合同物業(yè)化管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織合同物業(yè)化管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等流程，保障公司/組織合法權(quán)益，提高管理效率和服務(wù)質(zhì)量，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織涉及的各類合同物業(yè)化管理活動(dòng)，包括但不限于物業(yè)服務(wù)合同、物業(yè)采購合同、物業(yè)租賃及委托管理合同等。（三）基本原則1.合法性原則：合同的簽訂、履行、變更、終止等行為必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。2.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和格式進(jìn)行合同管理，確保合同內(nèi)容完整、條款清晰、表述準(zhǔn)確。3.風(fēng)險(xiǎn)防控原則：對(duì)合同管理過程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別、評(píng)估和防控，保障公司/組織利益不受損失。4.效率原則：在確保合同質(zhì)量的前提下，提高合同管理效率，及時(shí)處理合同相關(guān)事宜。二、合同簽訂管理（一）合同起草1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)實(shí)際需求，負(fù)責(zé)起草合同初稿。合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、費(fèi)用支付、違約責(zé)任等條款。2.起草合同應(yīng)參考相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司/組織的管理制度，確保合同條款合法合規(guī)、公平合理。（二）合同審核1.合同初稿完成后，提交至法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門重點(diǎn)審核合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。2.同時(shí)，提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)審核。財(cái)務(wù)部門主要審核合同費(fèi)用支付方式、金額、預(yù)算等財(cái)務(wù)條款，確保財(cái)務(wù)合規(guī)。3.涉及專業(yè)技術(shù)或特殊要求的合同，還需提交至相關(guān)專業(yè)部門進(jìn)行審核，提出專業(yè)性意見。（三）合同審批1.經(jīng)審核通過的合同，按照公司/組織的審批流程提交審批。審批部門應(yīng)根據(jù)合同性質(zhì)、金額等因素進(jìn)行審批決策。2.審批通過的合同，由授權(quán)代表簽字蓋章后生效。簽字蓋章應(yīng)嚴(yán)格按照公司/組織的規(guī)定執(zhí)行，確保合同的真實(shí)性和有效性。（四）合同簽訂1.合同簽訂前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與對(duì)方進(jìn)行充分溝通，確保對(duì)方理解并同意合同條款。2.合同簽訂時(shí)，應(yīng)注意核對(duì)雙方主體資格、簽字蓋章的真實(shí)性和完整性。合同一式多份，雙方各執(zhí)一份，同時(shí)根據(jù)需要報(bào)送相關(guān)部門備案。三、合同履行管理（一）服務(wù)監(jiān)督1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同履行情況進(jìn)行日常監(jiān)督，定期檢查物業(yè)服務(wù)質(zhì)量、物業(yè)采購執(zhí)行情況等。2.建立服務(wù)監(jiān)督記錄，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)與對(duì)方溝通協(xié)調(diào)，要求對(duì)方限期整改。（二）費(fèi)用支付1.財(cái)務(wù)部門按照合同約定的費(fèi)用支付方式和時(shí)間，及時(shí)辦理費(fèi)用支付手續(xù)。2.支付前，應(yīng)核對(duì)合同條款、發(fā)票信息等，確保支付準(zhǔn)確無誤。對(duì)不符合合同約定的費(fèi)用支付申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕支付。（三）溝通協(xié)調(diào)1.在合同履行過程中，如發(fā)生爭(zhēng)議或糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，尋求解決方案。2.溝通協(xié)調(diào)應(yīng)保持冷靜、客觀，以合同條款為依據(jù)，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益。如無法協(xié)商解決，可按照合同約定的爭(zhēng)議解決方式處理。四、合同變更管理（一）變更申請(qǐng)1.在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫合同變更申請(qǐng)表，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容及對(duì)雙方權(quán)利義務(wù)的影響。2.變更申請(qǐng)應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門審核同意后，提交至合同審批部門進(jìn)行審批。（二）變更審批1.合同審批部門根據(jù)變更申請(qǐng)的內(nèi)容和影響，進(jìn)行審批決策。審批通過后，方可進(jìn)行合同變更。2.涉及合同主要條款變更的，應(yīng)重新簽訂合同或簽訂補(bǔ)充協(xié)議。（三）變更執(zhí)行1.合同變更經(jīng)審批通過后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方溝通，確保對(duì)方了解并同意變更內(nèi)容。2.按照變更后的合同條款執(zhí)行，同時(shí)對(duì)相關(guān)文件和記錄進(jìn)行更新，確保合同管理的一致性和準(zhǔn)確性。五、合同終止管理（一）終止通知1.合同期滿或雙方協(xié)商一致提前終止合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提前向?qū)Ψ桨l(fā)出合同終止通知。2.終止通知應(yīng)明確合同終止的日期、原因及雙方的權(quán)利義務(wù)。（二）財(cái)產(chǎn)清算1.合同終止后，雙方應(yīng)按照合同約定進(jìn)行財(cái)產(chǎn)清算。