電子出圖章管理辦法總則目的與背景隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，電子文件在各行業(yè)的應(yīng)用日益廣泛，電子出圖章作為電子文件中確認(rèn)圖紙有效性和完整性的重要工具，其使用和管理的規(guī)范性變得尤為重要。為了加強(qiáng)公司電子出圖章的管理，確保電子圖紙的安全性、真實(shí)性和有效性，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本管理辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及電子出圖章使用的部門、項(xiàng)目以及相關(guān)人員。電子出圖章的制作、發(fā)放、使用、變更和注銷等管理活動(dòng)均應(yīng)遵循本辦法。定義本辦法所稱電子出圖章，是指以電子數(shù)據(jù)圖形表現(xiàn)的，用于確認(rèn)公司電子圖紙合法性和有效性的圖形化電子簽名。電子出圖章與公司傳統(tǒng)實(shí)體出圖章具有同等法律效力。管理職責(zé)管理部門公司指定[具體部門名稱]作為電子出圖章的歸口管理部門，負(fù)責(zé)電子出圖章的統(tǒng)一管理工作。其主要職責(zé)包括：1.制定和完善電子出圖章管理的相關(guān)制度和流程。2.審核電子出圖章的申請(qǐng)，負(fù)責(zé)電子出圖章的制作、發(fā)放和回收。3.監(jiān)督和檢查電子出圖章的使用情況，處理違規(guī)使用行為。4.定期對(duì)電子出圖章系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。使用部門各使用部門負(fù)責(zé)本部門電子出圖章的日常管理和使用工作。其主要職責(zé)包括：1.提出本部門電子出圖章的申請(qǐng)，并對(duì)申請(qǐng)信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。2.指定專人負(fù)責(zé)本部門電子出圖章的保管和使用，確保電子出圖章的安全。3.對(duì)本部門電子出圖章的使用情況進(jìn)行記錄和統(tǒng)計(jì)，定期向管理部門匯報(bào)。4.配合管理部門做好電子出圖章的監(jiān)督檢查工作，及時(shí)整改存在的問題。技術(shù)支持部門公司[技術(shù)支持部門名稱]負(fù)責(zé)為電子出圖章系統(tǒng)提供技術(shù)支持和保障。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)電子出圖章系統(tǒng)的開發(fā)、維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的功能滿足公司業(yè)務(wù)需求。2.保障電子出圖章系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全，防止系統(tǒng)遭受黑客攻擊和數(shù)據(jù)泄露。3.為使用部門提供技術(shù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，解決使用過程中遇到的技術(shù)問題。電子出圖章的制作與發(fā)放申請(qǐng)各部門需要使用電子出圖章時(shí)，應(yīng)填寫《電子出圖章申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明申請(qǐng)?jiān)?、使用范圍、使用期限等信息，并?jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交給管理部門。申請(qǐng)信息應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容：1.申請(qǐng)部門名稱、負(fù)責(zé)人姓名及聯(lián)系方式。2.電子出圖章的用途和使用范圍。3.預(yù)計(jì)使用期限。4.申請(qǐng)人姓名及身份證號(hào)碼。審核管理部門收到申請(qǐng)后，應(yīng)在[規(guī)定工作日]內(nèi)對(duì)申請(qǐng)信息進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括申請(qǐng)部門的資質(zhì)、申請(qǐng)?jiān)虻暮侠硇?、使用范圍的合?guī)性等。審核通過后，管理部門應(yīng)將申請(qǐng)信息提交給公司領(lǐng)導(dǎo)審批。制作經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，管理部門應(yīng)按照公司規(guī)定的樣式和規(guī)格制作電子出圖章。電子出圖章應(yīng)包含公司名稱、出圖章編號(hào)、有效期等必要信息，并采用先進(jìn)的加密技術(shù)進(jìn)行加密處理，確保電子出圖章的安全性和唯一性。發(fā)放電子出圖章制作完成后，管理部門應(yīng)及時(shí)將電子出圖章發(fā)放給申請(qǐng)部門。發(fā)放時(shí)，應(yīng)與申請(qǐng)部門辦理交接手續(xù)，填寫《電子出圖章發(fā)放登記表》，記錄電子出圖章的發(fā)放時(shí)間、接收人等信息。