不動產檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強公司不動產檔案管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，維護公司合法權益，依據國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有不動產檔案的管理，包括但不限于土地、房屋、建筑物、構筑物等不動產的產權登記、交易、租賃、抵押、處置等相關檔案資料。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內容必須真實反映不動產的實際情況和業(yè)務辦理過程。2.完整性原則：全面收集、整理與不動產相關的各類文件、資料，確保檔案不缺失。3.準確性原則：檔案信息準確無誤，數據記錄清晰，表述規(guī)范。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄露。5.便利性原則：檔案管理應便于查詢、借閱和利用，提高工作效率。（四）職責分工1.檔案管理部門負責制定和完善不動產檔案管理制度，并組織實施。集中統(tǒng)一管理公司不動產檔案，進行檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、存儲等工作。建立不動產檔案數據庫，實現檔案信息的電子化管理，方便查詢和利用。定期對檔案進行清查、盤點，確保檔案的完整和安全。負責檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序對已失去保存價值的檔案進行處理。2.業(yè)務部門負責本部門不動產相關業(yè)務檔案的形成、積累和初步整理工作，并按照規(guī)定及時移交檔案管理部門。在辦理不動產相關業(yè)務過程中，嚴格遵守檔案管理規(guī)定，確保檔案資料的真實、準確和完整。配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等工作，提供必要的協助和支持。3.其他部門在各自職責范圍內，協助檔案管理部門做好不動產檔案管理工作，如涉及不動產的財務部門提供相關財務資料，法務部門提供法律文件等。對本部門使用或保管的不動產檔案負有安全保管責任，不得擅自銷毀、涂改或丟失檔案。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.不動產產權登記文件，包括不動產權證書、登記申請書、審批表、附圖、權籍調查表等。2.不動產交易合同、協議，如買賣合同、租賃合同、抵押合同等。3.不動產評估報告、測繪報告。4.不動產處置相關文件，如拍賣文件、轉讓協議、清算報告等。5.與不動產相關的會議紀要、決策文件、通知等。6.其他與不動產有關的文件、資料，如照片、錄像、錄音等視聽資料。（二）收集要求1.業(yè)務部門應在業(yè)務辦理完畢后的規(guī)定時間內，將形成的不動產檔案資料收集齊全，并進行初步整理。2.收集的檔案資料應原件齊全，如因特殊原因無法提供原件的，應提供經核對無誤的復印件，并注明原件存放處。3.檔案資料應字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，不得使用易褪色的書寫材料。（三）整理方法1.分類按照不動產的類別進行分類，如土地、房屋、商業(yè)地產等。在每一類下，再根據業(yè)務類型進一步細分，如產權登記、交易、租賃等。2.編號為每一份檔案編制唯一的編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識別和管理。編號可采用數字編碼的方式，如“年份+類別代碼+順序號”。3.裝訂將檔案資料按照一定順序排列整齊，采用線裝或膠裝的方式進行裝訂，確保檔案牢固、整齊。對于幅面較大的圖紙、圖表等，應折疊成A4規(guī)格后裝訂。4.編目編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內容。目錄應打印或手寫清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨成冊。三、檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質檔案設立專門的檔案庫房，配備檔案柜、貨架等存儲設備，按照檔案類別和編號順序存放紙質檔案。檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定標準，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子檔案建立電子檔案存儲系統(tǒng)，采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設備對電子檔案進行備份存儲。電子檔案應按照分類和編號進行存儲，存儲路徑應清晰明確，便于查找和調用。定期對電子檔案進行數據備份，備份數據應存儲在不同的介質上，并異地存放，防止數據丟失。（二）保管期限1.根據不動產檔案的重要性和使用價值，確定不同檔案的保管期限，保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的檔案主要包括不動產權證書、涉及公司重大權益的不動產交易合同、不動產處置相關的重要文件等。長期保管的檔案保管期限一般為30年，如一般性的不動產交易合同、產權登記資料等。短期保管的檔案保管期限一般為10年，如臨時性的不動產租賃協議等。2.檔案保管期限自檔案形成之日起計算，保管期限屆滿后，按照規(guī)定程序進行鑒定和銷毀。（三）安全管理1.檔案庫房應安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設施，配備必要的消防器材和安全報警裝置。2.嚴格限制檔案庫房的訪問權限，未經授權人員不得進入檔案庫房。檔案管理人員應定期對檔案庫房進行巡查，確保檔案安全。3.對電子檔案的訪問應設置嚴格的權限管理，采用加密技術保障電子檔案的信息安全。定期對電子檔案存儲系統(tǒng)進行維護和檢查，防止病毒入侵和數據損壞。4.檔案管理人員應嚴格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案。對違反檔案安全管理規(guī)定的行為，應依法追究責任。四、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應遵循合法、合理、必要的原則，確保檔案信息的安全和保密。2.檔案利用應有利于公司業(yè)務發(fā)展和決策支持，為公司各部門提供準確、及時的檔案資料。（二）利用方式1.查閱公司內部人員因工作需要查閱不動產檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內容和范圍，經所在部門負責人簽字批準后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應根據申請內容，提供相應的檔案資料，并在查閱現場進行監(jiān)督，確保查閱過程規(guī)范、有序。查閱人員不得擅自摘抄、復制檔案內容，如需摘抄、復制，應另行申請并經批準。2.借閱因特殊情況需要借閱不動產檔案的，借閱人應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限和歸還時間，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字批準后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。借閱人歸還檔案時，檔案管理部門應認真核對檔案的完整性和準確性，如發(fā)現檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人的責任。（三）保密規(guī)定1.檔案管理人員應對檔案內容嚴格保密，不得泄露檔案信息給無關人員。2.在檔案利用過程中，查閱和借閱人員應遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播檔案內容。對涉及公司商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，應采取特殊的保密措施。3.檔案管理部門應定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計和分析，發(fā)現異常情況及時報告并采取措施。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務部門負責人和相關專業(yè)人員組成。鑒定工作小組負責對到期檔案進行鑒定，提出檔案的存毀意見。（二）鑒定標準1.對保管期限屆滿的檔案，根據其歷史價值、現實利用價值和保存意義進行鑒定。2.具有重要歷史價值、對公司業(yè)務發(fā)展有重要參考作用或涉及法律糾紛等的檔案，應繼續(xù)保存；對已失去保存價值、確無利用必要的檔案，可予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，形成鑒定報告，明確檔案的存毀意見。2.經公司主管領導批準后，檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄擬銷毀檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。3.《檔案銷毀清冊》經審核無誤后，由檔案管理部門組織實施銷毀工作。銷毀檔案時，應