部門信息管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織部門信息管理，確保信息的準(zhǔn)確性、完整性、安全性和及時(shí)性，提高工作效率，促進(jìn)公司/組織各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在信息管理方面的活動(dòng)，包括但不限于信息的收集、整理、存儲(chǔ)、使用、共享、傳遞和銷毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：信息管理活動(dòng)必須符合國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保信息的合法獲取、使用和保護(hù)。2.準(zhǔn)確性原則：信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，避免虛假、誤導(dǎo)性或不完整的信息。3.完整性原則：涵蓋公司/組織運(yùn)營(yíng)所需的各類信息，確保信息鏈條的連續(xù)性和系統(tǒng)性。4.安全性原則：采取必要的安全措施，保護(hù)信息不被泄露、篡改或丟失，防止信息安全事故的發(fā)生。5.及時(shí)性原則：信息應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行更新和傳遞，以滿足業(yè)務(wù)決策和工作開展的需要。6.保密性原則：對(duì)于涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等，嚴(yán)格保密，防止信息泄露給無(wú)關(guān)人員。二、信息管理職責(zé)分工（一）信息管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織信息管理的相關(guān)制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司/組織信息資源，建立信息管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)，確保信息的集中存儲(chǔ)和有效管理。3.負(fù)責(zé)信息安全管理工作，包括網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、訪問控制等，定期進(jìn)行信息安全檢查和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，及時(shí)處理安全隱患。4.組織開展信息培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的信息管理意識(shí)和技能。5.協(xié)調(diào)各部門之間的信息共享與交流，促進(jìn)信息的有效利用。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門信息的收集、整理、審核和報(bào)送工作，確保信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.按照公司/組織信息管理規(guī)定，妥善保管本部門的信息資料，做好信息的保密工作。3.配合信息管理部門開展信息管理相關(guān)工作，如參與信息系統(tǒng)建設(shè)、提供信息需求等。4.負(fù)責(zé)本部門信息系統(tǒng)的日常使用和維護(hù)，及時(shí)反饋系統(tǒng)運(yùn)行中出現(xiàn)的問題。（三）員工個(gè)人1.按照公司/組織要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供個(gè)人工作相關(guān)信息。2.遵守信息管理規(guī)定，保護(hù)公司/組織和他人的信息安全，不得私自泄露、傳播或使用未經(jīng)授權(quán)的信息。3.正確使用公司/組織提供的信息資源和信息系統(tǒng)，不得進(jìn)行違規(guī)操作。三、信息收集與整理（一）收集渠道1.內(nèi)部業(yè)務(wù)流程產(chǎn)生的信息，如文件、報(bào)表、報(bào)告、會(huì)議記錄等。2.員工日常工作中收集的信息，包括市場(chǎng)調(diào)研數(shù)據(jù)、客戶反饋、業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)等。3.外部渠道獲取的信息，如政府部門發(fā)布的政策法規(guī)、行業(yè)協(xié)會(huì)提供的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、新聞媒體報(bào)道等。（二）收集要求1.明確信息收集的責(zé)任人，確保信息收集工作的落實(shí)。2.制定信息收集計(jì)劃，規(guī)定收集的內(nèi)容、范圍、時(shí)間和方式等，確保信息收集的全面性和系統(tǒng)性。3.對(duì)于重要信息，應(yīng)進(jìn)行多渠道核實(shí)，確保信息的真實(shí)性和可靠性。4.收集的信息應(yīng)具有針對(duì)性和實(shí)用性，能夠滿足公司/組織業(yè)務(wù)決策和管理的需要。（三）整理規(guī)范1.對(duì)收集到的信息進(jìn)行分類整理，可按照信息的性質(zhì)、來(lái)源、時(shí)間等維度進(jìn)行分類，建立清晰的信息目錄和索引。2.