tmc機票管理辦法一、總則（一）目的為加強公司機票管理，規(guī)范機票預(yù)訂、購買、使用等流程，確保機票采購的合理性、合規(guī)性和安全性，有效控制機票費用支出，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司全體員工因公務(wù)出行所涉及的機票預(yù)訂、購買、報銷等相關(guān)事宜。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)以及民航行業(yè)相關(guān)規(guī)定，確保機票業(yè)務(wù)操作合法合規(guī)。2.經(jīng)濟性原則：在滿足出行需求的前提下，優(yōu)先選擇經(jīng)濟實惠的機票產(chǎn)品，降低公司機票成本。3.便捷性原則：優(yōu)化機票預(yù)訂流程，提高預(yù)訂效率，為員工公務(wù)出行提供便利。4.安全性原則：保障機票預(yù)訂、支付等環(huán)節(jié)的信息安全，防止出現(xiàn)信息泄露和財務(wù)風(fēng)險。二、機票預(yù)訂（一）預(yù)訂渠道1.公司指定的TMC（TravelManagementCompany，差旅管理公司）為主要機票預(yù)訂渠道。員工應(yīng)通過TMC提供的系統(tǒng)或平臺進行機票預(yù)訂操作，以確保預(yù)訂信息的準確性和一致性。2.在特殊情況下，如TMC無法提供合適的航班或價格，經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，可通過其他正規(guī)的機票銷售平臺進行預(yù)訂，但必須在預(yù)訂后及時向TMC報備相關(guān)信息。（二）預(yù)訂流程1.員工出行前應(yīng)提前提交機票預(yù)訂申請，詳細填寫出行日期、出發(fā)地、目的地、行程安排、乘客信息等內(nèi)容。申請應(yīng)通過公司規(guī)定的審批流程，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后方可進行預(yù)訂。2.TMC根據(jù)員工提交的預(yù)訂申請，在系統(tǒng)中查詢并篩選符合要求的航班信息。優(yōu)先推薦直飛航班，如無直飛航班或直飛航班價格過高，可考慮中轉(zhuǎn)航班，但需確保中轉(zhuǎn)時間合理，避免給員工出行帶來不便。3.TMC向員工提供可供選擇的航班列表及價格信息，員工根據(jù)實際情況選擇合適的航班，并確認預(yù)訂。預(yù)訂成功后，TMC應(yīng)及時向員工發(fā)送預(yù)訂確認信息，包括航班號、起飛時間、到達時間、票價等詳細內(nèi)容。（三）預(yù)訂變更與取消1.如因特殊原因需要變更機票預(yù)訂信息，員工應(yīng)提前通知TMC。TMC根據(jù)航空公司的規(guī)定和實際情況，協(xié)助員工辦理變更手續(xù)。變更產(chǎn)生的費用按照航空公司的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，如因員工個人原因?qū)е碌淖兏M用由員工自行承擔。2.若員工需要取消機票預(yù)訂，應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)通知TMC。對于可免費取消的機票，TMC應(yīng)及時辦理取消手續(xù)；對于不可免費取消的機票，如因員工個人原因取消導(dǎo)致的損失由員工自行承擔。若因公司原因取消機票預(yù)訂，TMC應(yīng)積極與航空公司溝通協(xié)調(diào)，爭取減少損失。三、機票價格與艙位管理（一）價格政策1.TMC應(yīng)與各航空公司簽訂合作協(xié)議，爭取優(yōu)惠的機票價格政策。公司鼓勵員工在預(yù)訂機票時，充分利用TMC與航空公司的合作優(yōu)勢，選擇性價比高的航班。2.TMC應(yīng)定期對市場機票價格進行監(jiān)測和分析，根據(jù)市場動態(tài)及時調(diào)整機票預(yù)訂策略，確保公司能夠獲得合理的機票價格。對于價格波動較大的航線，TMC應(yīng)提前向員工發(fā)布預(yù)警信息，以便員工合理安排出行計劃。（二）艙位選擇1.員工在預(yù)訂機票時，應(yīng)根據(jù)出行的實際需求和公司的相關(guān)規(guī)定選擇合適的艙位。一般情況下，優(yōu)先選擇經(jīng)濟艙出行。如因工作需要或特殊情況確需乘坐商務(wù)艙或頭等艙的，應(yīng)提前向上級領(lǐng)導(dǎo)申請，經(jīng)批準后方可預(yù)訂。2.TMC在為員工預(yù)訂機票時，應(yīng)按照員工申請的艙位進行預(yù)訂。如因航空公司原因無法提供所申請的艙位，TMC應(yīng)及時與員工溝通協(xié)商，提供其他可行的解決方案。四、機票購買與支付（一）購買方式1.TMC根據(jù)員工的預(yù)訂信息，統(tǒng)一向航空公司購買機票。購買成功后，TMC應(yīng)及時向員工提供機票電子行程單或紙質(zhì)機票。2.對于通過其他正規(guī)機票銷售平臺預(yù)訂的機票，員工應(yīng)按照平臺的要求完成購買流程，并確保獲取有效的機票憑證。（二）支付方式1.公司與TMC簽訂支付協(xié)議，由公司統(tǒng)一向TMC支付機票費用。TMC應(yīng)在收到員工預(yù)訂信息并確認機票購買成功后，及時向公司提供發(fā)票及相關(guān)支付明細。2.員工不得自行支付機票費用，如有特殊情況需要墊付的，應(yīng)提前向財務(wù)部門申請，并在規(guī)定的時間內(nèi)辦理報銷手續(xù)。財務(wù)部門在審核報銷憑證時，應(yīng)嚴格按照公司的財務(wù)制度進行處理。五、機票報銷（一）報銷憑證1.員工報銷機票費用時，應(yīng)提供有效的機票電子行程單或紙質(zhì)機票作為報銷憑證。