根據(jù)員工的工作崗位和工作需要，制定不同的通訊費補貼標準。員工的通訊費補貼應按照公司規(guī)定的標準發(fā)放，并在工資中列支。2.員工因工作需要發(fā)生的超出通訊費補貼標準的通訊費用，應按照公司費用報銷管理規(guī)定辦理報銷手續(xù)。報銷時應附通訊費用發(fā)票，并注明手機號碼、通訊費用所屬期間等信息。（五）車輛使用費1.公司車輛的使用應實行統(tǒng)一調(diào)度和管理，由行政部門負責安排車輛的使用和調(diào)度。行政部門應建立車輛使用臺賬，詳細記錄車輛的使用時間、使用人、使用事由、行駛里程等信息。2.車輛的燃油費、過路費、停車費等費用，應根據(jù)實際發(fā)生情況進行報銷。報銷時應附加油發(fā)票、過路費發(fā)票、停車費發(fā)票等憑證，并注明車輛牌號、行駛里程等信息。3.車輛的保養(yǎng)費、維修費用應按照公司制定的車輛維修保養(yǎng)制度執(zhí)行。車輛維修保養(yǎng)前，應填寫《車輛維修保養(yǎng)申請表》，詳細注明維修保養(yǎng)項目、預計費用等信息，按規(guī)定程序報經(jīng)行政部門負責人和公司分管領導審批。車輛維修保養(yǎng)費用的報銷應附維修保養(yǎng)發(fā)票、維修保養(yǎng)清單、審批單等憑證。（六）會議費1.公司組織召開會議應提前制定會議預算，明確會議的時間、地點、參會人員、會議內(nèi)容、會議費用等信息，并報經(jīng)公司管理層審批。2.會議費的報銷應附會議通知、會議簽到表、會議費用發(fā)票、會議費用清單等憑證。會議費用清單應詳細注明會議場地租賃、會議設備租賃、資料印刷、餐飲、住宿等各項費用的明細情況。3.嚴禁借會議名義組織公款旅游或進行其他高消費活動。會議期間的餐飲、住宿等費用應嚴格按照公司規(guī)定的標準執(zhí)行，不得超標準支出。（七）培訓費1.員工參加各類培訓應提前填寫《培訓申請表》，詳細注明培訓名稱、培訓時間、培訓地點、培訓費用等信息，按規(guī)定程序報經(jīng)部門負責人和公司分管領導審批。未經(jīng)審批的培訓費用，財務部門不予報銷。2.培訓費用的報銷應附培訓通知、培訓發(fā)票、培訓證書等憑證。培訓證書應能夠證明員工參加了相關培訓并取得了相應的培訓成果。3.公司鼓勵員工參加與工作相關的培訓和學習，對于取得相關職業(yè)資格證書或學歷證書的員工，公司將給予一定的獎勵。獎勵標準按照公司制定的《員工培訓獎勵辦法》執(zhí)行。（八）其他費用1.水電費、物業(yè)費等費用，應由行政部門負責統(tǒng)一繳納，并按照實際發(fā)生情況進行分攤。費用報銷時應附繳費發(fā)票、費用分攤清單等憑證。2.審計費、咨詢費等費用，應根據(jù)公司的實際需要，按照相關規(guī)定簽訂合同，并在合同中明確費用的支付方式和標準。費用報銷時應附合同協(xié)議、發(fā)票等憑證。六、費用審批管理（一）審批權限1.費用報銷金額在[具體金額]以下的，由部門負責人審批；費用報銷金額在[具體金額]以上至[具體金額]的，由部門負責人審核后，報公司分管領導審批；費用報銷金額在[具體金額]以上的，由部門負責人、公司分管領導審核后，報公司總經(jīng)理審批。2.對于重大項目或特殊事項的費用支出，應按照公司相關規(guī)定進行集體決策或專項審批。（二）審批流程1.費用報銷人將填寫完整的《費用報銷單》及相關原始憑證提交至所在部門負責人。2.部門負責人對報銷事項的真實性、合理性進行審核，審核通過后簽署審核意見，并將《費用報銷單》及相關原始憑證提交至財務部門。3.財務部門對報銷憑證的合法性、合規(guī)性、完整性進行審核，審核通過后報公司分管領導審批。4.公司分管領導根據(jù)審批權限對報銷事項進行審批，審批通過后在《費用報銷單》上簽署審批意見。5.報銷人將經(jīng)公司分管領導審批后的《費用報銷單》交至財務部門進行報銷。七、費用監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門應定期對各部門的費用支出情況進行審計，檢查費用支出是否符合公司規(guī)定的審批程序和報銷標準，是否存在違規(guī)違紀行為。對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，并督促相關部門進行整改。（二）財務檢查財務部門應加強對費用報銷憑證的審核和管理，定期對公司的費用支出情況進行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)