四涉密采購管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織的涉密采購管理，規(guī)范采購流程，確保采購活動安全、合規(guī)，防止涉密信息泄露，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)涉及涉密信息的各類采購活動，包括但不限于物資采購、服務(wù)采購、工程采購等。（三）基本原則1.安全保密原則：采購過程中要采取有效措施，確保涉密信息不被泄露，保障公司/組織的信息安全。2.合規(guī)合法原則：嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購活動依法依規(guī)進(jìn)行。3.嚴(yán)格審批原則：采購項目需經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保采購必要性和合規(guī)性。4.供應(yīng)商管理原則：加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理和評估，確保其具備相應(yīng)的保密能力和資質(zhì)。二、采購計劃與審批（一）采購需求提出1.各部門根據(jù)工作需要，提出涉密采購需求，填寫《涉密采購申請表》，詳細(xì)說明采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算等信息。2.對于涉及國家安全、核心業(yè)務(wù)等重要涉密采購項目，需提供詳細(xì)的需求分析和論證報告。（二）需求審核1.部門負(fù)責(zé)人對本部門提出的采購需求進(jìn)行初審，重點審核需求的合理性、必要性和合規(guī)性。2.保密管理部門對采購需求進(jìn)行保密審查，確認(rèn)是否涉及涉密信息以及保密措施的可行性。（三）采購計劃制定1.根據(jù)審核通過的采購需求，采購部門制定采購計劃，明確采購方式、采購時間、采購預(yù)算等內(nèi)容。2.采購計劃應(yīng)報分管領(lǐng)導(dǎo)審批，確保采購計劃符合公司/組織的整體戰(zhàn)略和資源配置。（四）審批流程1.采購計劃經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、保密管理部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字審批后生效。2.對于重大涉密采購項目，需經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。三、采購方式選擇（一）公開招標(biāo)1.適用于采購金額較大、技術(shù)規(guī)格明確、市場競爭充分的涉密采購項目。2.按照國家相關(guān)法律法規(guī)和招標(biāo)程序，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等活動。（二）邀請招標(biāo)1.適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的涉密采購項目。2.向符合條件的供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請書，邀請其參加投標(biāo)。（三）競爭性談判1.適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的涉密采購項目。2.與不少于三家的供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定成交供應(yīng)商。（四）單一來源采購1.適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的涉密采購項目，或者發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的項目。2.采購部門應(yīng)提供充分的理由和相關(guān)證明材料，經(jīng)審批后進(jìn)行單一來源采購。（五）詢價1.適用于采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的涉密采購項目。2.向不少于三家的供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，要求其一次報出不得更改的價格，確定成交供應(yīng)商。四、供應(yīng)商選擇與管理（一）供應(yīng)商資質(zhì)審查1.采購部門在選擇供應(yīng)商前，應(yīng)對供應(yīng)商的資質(zhì)進(jìn)行審查，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、保密資質(zhì)等。2.對于涉及國家安全、核心業(yè)務(wù)等重要涉密采購項目的供應(yīng)商，需具備相應(yīng)的保密資質(zhì)和安全認(rèn)證。（二）供應(yīng)商保密協(xié)議簽訂1.與選定的供應(yīng)商簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責(zé)任和義務(wù)，要求供應(yīng)商采取必要的保密措施，防止涉密信息泄露。2.保密協(xié)議應(yīng)包括保密范圍、保密期限、違約責(zé)任等內(nèi)容。（三）供應(yīng)商評估與考核1.建立供應(yīng)商評估與考核機(jī)制，定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、保密措施等進(jìn)行評估和考核。2.