生產(chǎn)部文件管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)生產(chǎn)部文件管理，確保文件的有效控制，保證生產(chǎn)活動(dòng)的正常進(jìn)行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于生產(chǎn)部所有文件的管理，包括但不限于生產(chǎn)計(jì)劃、工藝文件、操作規(guī)程、質(zhì)量記錄、設(shè)備維護(hù)文件等。（三）職責(zé)1.生產(chǎn)部經(jīng)理負(fù)責(zé)生產(chǎn)部文件管理工作的總體領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督。審批重要文件的制定、修訂和廢止。2.文件管理員負(fù)責(zé)文件的收集、整理、編號(hào)、歸檔、保管和借閱等具體工作。定期對(duì)文件進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。3.各生產(chǎn)崗位人員負(fù)責(zé)本崗位相關(guān)文件的正確使用、保管和及時(shí)反饋文件執(zhí)行過(guò)程中的問(wèn)題。（四）文件管理原則1.合法性原則：文件內(nèi)容必須符合國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.準(zhǔn)確性原則：文件表述應(yīng)準(zhǔn)確清晰，避免歧義。3.完整性原則：文件應(yīng)涵蓋生產(chǎn)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，確保無(wú)遺漏。4.可追溯性原則：文件應(yīng)具備可追溯性，以便在需要時(shí)能夠快速查找和查閱相關(guān)信息。二、文件分類與編號(hào)（一）文件分類1.生產(chǎn)計(jì)劃類：包括年度生產(chǎn)計(jì)劃、月度生產(chǎn)計(jì)劃、周生產(chǎn)計(jì)劃等。2.工藝文件類：如工藝流程、工藝卡片、作業(yè)指導(dǎo)書等。3.操作規(guī)程類：設(shè)備操作規(guī)程、安全操作規(guī)程等。4.質(zhì)量記錄類：生產(chǎn)過(guò)程中的各種檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。5.設(shè)備維護(hù)文件類：設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃、設(shè)備維修記錄等。6.其他文件類：如部門通知、會(huì)議紀(jì)要等。（二）文件編號(hào)1.文件編號(hào)采用統(tǒng)一的編碼規(guī)則，確保文件編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號(hào)格式為：[部門代碼][文件類別代碼][年份][順序號(hào)]。部門代碼：生產(chǎn)部代碼為“SC”。文件類別代碼：按照上述文件分類分別設(shè)定，如生產(chǎn)計(jì)劃類為“PJ”，工藝文件類為“GY”等。年份：取文件制定或修訂的年份后兩位數(shù)字。順序號(hào)：按照文件產(chǎn)生的先后順序依次編號(hào)，從001開始。3.示例：SCPJ23001，表示生產(chǎn)部2023年制定的第1份生產(chǎn)計(jì)劃文件。三、文件的制定與修訂（一）制定1.根據(jù)生產(chǎn)管理的需要，由相關(guān)部門或崗位人員提出文件制定申請(qǐng)。2.申請(qǐng)內(nèi)容應(yīng)包括文件名稱、目的、適用范圍、主要內(nèi)容等。3.文件制定人員應(yīng)收集相關(guān)資料，進(jìn)行充分的調(diào)研和分析，確保文件內(nèi)容的科學(xué)性和實(shí)用性。4.文件初稿完成后，應(yīng)提交部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過(guò)后報(bào)生產(chǎn)部經(jīng)理審批。5.審批通過(guò)的文件由文件管理員進(jìn)行編號(hào)、排版，并打印成冊(cè)。（二）修訂1.當(dāng)文件所依據(jù)的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生變化，或生產(chǎn)工藝、設(shè)備等發(fā)生重大變更，導(dǎo)致文件內(nèi)容需要修訂時(shí)，由相關(guān)部門或崗位人員提出修訂申請(qǐng)。2.修訂申請(qǐng)應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明修訂的原因、內(nèi)容和范圍。3.修訂程序與制定程序相同，修訂后的文件應(yīng)注明修訂版本號(hào)和修訂日期。4.對(duì)于重要文件的修訂，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保相關(guān)人員了解文件修訂的內(nèi)容和要求。四、文件的發(fā)放與回收（一）發(fā)放1.文件管理員根據(jù)文件審批結(jié)果，將文件發(fā)放至相關(guān)部門和崗位。2.發(fā)放時(shí)應(yīng)填寫《文件發(fā)放登記表》，注明文件名稱、編號(hào)、發(fā)放部門、發(fā)放日期、領(lǐng)取人等信息，并由領(lǐng)取人簽字確認(rèn)。3.對(duì)于受控文件，應(yīng)在文件上加蓋“受控”章，并注明分發(fā)號(hào)。（二）回收1.當(dāng)文件作廢或不再使用時(shí)，由文件管理員負(fù)責(zé)回收。2.回收時(shí)應(yīng)填寫《文件回收登記表》，注明文件名稱、編號(hào)、回收部門、回收日期等信息，并由回收人簽字確認(rèn)。3.