對(duì)信息進(jìn)行編碼和標(biāo)識(shí)，以便于信息的存儲(chǔ)、檢索和使用。3.對(duì)信息進(jìn)行審核和校對(duì)，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性，對(duì)于錯(cuò)誤或不完整的信息及時(shí)進(jìn)行修正和補(bǔ)充。4.將整理好的信息進(jìn)行存儲(chǔ)，存儲(chǔ)方式可根據(jù)信息的特點(diǎn)和使用頻率選擇合適的介質(zhì)，如紙質(zhì)檔案、電子文檔、數(shù)據(jù)庫(kù)等，并建立相應(yīng)的存儲(chǔ)管理制度。四、信息存儲(chǔ)與安全（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)存儲(chǔ)：對(duì)于重要的文件、合同、報(bào)表等紙質(zhì)資料，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類歸檔，存放在專門的檔案柜或檔案室中，并做好防潮、防火、防蟲等措施。2.電子存儲(chǔ)：利用公司/組織的信息管理系統(tǒng)或服務(wù)器，對(duì)電子文檔、數(shù)據(jù)等進(jìn)行集中存儲(chǔ)。電子存儲(chǔ)應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)和地點(diǎn)，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.云存儲(chǔ)：根據(jù)業(yè)務(wù)需要，可選擇合適的云存儲(chǔ)服務(wù)提供商，將部分非敏感信息存儲(chǔ)在云端，但應(yīng)確保云存儲(chǔ)服務(wù)符合公司/組織的信息安全要求，并簽訂相關(guān)的服務(wù)協(xié)議。（二）訪問控制1.根據(jù)信息的敏感程度和使用人員的工作職責(zé)，設(shè)定不同的訪問權(quán)限。對(duì)于涉及公司/組織商業(yè)秘密、核心信息等，應(yīng)嚴(yán)格限制訪問人員范圍，并采用加密、身份認(rèn)證等技術(shù)手段進(jìn)行保護(hù)。2.用戶訪問信息應(yīng)通過合法的賬號(hào)和密碼進(jìn)行登錄，嚴(yán)禁使用他人賬號(hào)訪問信息系統(tǒng)。3.定期對(duì)用戶賬號(hào)和訪問權(quán)限進(jìn)行審查和清理，對(duì)于離職、崗位變動(dòng)等人員的賬號(hào)及時(shí)進(jìn)行停用或權(quán)限調(diào)整。（三）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.制定數(shù)據(jù)備份策略，明確備份的時(shí)間間隔、備份內(nèi)容和備份存儲(chǔ)介質(zhì)等。重要數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行實(shí)時(shí)備份或定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的位置。2.定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞的情況下能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)，保證業(yè)務(wù)的連續(xù)性。3.對(duì)數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)過程進(jìn)行記錄，包括備份時(shí)間、備份數(shù)據(jù)量、恢復(fù)時(shí)間等，以便于審計(jì)和追溯。（四）信息安全防護(hù)1.建立信息安全防護(hù)體系，包括防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、防病毒軟件等，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。2.加強(qiáng)對(duì)信息系統(tǒng)的安全配置管理，定期進(jìn)行漏洞掃描和修復(fù)，確保系統(tǒng)的安全性。3.對(duì)員工進(jìn)行信息安全培訓(xùn)，提高員工的安全意識(shí)和防范能力，如不隨意點(diǎn)擊可疑鏈接、不下載不明來(lái)源的文件等。4.制定信息安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生信息安全事件時(shí)的應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工，及時(shí)采取措施進(jìn)行處置，降低事件對(duì)公司/組織造成的損失。五、信息使用與共享（一）使用規(guī)范1.員工在使用公司/組織信息時(shí)，應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，不得將信息用于與工作無(wú)關(guān)的目的。2.對(duì)于涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等，未經(jīng)授權(quán)不得擅自披露或使用。3.在使用信息過程中，如發(fā)現(xiàn)信息存在錯(cuò)誤或不準(zhǔn)確的情況，應(yīng)及時(shí)向信息管理部門反饋，以便進(jìn)行修正。（二）共享原則1.