通化采購管理辦法一、總則（一）目的為加強通化公司采購管理工作，規(guī)范采購行為，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于通化公司及所屬各部門、各分支機構的采購活動，包括物資采購、服務采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正的原則，對待所有供應商一視同仁，不得偏袒或歧視任何一方。3.公開透明原則：采購信息應及時、準確、完整地公開，接受公司內部和外部的監(jiān)督。4.效益原則：在保證采購質量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。5.誠實守信原則：采購活動各方應誠實守信，履行各自的責任和義務。二、采購組織與職責（一）采購決策機構公司成立采購決策委員會，由公司高層管理人員、相關部門負責人等組成。采購決策委員會負責審議重大采購項目，制定采購戰(zhàn)略和政策，監(jiān)督采購活動的執(zhí)行情況。（二）采購執(zhí)行部門公司設立采購部門，負責具體的采購業(yè)務操作。采購部門應配備專業(yè)的采購人員，明確各崗位的職責分工，確保采購工作的順利進行。采購人員應具備良好的職業(yè)道德、專業(yè)知識和溝通協(xié)調能力。（三）其他部門職責1.需求部門：負責提出采購需求，明確采購物資或服務的規(guī)格、數量、質量等要求，并對采購結果進行驗收。2.財務部門：負責審核采購預算，監(jiān)督采購資金的支付，參與采購合同的審核。3.審計部門：負責對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購行為的合法性、合規(guī)性和效益性。三、采購預算管理（一）預算編制1.各需求部門應根據本部門的工作計劃和業(yè)務需求，編制年度采購預算。采購預算應明確采購項目、數量、金額等內容，并經部門負責人審核后報財務部門。2.財務部門負責匯總各部門的采購預算，結合公司年度經營目標和資金狀況，編制公司年度采購總預算。采購總預算報采購決策委員會審議通過后執(zhí)行。（二）預算執(zhí)行1.采購部門應嚴格按照采購預算組織采購活動，不得超預算采購。如因特殊情況需要調整采購預算，應按照規(guī)定的程序進行審批。2.財務部門應加強對采購預算執(zhí)行情況的監(jiān)控，定期對采購支出進行分析和評估，及時發(fā)現和解決預算執(zhí)行過程中存在的問題。（三）預算調整1.當市場價格波動較大、采購需求發(fā)生重大變化等原因導致原采購預算無法滿足實際需要時，需求部門應及時提出預算調整申請。2.預算調整申請應詳細說明調整的原因、調整的內容和金額等，并經部門負責人審核后報財務部門。3.財務部門對預算調整申請進行審核，并報采購決策委員會審批。經審批通過的預算調整申請作為采購預算執(zhí)行的依據。四、采購流程（一）采購計劃制定1.需求部門根據業(yè)務發(fā)展需要，定期編制采購計劃。采購計劃應包括采購項目名稱、規(guī)格型號、數量、需求時間等內容。2.采購計劃經部門負責人審核后提交采購部門。采購部門對采購計劃進行匯總和分析，結合庫存情況和采購周期，制定具體的采購實施方案。（二）供應商選擇與管理1.供應商開發(fā)：采購部門應通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數據庫。對潛在供應商進行調查和評估，選擇符合公司要求的供應商納入合格供應商名錄。2.供應商評估：采購部門定期對供應商的供貨質量、價格、交貨期、售后服務等方面進行評估。評估結果作為供應商選擇和合作的重要依據。3.供應商管理：采購部門與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、合作情況等。對供應商進行動態(tài)管理，及時淘汰不合格供應商。（三）采購談判與合同簽訂1.采購部門根據采購實施方案，與選定的供應商進行采購談判。談判內容包括價格、質量、交貨期、售后服務等條款。2.談判達成一致后，采購部門起草采購合同。采購合同應明確采購物資或服務的名稱、規(guī)格型號、數量、價格、交貨期、質量標準、驗收方式、付款方式等內容。3.采購合同經法律部門審核后，報公司領導審批。審批通過后，由采購部門與供應商簽訂合同。（四）采購訂單下達1.采購合同簽訂后，采購部門根據合同要求下達采購訂單。采購訂單應明確采購物資或服務的具體要求、交貨時間、交貨地點等內容。2.采購訂單下達后，采購部門應及時跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應商按時、按質、按量交貨。（五）采購驗收1.物資或服務到貨前，需求部門應做好驗收準備工作，制定驗收方案，明確驗收標準和方法。2.物資或服務到貨后，需求部門按照驗收方案進行驗收。驗收內容包括物資的數量、質量、規(guī)格型號等是否符合合同要求。3.驗收合格后，需求部門填寫驗收報告，并由驗收人員簽字確認。驗收報告作為采購付款的重要依據。（六）采購付款1.采購部門根據采購合同和驗收報告，填寫付款申請單。付款申請單應注明采購項目名稱、合同編號、付款金額、付款方式等內容。2.付款申請單經需求部門、財務部門審核后，報公司領導審批。審批通過后，財務部門按照合同約定的付款方式進行付款。五、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應定期對采購活動進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如供應商違約、價格波動、質量問題等。2.根據風險識別和評估結果，確定風險等級，制定相應的風險應對措施。（二）風險應對措施1.供應商風險管理：加強對供應商的管理和監(jiān)督，選擇信譽良好、實力雄厚的供應商。簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權利和義務，約定違約責任。2.價格風險管理：關注市場價格動態(tài)，建立價格預警機制。通過招標、詢價、談判等方式，合理確定采購價格。與供應商簽訂價格調整條款，應對價格波動風險。3.質量風險管理：嚴格控制采購物資的質量，加強對供應商的質量監(jiān)督。在采購合同中明確質量標準和驗收方式，對驗收不合格的物資及時處理。4.合同風險管理：加強對采購合同的審核和管理，確保合同條款合法合規(guī)、明確清晰。建立合同執(zhí)行跟蹤機制，及時發(fā)現和解決合同執(zhí)行過程中存在的問題。六、采購監(jiān)督與審計（一）內部監(jiān)督1.采購部門應建立健全內部監(jiān)督機制，加強對采購過程的自我監(jiān)督。定期對采購業(yè)務進行自查，發(fā)現問題及時整改。2.公司審計部門應定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購行為的合法性、合規(guī)性和效益性。對審計發(fā)現的問題，提出整改意見，督促相關部門落實整改。（二）外部監(jiān)督1.采購活動應接受政府相關部門的監(jiān)督檢查，遵守國家法律法規(guī)和政策要求。2.公司應積極配合外部監(jiān)督檢查工作，及時提供相關資料和信息。對外部監(jiān)督檢查提出的問題，認真整改，確保采購活動合法合規(guī)。七、信息管理（一）采購信息收集采購部門應建立采購信息收集渠道，及時收集市場價格、供應商信息、采購政策法規(guī)等方面的信息。（二）采購信息分析與利用采購部門應對收集到的采購信息進行分析和整理，為采購決策提供依據。利用采購信息優(yōu)化采購流程，提高采購效率和