對(duì)于回收的作廢文件，應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)和隔離，防止誤使用。五、文件的保管與借閱（一）保管1.文件管理員應(yīng)設(shè)立專門的文件保管場(chǎng)所，確保文件存放環(huán)境安全、整潔、干燥，防止文件損壞、丟失和泄密。2.文件應(yīng)分類存放，便于查找和取用。對(duì)于電子文件，應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全的存儲(chǔ)介質(zhì)上。3.文件管理員應(yīng)定期對(duì)文件進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)文件缺失或損壞，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。（二）借閱1.因工作需要借閱文件時(shí)，借閱人應(yīng)填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批通過(guò)后，文件管理員根據(jù)《文件借閱申請(qǐng)表》發(fā)放文件，并填寫《文件借閱登記表》，注明借閱人姓名、部門、借閱日期、歸還日期等信息。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得擅自復(fù)印、轉(zhuǎn)借或涂改。如需復(fù)印文件，應(yīng)另行填寫《文件復(fù)印申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，由文件管理員負(fù)責(zé)復(fù)印。4.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還文件。如需延期借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。5.文件管理員應(yīng)對(duì)歸還的文件進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)向借閱人追究責(zé)任。六、文件的作廢與銷毀（一）作廢1.當(dāng)文件不再適用或已被新文件替代時(shí)，由文件管理員及時(shí)將其標(biāo)識(shí)為作廢文件。2.作廢文件應(yīng)與有效文件進(jìn)行隔離，防止誤使用。（二）銷毀1.對(duì)于作廢的紙質(zhì)文件，由文件管理員填寫《文件銷毀申請(qǐng)表》，注明文件名稱、編號(hào)、銷毀原因等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批通過(guò)后，由文件管理員會(huì)同相關(guān)人員在指定地點(diǎn)對(duì)作廢文件進(jìn)行銷毀，并填寫《文件銷毀記錄》，注明銷毀日期、銷毀人等信息。3.對(duì)于作廢的電子文件，應(yīng)采用安全的方式進(jìn)行刪除或格式化處理，確保文件信息無(wú)法恢復(fù)。七、文件的保密管理（一）保密范圍生產(chǎn)部文件中涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、生產(chǎn)工藝、客戶信息等內(nèi)容的文件，均屬于保密文件范疇。（二）保密措施1.對(duì)保密文件應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，明確保密等級(jí)。保密等級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。2.絕密文件僅限公司高層管理人員查閱和使用；機(jī)密文件僅限相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和經(jīng)授權(quán)的人員查閱和使用；秘密文件僅限本部門相關(guān)人員查閱和使用。3.查閱保密文件時(shí)，應(yīng)填寫《保密文件查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和保密管理部門審批后，在指定地點(diǎn)查閱，并由專人陪同。4.復(fù)印保密文件應(yīng)嚴(yán)格按照審批程序進(jìn)行，復(fù)印件應(yīng)按照原件的保密等級(jí)進(jìn)行管理。5.嚴(yán)禁將保密文件帶出公司或轉(zhuǎn)借他人，如需攜帶外出，應(yīng)經(jīng)公司高層管理人員批準(zhǔn)，并采取必要的保密措施。6.對(duì)涉及保密文件的計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)介質(zhì)等應(yīng)進(jìn)行加密管理，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限和密碼。7.定期對(duì)保密文件的管理情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，確保保密文件的安全。八、文件管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督1.生產(chǎn)部經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)文件管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保文件管理工作符合本辦法的要求。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括文件的制定、修訂、發(fā)放、回收、保管、借閱、作廢與銷毀等環(huán)節(jié)。3.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門或人員限期整改。（二）考核1.建立文件管理工作