人事章使用管理辦法總則制定目的為規(guī)范公司人事章的使用與管理，確保人事章使用的安全性、準(zhǔn)確性和合法性，維護(hù)公司的正常運營秩序和合法權(quán)益，結(jié)合國家相關(guān)法律法規(guī)和公司實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及人事章使用的部門、員工及相關(guān)業(yè)務(wù)流程。人事章是指公司專門用于人事管理相關(guān)事務(wù)的印章，包括但不限于員工錄用、離職、考勤、薪資福利、檔案管理等方面的業(yè)務(wù)。管理原則人事章的使用管理遵循“嚴(yán)格審批、規(guī)范操作、責(zé)任明確”的原則，確保每一次使用都有合理的依據(jù)和完整的記錄。人事章的刻制與啟用刻制申請公司因業(yè)務(wù)需要刻制人事章時，由人力資源部門提出申請，填寫《人事章刻制申請表》，詳細(xì)說明刻制原因、用途、樣式等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，報公司行政部門備案?？讨屏鞒绦姓块T根據(jù)批準(zhǔn)的申請，選擇具有合法資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制?？讨仆瓿珊?，行政部門應(yīng)及時對印章進(jìn)行驗收，檢查印章的規(guī)格、字體、圖案等是否符合要求。啟用登記人事章刻制完成并驗收合格后，行政部門應(yīng)建立《人事章啟用登記表》，記錄印章的刻制時間、啟用時間、保管人等信息，并將印章交付給指定的保管人。同時，行政部門應(yīng)及時向公司各部門發(fā)布人事章啟用通知，告知印章的樣式、使用范圍和相關(guān)注意事項。人事章的保管保管人員人事章由人力資源部門指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉公司人事管理業(yè)務(wù)和印章使用規(guī)定。保管人員發(fā)生變更時，應(yīng)辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)，填寫《人事章交接登記表》，注明交接時間、交接內(nèi)容、雙方簽字等信息。保管要求保管人員應(yīng)將人事章存放在專門的保險柜或帶鎖的抽屜中，確保印章的安全。保險柜或抽屜的鑰匙由保管人員專人保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。嚴(yán)禁在空白紙張、文件上加蓋人事章。日常檢查保管人員應(yīng)定期對人事章進(jìn)行檢查，確保印章的完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時向部門負(fù)責(zé)人報告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。人事章的使用范圍員工錄用與離職在員工錄用環(huán)節(jié)，人事章可用于加蓋在《錄用通知書》《勞動合同》等文件上，確認(rèn)公司與員工之間的雇傭關(guān)系。在員工離職環(huán)節(jié)，人事章可用于加蓋在《離職證明》《解除勞動合同協(xié)議書》等文件上，證明員工與公司之間的勞動關(guān)系已經(jīng)解除?？记谂c薪資福利人事章可用于加蓋在員工考勤記錄、薪資發(fā)放表、福利申請表等文件上，作為公司對員工考勤情況、薪資福利發(fā)放的確認(rèn)依據(jù)。檔案管理人事章可用于加蓋在員工人事檔案材料上，如《員工履歷表》《培訓(xùn)記錄》《獎懲記錄》等，確保檔案材料的真實性和完整性。其他人事管理事務(wù)除上述范圍外，人事章還可用于其他與人事管理相關(guān)的事務(wù)，如人事調(diào)動、職稱評定、社會保險辦理等，但必須符合公司的相關(guān)規(guī)定和業(yè)務(wù)流程。人事章的使用審批申請流程使用人事章時，申請人應(yīng)填寫《人事章使用申請表》，詳細(xì)說明使用原因、使用文件名稱、份數(shù)等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。涉及重要事項或金額較大的業(yè)務(wù)，還需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。審批權(quán)限部門負(fù)責(zé)人對一般性人事管理事務(wù)的印章使用申請具有審批權(quán)限；公司分管領(lǐng)導(dǎo)對涉及重要人事決策、重大金額支出等事項的印章使用申請具有最終審批權(quán)限。特殊情況處理如遇緊急情況需要使用人事章，申請人可先通過電話或其他方式向部門負(fù)責(zé)人或公司分管領(lǐng)導(dǎo)請示，經(jīng)同意后可先行使用印章，但事后應(yīng)及時補辦審批手續(xù)。人事章的使用登記登記內(nèi)容每次使用人事章后，保管人員應(yīng)在《人事章使用登記表》上進(jìn)行詳細(xì)登記，包括使用時間、使用人、使用事由、使用文件名稱及份數(shù)等信息。登記要求登記內(nèi)容應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，不得隨意涂改或偽造。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和審計。人事章的停用與銷毀停用情形當(dāng)公司人事管理業(yè)務(wù)發(fā)生變更、人事章?lián)p壞無法正常使用或公司決定更換人事章等情況時，人事章應(yīng)予以停用。停用流程人力資源部門應(yīng)及時提出人事章停用申請，填寫《人事章停用申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，將停用的人事章交回行政部門。行政部門應(yīng)及時在《人事章啟用登記表》上注明停用時間，并向公司各部門發(fā)布人事章停用通知。銷毀處理停用的人事章應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。行政部門應(yīng)選擇具有合法資質(zhì)的銷毀單位進(jìn)行銷毀，并在銷毀過程中進(jìn)行監(jiān)督。銷毀完成后，行政部門應(yīng)取得銷毀證明，并將銷毀證明存檔備案。監(jiān)督與責(zé)任追究監(jiān)督機制公司審計部門和行政部門應(yīng)定期對人事章的使用管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括印章的保管、使用審批、登記記錄等方面。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時提出整改意見，并督促相關(guān)部門和人員進(jìn)行整改。責(zé)任追究對于違反本辦法規(guī)定使用人事章的行為，將視情節(jié)輕重追究相關(guān)人員的責(zé)任。對造成公司經(jīng)濟損失或不良影響的，將依法追究其法律責(zé)任。具體責(zé)任