信息共享應(yīng)遵循必要性、最小化和授權(quán)原則，確保共享的信息是業(yè)務(wù)開展所必需的，且僅共享給經(jīng)過授權(quán)的人員或部門。2.對(duì)于共享的信息，應(yīng)明確共享的范圍、目的、使用期限等，并要求接收方遵守信息保密規(guī)定。3.建立信息共享審批機(jī)制，對(duì)于需要共享的重要信息，應(yīng)經(jīng)過相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)的審批同意后方可進(jìn)行共享。（三）共享方式1.通過公司/組織內(nèi)部的信息管理系統(tǒng)進(jìn)行信息共享，實(shí)現(xiàn)信息的在線查詢、下載和傳遞。2.對(duì)于一些臨時(shí)性或特定需求的信息共享，可采用電子郵件、即時(shí)通訊工具等方式進(jìn)行，但應(yīng)確保信息的安全性和可追溯性。3.在必要的情況下，可組織召開信息共享會(huì)議或培訓(xùn)，促進(jìn)部門之間的信息交流和溝通。六、信息傳遞與溝通（一）傳遞流程1.明確信息傳遞的發(fā)起方和接收方，發(fā)起方應(yīng)確保信息的準(zhǔn)確性和完整性，并按照規(guī)定的格式和渠道進(jìn)行傳遞。2.對(duì)于重要信息，應(yīng)采用書面形式進(jìn)行傳遞，并要求接收方進(jìn)行簽收確認(rèn)，以保證信息傳遞的可追溯性。3.信息傳遞過程中，如出現(xiàn)信息丟失、延誤或錯(cuò)誤等情況，發(fā)起方應(yīng)及時(shí)與接收方溝通，重新進(jìn)行傳遞或修正。（二）溝通機(jī)制1.建立定期的信息溝通會(huì)議制度，如周會(huì)、月會(huì)、季度會(huì)等，各部門匯報(bào)工作進(jìn)展、存在的問題及需要協(xié)調(diào)解決的事項(xiàng)，促進(jìn)部門之間的信息共享和協(xié)同工作。2.設(shè)立信息溝通平臺(tái)，如內(nèi)部論壇、工作群等，方便員工之間及時(shí)交流工作信息、反饋問題和提出建議。3.對(duì)于跨部門的重要項(xiàng)目或工作任務(wù)，應(yīng)建立專門的項(xiàng)目溝通機(jī)制，明確項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員之間的溝通方式、頻率和職責(zé)，確保項(xiàng)目順利推進(jìn)。七、信息保密與合規(guī)（一）保密制度1.明確公司/組織信息保密的范圍，包括商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息、財(cái)務(wù)信息等各類敏感信息。2.與員工簽訂保密協(xié)議，明確員工在信息保密方面的權(quán)利和義務(wù)，要求員工嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。3.對(duì)涉及信息保密的場(chǎng)所、設(shè)備等進(jìn)行標(biāo)識(shí)和管理，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。4.加強(qiáng)對(duì)保密信息的訪問控制，對(duì)于高保密級(jí)別的信息，應(yīng)采用加密存儲(chǔ)、專人管理等措施進(jìn)行保護(hù)。（二）合規(guī)要求1.公司/組織信息管理活動(dòng)應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，如《中華人民共和國(guó)網(wǎng)絡(luò)安全法》、《中華人民共和國(guó)數(shù)據(jù)安全法》、《中華人民共和國(guó)個(gè)人信息保護(hù)法》等。2.定期對(duì)公司/組織信息管理工作進(jìn)行合規(guī)審查，確保各項(xiàng)信息管理活動(dòng)符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。3.對(duì)于涉及個(gè)人信息處理的活動(dòng)，應(yīng)遵循合法、正當(dāng)、必要和誠(chéng)信原則，保護(hù)個(gè)人信息主體的合法權(quán)益。八、信息審計(jì)與監(jiān)督（一）審計(jì)機(jī)制1.建立信息審計(jì)制度，定期對(duì)公司/組織信息管理活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，包括信息的收集、整理、存儲(chǔ)、使用、共享、傳遞等環(huán)節(jié)。2.審計(jì)內(nèi)容主要包括信息的準(zhǔn)確性、完整性、安全性、合規(guī)性等方面，通過查閱資料、系統(tǒng)查詢、人員訪談等方式進(jìn)行審計(jì)。3.對(duì)審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。（二）監(jiān)督措施1.信息管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門信息管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.設(shè)立舉報(bào)渠道，鼓勵(lì)員工對(duì)違反信息管理規(guī)定的行為進(jìn)行舉報(bào)，對(duì)于舉報(bào)屬實(shí)的給予獎(jiǎng)勵(lì)。3.將信息管理工作納入公