資產(chǎn)歸檔管理辦法一、總則（一）目的為加強公司資產(chǎn)的規(guī)范化管理，確保資產(chǎn)信息的完整性、準確性和可追溯性，充分發(fā)揮資產(chǎn)的使用效益，特制定本資產(chǎn)歸檔管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)及其他重要資產(chǎn)的歸檔管理工作。（三）基本原則1.真實性原則：資產(chǎn)歸檔應(yīng)如實反映資產(chǎn)的實際情況，確保檔案信息真實可靠。2.完整性原則：涵蓋資產(chǎn)從購置、使用、維護到處置全過程的相關(guān)資料，保證檔案的完整性。3.準確性原則：檔案內(nèi)容準確無誤，數(shù)據(jù)清晰，邏輯嚴謹。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標準和格式進行歸檔，便于查閱和管理。5.安全性原則：采取有效措施確保資產(chǎn)檔案的安全，防止丟失、損壞和泄露。二、資產(chǎn)歸檔范圍及分類（一）固定資產(chǎn)1.房屋及建筑物：包括公司擁有的辦公用房、生產(chǎn)廠房、倉庫等各類建筑物及其附屬設(shè)施。2.機器設(shè)備：如生產(chǎn)設(shè)備、辦公設(shè)備、運輸設(shè)備等，涵蓋各類機械、電子設(shè)備及其配套設(shè)施。3.電子設(shè)備：計算機、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、辦公自動化設(shè)備等。4.運輸工具：公司擁有的汽車、貨車、叉車等各類運輸車輛。5.其他固定資產(chǎn)：如工具、器具、家具等不屬于上述類別的固定資產(chǎn)。（二）無形資產(chǎn)1.專利權(quán)：公司擁有的發(fā)明、實用新型、外觀設(shè)計等專利技術(shù)。2.商標權(quán)：公司注冊的各類商標。3.著作權(quán)：公司創(chuàng)作的文學(xué)、藝術(shù)、科學(xué)作品等所享有的權(quán)利。4.土地使用權(quán)：公司依法取得的土地使用權(quán)利。5.軟件著作權(quán)：公司自主開發(fā)或購買的軟件所擁有的著作權(quán)。（三）其他重要資產(chǎn)1.重大項目資產(chǎn)：公司承擔(dān)的重大建設(shè)項目、研發(fā)項目等所涉及的資產(chǎn)。2.特殊資產(chǎn)：如珍貴文物、藝術(shù)品、重要歷史資料等具有特殊價值的資產(chǎn)。三、資產(chǎn)歸檔流程（一）資產(chǎn)購置階段1.采購部門在資產(chǎn)采購合同簽訂后，及時將合同副本提交給資產(chǎn)歸口管理部門。2.資產(chǎn)歸口管理部門負責(zé)收集資產(chǎn)的購置申請、審批文件、發(fā)票、驗收報告等相關(guān)資料，并進行初步整理。3.將整理好的資料移交檔案管理部門，檔案管理部門按照檔案分類標準進行分類編號，建立資產(chǎn)購置檔案。（二）資產(chǎn)使用階段1.資產(chǎn)使用部門負責(zé)建立資產(chǎn)使用臺賬，詳細記錄資產(chǎn)的領(lǐng)用、使用、維修、保養(yǎng)等情況。2.定期將資產(chǎn)使用臺賬報送資產(chǎn)歸口管理部門審核。3.資產(chǎn)歸口管理部門根據(jù)審核后的臺賬，收集資產(chǎn)的使用記錄、維修保養(yǎng)記錄、技術(shù)資料等相關(guān)資料，并移交檔案管理部門歸檔。（三）資產(chǎn)處置階段1.資產(chǎn)處置部門在資產(chǎn)處置申請獲批后，將處置方案、評估報告、處置合同等相關(guān)資料提交給資產(chǎn)歸口管理部門。2.資產(chǎn)歸口管理部門對處置資料進行審核，確保處置程序合規(guī)、處置價格合理。3.將審核后的處置資料移交檔案管理部門，檔案管理部門將資產(chǎn)處置檔案與資產(chǎn)購置檔案進行關(guān)聯(lián)，形成資產(chǎn)全生命周期檔案。四、資產(chǎn)歸檔內(nèi)容及要求（一）資產(chǎn)購置檔案1.資產(chǎn)購置申請：包括申請部門、資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、購置理由等。2.審批文件：各級領(lǐng)導(dǎo)對資產(chǎn)購置申請的審批意見。3.采購合同：明確資產(chǎn)的采購價格、交貨時間、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等條款。4.發(fā)票：資產(chǎn)購置的正式發(fā)票。