業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)組織相關(guān)人員對(duì)物業(yè)服務(wù)項(xiàng)目、物業(yè)資產(chǎn)等進(jìn)行清查盤點(diǎn)。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)核對(duì)費(fèi)用結(jié)算、債權(quán)債務(wù)等情況，確保雙方財(cái)務(wù)賬目清晰。（三）資料歸檔1.合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同簽訂、履行、變更、終止等過程中形成的各類文件資料進(jìn)行整理歸檔。2.歸檔資料應(yīng)包括合同文本、審批文件、服務(wù)監(jiān)督記錄、費(fèi)用支付憑證、變更協(xié)議、終止通知等，確保資料完整、可查。六、合同風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.建立合同風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別機(jī)制，定期對(duì)合同管理過程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行排查。風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別應(yīng)涵蓋合同簽訂、履行、變更、終止等各個(gè)環(huán)節(jié)。2.重點(diǎn)關(guān)注合同條款的合法性、對(duì)方的履約能力、費(fèi)用支付風(fēng)險(xiǎn)、法律糾紛風(fēng)險(xiǎn)等。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.對(duì)識(shí)別出的合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，將合同風(fēng)險(xiǎn)分為高、中、低三個(gè)等級(jí)，為風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)提供依據(jù)。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.針對(duì)不同等級(jí)的合同風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)合同，應(yīng)采取重點(diǎn)監(jiān)控、加強(qiáng)審核等措施；對(duì)于中風(fēng)險(xiǎn)合同，應(yīng)密切關(guān)注、及時(shí)溝通協(xié)調(diào)；對(duì)于低風(fēng)險(xiǎn)合同，可進(jìn)行常規(guī)管理。2.建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，對(duì)可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，提醒相關(guān)部門采取措施防范風(fēng)險(xiǎn)。七、合同檔案管理（一）檔案建立1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同文本及相關(guān)資料移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門按照檔案管理規(guī)定，對(duì)合同檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，建立合同檔案目錄。（二）檔案保管1.合同檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案的安全、完整。檔案保管期限按照國家法律法規(guī)及公司/組織的規(guī)定執(zhí)行。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)合同檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。（三）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批同意后，方可查閱。2.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自復(fù)制、涂改、銷毀檔案資料。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。八、信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立合同物業(yè)化管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同管理流程的信息化、自動(dòng)化。2.系統(tǒng)應(yīng)涵蓋合同起草、審核、審批、簽訂、履行、變更、終止、風(fēng)險(xiǎn)防控、檔案管理等功能模塊，提高合同管理效率和準(zhǔn)確性。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)將合同相關(guān)信息錄入管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的有效性和一致性。（三）信息共享與利用1.通過管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)合同信息的共享，相關(guān)部門可根據(jù)權(quán)限查閱和使用合同信息。2.利用系統(tǒng)數(shù)據(jù)分析功能，對(duì)合同管理情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司/組織決策提供數(shù)據(jù)支持。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.建立合同物業(yè)化管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)合同管理工作進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的合規(guī)性、準(zhǔn)確性，以及檔案管理、信息化建設(shè)等情況。2.檢查可采用自查、互查、專項(xiàng)檢查等方式進(jìn)行，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.制定合同物業(yè)化管理考核評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，對(duì)各部門的合同管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。考核指標(biāo)應(yīng)包括合同簽訂質(zhì)量、履行情況、風(fēng)險(xiǎn)