sgs報(bào)告管理辦法總則目的為了規(guī)范公司內(nèi)部SGS報(bào)告的管理工作，確保報(bào)告的準(zhǔn)確性、完整性、安全性和有效利用，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)符合相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及客戶要求，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及SGS報(bào)告的獲取、使用、保存、傳遞等相關(guān)管理活動(dòng)。定義SGS報(bào)告是指由通標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)服務(wù)有限公司（SGS）依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)、規(guī)范等對(duì)產(chǎn)品、材料、設(shè)備等進(jìn)行檢測(cè)、檢驗(yàn)、認(rèn)證后出具的報(bào)告文件，包括但不限于產(chǎn)品質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告、環(huán)保檢測(cè)報(bào)告、安全認(rèn)證報(bào)告等。管理職責(zé)管理部門公司設(shè)立專門的SGS報(bào)告管理小組，由質(zhì)量控制部門、法務(wù)部門、行政部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)SGS報(bào)告管理辦法的制定、實(shí)施、監(jiān)督和改進(jìn)。各部門職責(zé)1.采購部門：負(fù)責(zé)在采購產(chǎn)品或服務(wù)時(shí)，明確要求供應(yīng)商提供相應(yīng)的SGS報(bào)告，并對(duì)報(bào)告的初步完整性進(jìn)行審核。2.質(zhì)量控制部門：對(duì)SGS報(bào)告的內(nèi)容進(jìn)行技術(shù)審核，確保報(bào)告結(jié)果符合公司質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)要求。同時(shí)，負(fù)責(zé)對(duì)報(bào)告進(jìn)行分類、編號(hào)和存檔。3.法務(wù)部門：審核SGS報(bào)告的合法性和合規(guī)性，確保報(bào)告符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。4.銷售部門：在向客戶提供產(chǎn)品或服務(wù)時(shí)，根據(jù)需要準(zhǔn)確提供相應(yīng)的SGS報(bào)告，并對(duì)報(bào)告的使用情況進(jìn)行記錄。5.其他部門：在工作中涉及到SGS報(bào)告使用的，應(yīng)嚴(yán)格按照本辦法的規(guī)定執(zhí)行，并配合管理部門做好相關(guān)工作。SGS報(bào)告的獲取獲取要求1.公司在采購原材料、零部件、成品或委托加工、檢測(cè)等業(yè)務(wù)活動(dòng)中，應(yīng)在合同或協(xié)議中明確要求供應(yīng)商或合作方提供相關(guān)的SGS報(bào)告。2.對(duì)于新開發(fā)的產(chǎn)品或進(jìn)入新市場(chǎng)的產(chǎn)品，應(yīng)及時(shí)安排SGS檢測(cè)，并獲取相應(yīng)的報(bào)告。獲取流程1.需求提出：相關(guān)部門根據(jù)工作需要，填寫《SGS報(bào)告獲取申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明獲取報(bào)告的產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、檢測(cè)項(xiàng)目、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交至SGS報(bào)告管理小組。2.審核批準(zhǔn)：SGS報(bào)告管理小組對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，根據(jù)實(shí)際情況決定是否批準(zhǔn)獲取報(bào)告。對(duì)于涉及重大項(xiàng)目或特殊要求的報(bào)告，需報(bào)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.委托檢測(cè)或獲取報(bào)告：經(jīng)批準(zhǔn)后，由采購部門或相關(guān)部門按照規(guī)定的程序與SGS公司簽訂檢測(cè)合同或向供應(yīng)商索取報(bào)告。4.報(bào)告接收：報(bào)告獲取后，接收人員應(yīng)及時(shí)對(duì)報(bào)告進(jìn)行初步檢查，確保報(bào)告的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)報(bào)告存在問題，應(yīng)及時(shí)與SGS公司或供應(yīng)商溝通解決。SGS報(bào)告的審核初步審核采購部門在收到供應(yīng)商提供的SGS報(bào)告后，應(yīng)首先對(duì)報(bào)告的基本信息進(jìn)行審核，包括報(bào)告編號(hào)、檢測(cè)日期、產(chǎn)品信息、檢測(cè)項(xiàng)目等是否與合同要求一致，報(bào)告是否有SGS公司的公章和檢測(cè)人員簽字等。技術(shù)審核質(zhì)量控制部門對(duì)初步審核合格的SGS報(bào)告進(jìn)行技術(shù)審核，重點(diǎn)審核報(bào)告中的檢測(cè)結(jié)果是否符合公司的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)技術(shù)要求。對(duì)于檢測(cè)結(jié)果不符合要求的報(bào)告，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其采取整改措施，并重新提供合格的報(bào)告。