印章存放與管理辦法一、總則（一）目的為加強公司印章的存放與管理，確保印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護公司的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各部門、各分支機構(gòu)、全資子公司、控股子公司等（以下統(tǒng)稱“公司”）各類印章的存放與管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：印章的存放與管理必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保印章使用符合規(guī)定。2.安全保密原則：加強印章存放場所的安全防范措施，嚴(yán)格印章使用審批流程，防止印章被盜用、冒用或濫用，確保印章信息安全。3.專人負(fù)責(zé)原則：明確印章管理責(zé)任人，負(fù)責(zé)印章的日常保管、使用登記等工作，做到責(zé)任到人。4.規(guī)范使用原則：印章使用必須按照規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行審批，嚴(yán)禁違規(guī)使用印章。二、印章的分類與定義（一）公司公章公司公章是公司對外行使權(quán)力的象征，用于以公司名義簽訂合同、協(xié)議、文件等各類重要法律文書。（二）法定代表人章法定代表人章用于特定的公司業(yè)務(wù)，如辦理銀行結(jié)算等，代表公司法定代表人行使相應(yīng)職權(quán)。（三）財務(wù)專用章財務(wù)專用章用于公司財務(wù)結(jié)算、開具發(fā)票、辦理銀行業(yè)務(wù)等財務(wù)相關(guān)事項。（四）合同專用章合同專用章專門用于簽訂各類經(jīng)濟合同，明確公司在合同中的權(quán)利和義務(wù)。（五）部門章部門章是公司內(nèi)部各部門根據(jù)工作需要刻制的印章，用于部門內(nèi)部的文件、通知、報表等，不得對外使用。（六）分支機構(gòu)章分支機構(gòu)章是公司分支機構(gòu)刻制的印章，用于分支機構(gòu)的日常經(jīng)營活動，使用范圍限于分支機構(gòu)所在地。三、印章的刻制與啟用（一）刻制申請1.因工作需要刻制印章的部門或分支機構(gòu)，應(yīng)填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、規(guī)格等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或分支機構(gòu)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.《印章刻制申請表》報公司辦公室審核，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由辦公室統(tǒng)一安排刻制。（二）刻制要求1.印章必須由具有合法資質(zhì)的印章制作單位刻制，確保印章質(zhì)量符合國家標(biāo)準(zhǔn)。2.印章刻制完成后，制作單位應(yīng)提供印章印模，并在印模上注明印章名稱、編號、刻制日期等信息。（三）啟用程序1.印章刻制完成后，由辦公室專人領(lǐng)取，并進(jìn)行登記。2.辦公室負(fù)責(zé)組織印章啟用儀式，通知相關(guān)部門和人員參加。啟用儀式上，應(yīng)對印章進(jìn)行檢驗，確認(rèn)印章無誤后，正式啟用。3.印章啟用后，辦公室應(yīng)將印章啟用情況記錄在《印章使用登記簿》上，包括印章名稱、啟用日期、啟用范圍等信息。四、印章的存放（一）存放場所1.公司公章、法定代表人章、財務(wù)專用章、合同專用章等重要印章應(yīng)存放在公司指定的保險柜內(nèi)，保險柜應(yīng)安裝在安全可靠的房間，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。2.部門章和分支機構(gòu)章應(yīng)存放在各部門或分支機構(gòu)指定的專人保管處，保管處應(yīng)具備一定的安全防范措施。（二）存放要求1.印章應(yīng)分類存放，不同類型的印章應(yīng)分別放置在不同的保險柜或保管處，避免混淆。2.印章存放處應(yīng)保持清潔、干燥，防止印章受潮、生銹或損壞。3.存放印章的保險柜或保管處應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)管理，管理人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和安全意識，嚴(yán)格遵守印章存放與管理規(guī)定。（三）鑰匙與密碼管理1.存放印章的保險柜鑰匙應(yīng)由兩人分別保管，其中一把鑰匙由印章管理人員保管，另一把鑰匙由公司辦公室主任或指定專人保管。使用保險柜時，兩人應(yīng)同時在場開啟。2.對于設(shè)置密碼的保險柜，密碼應(yīng)由印章管理人員和公司辦公室主任或指定專人共同掌握，不得泄露給他人。五、印章的使用（一）使用范圍1.公司公章主要用于以公司名義對外簽訂合同、協(xié)議、文件等各類重要法律文書，以及辦理公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等相關(guān)證照的年檢、變更等手續(xù)。2.法定代表人章主要用于辦理銀行結(jié)算、簽署與法定代表人相關(guān)的文件等特定業(yè)務(wù)。3.