電子出圖章的使用使用權(quán)限電子出圖章僅限申請(qǐng)部門指定的專人使用，使用人員應(yīng)經(jīng)過公司的授權(quán)和培訓(xùn)，熟悉電子出圖章的使用方法和相關(guān)規(guī)定。使用人員不得將電子出圖章轉(zhuǎn)借他人使用，不得在未經(jīng)授權(quán)的電子圖紙上加蓋電子出圖章。使用流程1.使用人員在使用電子出圖章前，應(yīng)先登錄電子出圖章系統(tǒng)，輸入用戶名和密碼進(jìn)行身份驗(yàn)證。2.身份驗(yàn)證通過后，選擇需要加蓋電子出圖章的電子圖紙，并確認(rèn)圖紙的內(nèi)容和版本。3.在電子圖紙的指定位置加蓋電子出圖章，并保存加蓋后的電子圖紙。4.使用人員應(yīng)在《電子出圖章使用記錄表》上記錄使用時(shí)間、使用圖紙名稱、使用原因等信息。使用限制1.電子出圖章應(yīng)僅用于公司內(nèi)部的正式電子圖紙，不得用于其他非業(yè)務(wù)用途。2.電子出圖章的使用范圍應(yīng)嚴(yán)格按照申請(qǐng)時(shí)確定的范圍執(zhí)行，不得超出使用范圍使用。3.電子出圖章的有效期應(yīng)與申請(qǐng)時(shí)確定的使用期限一致，有效期屆滿后，使用部門應(yīng)及時(shí)辦理延期或注銷手續(xù)。電子出圖章的變更與注銷變更當(dāng)電子出圖章的使用部門、使用人員、使用范圍等信息發(fā)生變更時(shí)，使用部門應(yīng)及時(shí)填寫《電子出圖章變更申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交給管理部門。管理部門應(yīng)在[規(guī)定工作日]內(nèi)對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后，對(duì)電子出圖章的相關(guān)信息進(jìn)行變更。注銷當(dāng)電子出圖章不再使用時(shí)，使用部門應(yīng)及時(shí)填寫《電子出圖章注銷申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交給管理部門。管理部門應(yīng)在[規(guī)定工作日]內(nèi)對(duì)注銷申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后，收回電子出圖章，并在電子出圖章系統(tǒng)中注銷該電子出圖章的使用權(quán)限。注銷后的電子出圖章應(yīng)妥善保管，以備后續(xù)查詢和審計(jì)。安全管理系統(tǒng)安全1.技術(shù)支持部門應(yīng)定期對(duì)電子出圖章系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和修復(fù)系統(tǒng)存在的安全漏洞。2.電子出圖章系統(tǒng)應(yīng)采用先進(jìn)的加密技術(shù)對(duì)電子出圖章和相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)泄露和篡改。3.電子出圖章系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限控制，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能登錄系統(tǒng)進(jìn)行操作。數(shù)據(jù)備份技術(shù)支持部門應(yīng)定期對(duì)電子出圖章系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)中。數(shù)據(jù)備份應(yīng)至少保存[規(guī)定年限]，以備后續(xù)查詢和審計(jì)。應(yīng)急處理公司應(yīng)制定電子出圖章系統(tǒng)的應(yīng)急預(yù)案，當(dāng)系統(tǒng)出現(xiàn)故障、數(shù)據(jù)丟失、遭受黑客攻擊等突發(fā)事件時(shí)，能夠及時(shí)采取有效的應(yīng)急措施，保障電子出圖章系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的安全。監(jiān)督檢查與違規(guī)處理監(jiān)督檢查管理部門應(yīng)定期對(duì)電子出圖章的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括電子出圖章的使用權(quán)限、使用流程、使用記錄等。監(jiān)督檢查可以采取定期檢查和不定期抽查相結(jié)合的方式進(jìn)行。違規(guī)處理對(duì)于違反本辦法規(guī)定使用電子出圖章的行為，管理部門應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。處理方式包括但不限于：1.警告：對(duì)違規(guī)情節(jié)較輕的使用人員，給予口頭或書面警告。2.暫停使用：對(duì)違規(guī)情節(jié)較重的使用人員，暫停其電子出圖章的使用權(quán)限，責(zé)令其限期整改。3.注銷權(quán)限：對(duì)違規(guī)情節(jié)嚴(yán)重的使用人員，注銷其電子出圖章的使用權(quán)限