合規(guī)審核法務(wù)部門對(duì)SGS報(bào)告進(jìn)行合規(guī)審核，檢查報(bào)告是否符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司的相關(guān)規(guī)定。如發(fā)現(xiàn)報(bào)告存在合規(guī)問題，應(yīng)及時(shí)提出處理意見，并督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。SGS報(bào)告的使用使用范圍SGS報(bào)告主要用于公司內(nèi)部的質(zhì)量控制、產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)管理、市場(chǎng)銷售等活動(dòng)，以及向客戶、監(jiān)管部門等提供產(chǎn)品質(zhì)量和合規(guī)性證明。使用流程1.申請(qǐng)使用：公司內(nèi)部各部門因工作需要使用SGS報(bào)告時(shí)，應(yīng)填寫《SGS報(bào)告使用申請(qǐng)表》，說明使用報(bào)告的目的、范圍、期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交至SGS報(bào)告管理小組。2.審核批準(zhǔn)：SGS報(bào)告管理小組對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，根據(jù)報(bào)告的保密級(jí)別和使用情況決定是否批準(zhǔn)使用。對(duì)于涉及敏感信息或重要報(bào)告的使用，需報(bào)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.報(bào)告提供：經(jīng)批準(zhǔn)后，由SGS報(bào)告管理小組負(fù)責(zé)提供相應(yīng)的報(bào)告，并做好使用記錄。4.使用要求：使用部門在使用SGS報(bào)告時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的范圍和用途使用，不得擅自復(fù)印、傳播或向第三方提供報(bào)告內(nèi)容。如因工作需要確需向第三方提供報(bào)告的，應(yīng)事先征得SGS報(bào)告管理小組的同意，并簽訂保密協(xié)議。SGS報(bào)告的保存保存方式SGS報(bào)告應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種方式進(jìn)行保存。紙質(zhì)報(bào)告應(yīng)存放在專門的文件柜中，按照?qǐng)?bào)告的類別、時(shí)間等進(jìn)行分類存放，并做好防潮、防火、防蟲等防護(hù)措施；電子報(bào)告應(yīng)存儲(chǔ)在公司的服務(wù)器或?qū)ｉT的存儲(chǔ)設(shè)備中，并設(shè)置訪問權(quán)限，確保報(bào)告的安全性和完整性。保存期限SGS報(bào)告的保存期限應(yīng)根據(jù)報(bào)告的性質(zhì)和用途確定。一般情況下，產(chǎn)品質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告的保存期限為產(chǎn)品的使用壽命或法律法規(guī)規(guī)定的保存期限；環(huán)保檢測(cè)報(bào)告、安全認(rèn)證報(bào)告等的保存期限應(yīng)不少于5年。定期檢查SGS報(bào)告管理小組應(yīng)定期對(duì)保存的報(bào)告進(jìn)行檢查，確保報(bào)告的完整性和可讀性。如發(fā)現(xiàn)報(bào)告存在損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施。SGS報(bào)告的傳遞內(nèi)部傳遞公司內(nèi)部各部門之間需要傳遞SGS報(bào)告時(shí)，應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行傳遞，并做好記錄。傳遞過程中應(yīng)注意保護(hù)報(bào)告的機(jī)密性和完整性，避免報(bào)告在傳遞過程中受到損壞或丟失。外部傳遞公司向客戶、監(jiān)管部門等外部單位傳遞SGS報(bào)告時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定和要求進(jìn)行操作。在傳遞報(bào)告前，應(yīng)與接收方進(jìn)行溝通確認(rèn)，并簽訂保密協(xié)議。傳遞過程中應(yīng)選擇安全可靠的方式，如快遞、電子郵件等，并保留傳遞憑證。保密管理保密要求SGS報(bào)告涉及公司的商業(yè)秘密和產(chǎn)品質(zhì)量信息，所有接觸和使用報(bào)告的人員都應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得泄露報(bào)告內(nèi)容。保密措施1.對(duì)SGS報(bào)告進(jìn)行分級(jí)管理，根據(jù)報(bào)告的敏感程度和重要性分為不同的保密級(jí)別，并采取相應(yīng)的保密措施。2.對(duì)涉及SGS報(bào)告的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、存儲(chǔ)設(shè)備等進(jìn)行加密處理，設(shè)置訪問權(quán)限，防止報(bào)告信息被非法獲取。3.對(duì)接觸和使用SGS報(bào)告的人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和保密技能。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查SGS報(bào)告管理小組應(yīng)定期對(duì)公司內(nèi)部SGS報(bào)告的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括報(bào)告的獲取、審核、使用、保存、傳遞等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。考核評(píng)價(jià)公司將SGS報(bào)告管理工作納入部門和個(gè)人的績(jī)效考核體系，對(duì)在SGS報(bào)告管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)