電子行程單應(yīng)包含乘客姓名、航班號、出發(fā)地、目的地、起飛時間、到達時間、票價等完整信息，并加蓋航空公司電子客票業(yè)務(wù)專用章。2.除機票電子行程單或紙質(zhì)機票外，員工還應(yīng)提供登機牌、支付憑證等相關(guān)證明材料，以證明機票的真實性和有效性。（二）報銷流程1.員工完成公務(wù)出行后，應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)整理好機票報銷憑證，并按照公司的報銷流程填寫報銷申請表。報銷申請表應(yīng)詳細填寫出行日期、出發(fā)地、目的地、行程安排、機票價格、報銷金額等內(nèi)容，并附上相關(guān)證明材料。2.員工所在部門負責人對報銷申請表進行初審，審核內(nèi)容包括出行的必要性、行程安排的合理性、報銷金額的準確性等。初審?fù)ㄟ^后，部門負責人在報銷申請表上簽字確認。3.財務(wù)部門對報銷憑證進行復(fù)審，重點審核報銷憑證的真實性、合法性、完整性以及報銷金額是否符合公司的財務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定。復(fù)審?fù)ㄟ^后，財務(wù)部門在報銷申請表上簽字確認，并按照公司的財務(wù)流程進行報銷支付。（三）報銷標準1.公司根據(jù)不同的出行目的地和職級設(shè)定機票報銷標準。員工在預(yù)訂機票時，應(yīng)嚴格按照報銷標準選擇合適的航班和艙位，超出報銷標準的部分由員工自行承擔。2.對于因特殊情況需要乘坐高于報銷標準艙位的員工，應(yīng)在報銷申請時詳細說明原因，并經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準。未經(jīng)批準的超標準報銷申請，財務(wù)部門不予受理。六、機票信息管理（一）信息記錄1.TMC應(yīng)建立完善的機票預(yù)訂信息管理系統(tǒng)，對員工的機票預(yù)訂、購買、變更、取消等信息進行詳細記錄。記錄內(nèi)容應(yīng)包括員工姓名、出行日期、出發(fā)地、目的地、航班號、票價、支付金額、報銷情況等。2.公司財務(wù)部門應(yīng)建立機票費用臺賬，對每一筆機票費用進行詳細登記，包括費用發(fā)生時間、員工姓名、出行事由、機票金額、報銷金額等信息。臺賬應(yīng)定期進行核對和清理，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。（二）信息查詢與統(tǒng)計1.員工有權(quán)查詢自己的機票預(yù)訂和報銷信息，TMC和公司財務(wù)部門應(yīng)提供相應(yīng)的查詢渠道和服務(wù)。員工可通過TMC系統(tǒng)或公司內(nèi)部辦公平臺查詢機票預(yù)訂狀態(tài)、行程信息、報銷進度等內(nèi)容。2.公司財務(wù)部門應(yīng)定期對機票費用進行統(tǒng)計分析，包括費用支出情況、出行目的地分布、艙位選擇情況等。統(tǒng)計分析結(jié)果應(yīng)及時上報公司管理層，為公司制定機票管理政策和費用控制措施提供數(shù)據(jù)支持。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計部門應(yīng)定期對機票管理情況進行審計檢查，重點檢查機票預(yù)訂流程的合規(guī)性、機票價格的合理性、報銷憑證的真實性等內(nèi)容。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并督促相關(guān)部門進行整改。2.公司財務(wù)部門應(yīng)加強對機票費用報銷的審核力度，嚴格把關(guān)報銷憑證的真實性、合法性和完整性。對于不符合報銷規(guī)定的機票費用，財務(wù)部門有權(quán)拒絕報銷，并及時通知員工和相關(guān)部門。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)積極配合民航管理部門、稅務(wù)部門等相關(guān)外部機構(gòu)的監(jiān)督檢查，如實提供機票管理的相關(guān)資料和信息。對于外部機構(gòu)提出的問題和要求，應(yīng)及時進行整改和回復(fù)。2.公司應(yīng)關(guān)注行業(yè)動態(tài)和政策法規(guī)變化，及時調(diào)整機票管理辦法，確保公司的機票管理工作符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.員工在機票預(yù)訂、購買、報銷等過程中，如有以下行為之一的，視為違規(guī)：未通過公司指定的TMC或其他正規(guī)渠道預(yù)訂機票；提供虛假的機票預(yù)訂或報銷信息；擅自變更機票預(yù)訂信息或取消機票預(yù)訂，導(dǎo)致公司損失；違反公司機票報銷標準，超標準預(yù)訂或報銷機票；其他違反本辦法規(guī)定的行為。2.TMC在為公司提供機票服務(wù)過程中，如有以下行為之一的，視為違規(guī)：未按照公司要求提供準確、及時的機票預(yù)訂和服務(wù)信息；與航空公司勾結(jié)，謀取不正當利益，損害公司利益；未嚴格執(zhí)行公司的機票價格政策和艙位管理規(guī)定；其他違反合作協(xié)議和本辦法規(guī)定的行為。（二）處理措施1.對于員工的違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理措施，包括但不限于警告、罰款、取消當年評優(yōu)資格、解除勞動合同等。因員工違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，公司有權(quán)要求員工賠償相應(yīng)的損失。2.對于TMC的違規(guī)行為，公司將