5.驗收報告：資產(chǎn)到貨后的驗收情況，包括驗收結(jié)論、驗收人員簽字等。6.資產(chǎn)說明書：資產(chǎn)的技術(shù)參數(shù)、使用說明、操作手冊等。（二）資產(chǎn)使用檔案1.資產(chǎn)領(lǐng)用登記表：記錄資產(chǎn)的領(lǐng)用時間、領(lǐng)用人、資產(chǎn)編號等信息。2.使用記錄：包括資產(chǎn)的使用頻率、使用時間、使用地點等。3.維修保養(yǎng)記錄：詳細記錄資產(chǎn)的維修保養(yǎng)時間、維修保養(yǎng)內(nèi)容、維修保養(yǎng)人員等。4.技術(shù)資料變更記錄：如資產(chǎn)的技術(shù)升級、改造等相關(guān)資料。（三）資產(chǎn)處置檔案1.資產(chǎn)處置申請：包括處置資產(chǎn)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、處置原因等。2.評估報告：對擬處置資產(chǎn)的價值評估報告。3.處置方案：明確資產(chǎn)的處置方式、處置價格、處置時間等。4.處置合同：與資產(chǎn)受讓方簽訂的處置合同。5.處置審批文件：各級領(lǐng)導(dǎo)對資產(chǎn)處置申請的審批意見。（四）歸檔要求1.檔案資料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進行歸檔，電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并進行備份存儲。3.檔案應(yīng)按照分類編號順序進行排列，便于查閱和管理。4.檔案封面應(yīng)注明資產(chǎn)名稱、編號、歸檔日期等信息。五、資產(chǎn)檔案的保管與查閱（一）保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保資產(chǎn)檔案的安全。2.建立資產(chǎn)檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、保管期限等信息。3.定期對資產(chǎn)檔案進行清查盤點，確保檔案的完整性和準確性。（二）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱資產(chǎn)檔案的，應(yīng)填寫《資產(chǎn)檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.因特殊情況需要外借資產(chǎn)檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準，并辦理借閱手續(xù)，借閱期限不得超過規(guī)定時間。4.查閱或借閱檔案后，查閱人員應(yīng)及時歸還檔案，并在《資產(chǎn)檔案查閱申請表》上簽字確認。六、資產(chǎn)檔案的保密與安全（一）保密1.資產(chǎn)檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守公司的保密制度，對檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息的資產(chǎn)檔案，應(yīng)按照公司相關(guān)保密規(guī)定進行管理。（二）安全1.加強檔案庫房的安全管理，制定安全管理制度，明確安全責(zé)任。2.配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案庫房的安全。3.定期對檔案庫房進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。七、資產(chǎn)檔案的銷毀（一）銷毀條件資產(chǎn)檔案保管期滿，且已無保存價值的，可以按照規(guī)定進行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理部門提出資產(chǎn)檔案銷毀申請，填寫《資產(chǎn)檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。2.資產(chǎn)歸口管理部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門對銷毀申請進行審核，簽署意見。3.經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀工作。4.銷毀工作應(yīng)指定專人負責(zé)，采用適當?shù)姆绞竭M行銷毀，確保檔案信息無