根據(jù)評估與考核結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對于不符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行淘汰。五、采購過程管理（一）采購文件編制1.采購部門根據(jù)采購項目的特點和需求，編制采購文件，包括招標(biāo)文件、談判文件、詢價文件等。2.采購文件應(yīng)明確采購項目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，確保采購活動的公平、公正、公開。（二）采購文件保密1.采購文件屬于涉密信息，應(yīng)嚴(yán)格按照公司/組織的保密制度進(jìn)行管理，采取加密存儲、專人保管等措施，防止泄露。2.在采購文件發(fā)放過程中，應(yīng)記錄領(lǐng)取人員的姓名、部門、領(lǐng)取時間等信息，并要求領(lǐng)取人員簽字確認(rèn)。（三）開標(biāo)、評標(biāo)、談判等活動組織1.按照采購文件規(guī)定的時間、地點和程序，組織開標(biāo)、評標(biāo)、談判等活動。2.開標(biāo)、評標(biāo)、談判等活動應(yīng)在保密的環(huán)境中進(jìn)行，嚴(yán)格控制參與人員的范圍，防止涉密信息泄露。（四）采購過程記錄1.對采購過程中的各項活動進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括采購文件編制、供應(yīng)商報名、開標(biāo)、評標(biāo)、談判、定標(biāo)等環(huán)節(jié)的時間、地點、參與人員、活動內(nèi)容等信息。2.采購過程記錄應(yīng)妥善保存，作為采購項目檔案的重要組成部分，以備審計和查詢。六、合同簽訂與履行（一）合同簽訂1.采購項目確定成交供應(yīng)商后，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商簽訂采購合同。2.采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)、保密條款等內(nèi)容。3.采購合同應(yīng)報保密管理部門備案，確保合同內(nèi)容符合保密要求。（二）合同履行監(jiān)督1.采購部門負(fù)責(zé)對采購合同的履行情況進(jìn)行監(jiān)督，及時掌握供應(yīng)商的供貨進(jìn)度、質(zhì)量情況等信息。2.如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取措施予以糾正；如協(xié)商不成，可按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（三）合同變更與解除1.在合同履行過程中，如因特殊原因需要變更合同內(nèi)容，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.如因不可抗力等原因需要解除合同，采購部門應(yīng)按照合同約定和相關(guān)法律法規(guī)辦理解除手續(xù)，并妥善處理善后事宜。七、驗收與付款（一）驗收1.采購項目完成后，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門和人員對采購項目進(jìn)行驗收。2.驗收內(nèi)容包括采購項目的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、性能等是否符合合同要求，以及供應(yīng)商是否履行了保密義務(wù)等。3.驗收合格后，驗收人員應(yīng)填寫《涉密采購項目驗收報告》，并簽字確認(rèn)。（二）付款1.采購部門根據(jù)驗收報告和合同約定，辦理付款手續(xù)。2.付款前，采購部門應(yīng)審核供應(yīng)商提供的發(fā)票等憑證是否真實、合法、有效，并與合同約定的付款條件進(jìn)行核對。3.付款流程應(yīng)嚴(yán)格按照公司/組織的財務(wù)管理制度執(zhí)行，確保付款安全、合規(guī)。八、保密管理（一）人員保密培訓(xùn)1.對參與涉密采購活動的人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高其保密意識和技能。2.保密培訓(xùn)內(nèi)容包括國家保密法律法規(guī)、公司/組織保密制度、涉密采購流程、保密技術(shù)等方面的知識。（二）保密措施落實1.在采購過程中，采取必要的保密措施，如加密存儲、專人保管、限制訪問等，防止涉密信息泄露。2.對涉及涉密信息的場所、設(shè)備、文件等進(jìn)行嚴(yán)格管理，確保其處于安全保密狀態(tài)。（三）保密監(jiān)督檢查1.保密管理部門定期對涉密采購活動進(jìn)行保密監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.對違反保密規(guī)定的行為，按照公司/組織的保密制度進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的依法追究法律責(zé)任。九、檔案管理（一）檔案收集1.采購部門負(fù)責(zé)收集采購項目的相關(guān)檔案資料，包括采購申請表、采購計劃、采購文件、供應(yīng)商資質(zhì)審查文件、保密協(xié)議、采購合同、驗收報告、付款憑證等。2.檔案資料應(yīng)真實、完整、有效，能夠反映采購項目的全過程。（二）檔案整理與歸檔1.采購部門對收集到的檔案資料進(jìn)行整理，按照檔案管理的要求進(jìn)行分類、編號、裝訂等工作。2.將整理好的檔案資料移交公司/組織檔案管理部門進(jìn)行歸檔保存，確保檔案資料的安全和完整。（三）檔案查閱與利用