財務(wù)專用章主要用于公司財務(wù)結(jié)算、開具發(fā)票、辦理銀行業(yè)務(wù)等財務(wù)相關(guān)事項。4.合同專用章專門用于簽訂各類經(jīng)濟合同，明確公司在合同中的權(quán)利和義務(wù)。5.部門章僅限于部門內(nèi)部使用，不得對外簽訂合同、協(xié)議等重要法律文書，主要用于部門內(nèi)部的文件、通知、報表等。6.分支機構(gòu)章僅限于分支機構(gòu)所在地使用，用于分支機構(gòu)的日常經(jīng)營活動，不得超越分支機構(gòu)的經(jīng)營范圍使用。（二）使用流程1.填寫申請表：使用印章時，應(yīng)填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)說明用印事項、用印文件名稱、用印份數(shù)、用印日期等信息，并經(jīng)申請部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.審批：《印章使用申請表》報相關(guān)審批人審批，審批人應(yīng)根據(jù)用印事項的性質(zhì)和重要程度，按照規(guī)定的審批權(quán)限進(jìn)行審批。審批權(quán)限如下：涉及公司重大決策、重要合同簽訂、對外投資、融資等事項的用印，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。涉及公司日常經(jīng)營活動、一般性合同簽訂、文件發(fā)布等事項的用印，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。部門內(nèi)部使用印章的，由部門負(fù)責(zé)人審批。3.登記：經(jīng)審批同意后，印章管理人員應(yīng)在《印章使用登記簿》上進(jìn)行登記，記錄用印日期、用印事項、用印文件名稱、用印份數(shù)、審批人等信息，并將印章使用申請表附在登記簿后。4.用印：印章管理人員應(yīng)按照審批意見，在用印文件上正確加蓋印章，并確保印章清晰、端正。用印后，應(yīng)及時將印章放回原處。5.存檔：用印完成后，印章管理人員應(yīng)將《印章使用申請表》、用印文件等相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，妥善保管。（三）特殊情況用印1.緊急情況下（如突發(fā)事件處理、合同簽訂等），無法按照正常流程進(jìn)行用印審批的，經(jīng)申請部門負(fù)責(zé)人電話請示相關(guān)審批人同意后，可先行用印，但事后應(yīng)及時補辦審批手續(xù)，并在《印章使用登記簿》上注明情況。2.異地用印時，可通過傳真、掃描等方式將用印文件及《印章使用申請表》發(fā)送給印章管理人員，經(jīng)審批人審批同意后，由印章管理人員按照規(guī)定加蓋印章，并將印章使用情況及時反饋給申請部門。六、印章的停用與銷毀（一）停用情形1.因公司名稱變更、機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)范圍變化等原因，原印章不再使用的。2.印章?lián)p壞、遺失或被盜用的。3.根據(jù)法律法規(guī)或公司規(guī)定，需要停用印章的其他情形。（二）停用程序1.印章使用部門或分支機構(gòu)應(yīng)及時將印章停用情況通知辦公室，并將停用的印章交回辦公室。2.辦公室負(fù)責(zé)對停用的印章進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后，填寫《印章停用申請表》，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，辦公室應(yīng)在公司內(nèi)部發(fā)布印章停用通知，告知各部門和人員原印章已停用，不得再使用。（三）銷毀程序1.對于需要銷毀的印章，辦公室應(yīng)組織專人進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員、銷毀印章名稱等信息。2.印章銷毀可采用粉碎、熔化等方式進(jìn)行，確保印章無法恢復(fù)使用。3.銷毀完成后，辦公室應(yīng)填寫《印章銷毀登記表》，由參與銷毀的人員簽字確認(rèn)，并將銷毀記錄存檔保管。七、印章的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司辦公室負(fù)責(zé)對印章的存放與管理情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，審計部門負(fù)責(zé)對印章使用情況進(jìn)行不定期審計。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.印章存放場所的安全防范措施是否落實到位，印章是否妥善存放。2.印章使用審批流程是否規(guī)范，審批權(quán)限是否符合規(guī)定。3.《印章使用登記簿》等相關(guān)記錄是否完整、準(zhǔn)確，印章使用申請表等資料是否齊全、合規(guī)。4.印章的刻制、啟用、停用、銷毀等環(huán)節(jié)是否按照規(guī)定程序進(jìn)行。（三）問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督檢查部門應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)針對問題制定整改措施，并認(rèn)真組織實施。整改完成后，應(yīng)向監(jiān)督檢查部門提交整改報告。3.對于違反印章存放與管理規(guī)定的行為，