門禁鑰匙管理辦法總則目的為加強(qiáng)公司門禁鑰匙的管理，確保公司辦公區(qū)域的安全，規(guī)范鑰匙的使用、保管和發(fā)放流程，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有門禁鑰匙的管理，包括但不限于辦公大樓門禁、各部門辦公室門禁、倉庫門禁等。管理原則1.安全性原則：確保鑰匙的使用和保管符合安全要求，防止因鑰匙管理不善導(dǎo)致公司財(cái)產(chǎn)損失和安全事故。2.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行鑰匙的發(fā)放、使用、回收和保管，保證管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.責(zé)任明確原則：明確鑰匙管理過程中各部門和人員的職責(zé)，做到責(zé)任到人，確保管理工作的有效落實(shí)。管理職責(zé)行政部門1.負(fù)責(zé)制定和完善門禁鑰匙管理辦法，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)一管理公司所有門禁鑰匙，建立鑰匙管理臺賬，記錄鑰匙的發(fā)放、使用、回收等情況。3.負(fù)責(zé)鑰匙的制作、發(fā)放和回收工作，確保鑰匙的數(shù)量和使用情況與臺賬記錄一致。4.定期對鑰匙管理情況進(jìn)行檢查和評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。使用部門1.負(fù)責(zé)本部門員工的鑰匙使用管理，教育員工遵守鑰匙管理規(guī)定，確保鑰匙的安全使用。2.向行政部門提出鑰匙使用申請，并對申請的合理性和必要性負(fù)責(zé)。3.配合行政部門做好鑰匙的發(fā)放、回收和保管工作，及時(shí)反饋鑰匙使用過程中出現(xiàn)的問題。員工個(gè)人1.嚴(yán)格遵守鑰匙管理規(guī)定，妥善保管自己使用的鑰匙，不得私自轉(zhuǎn)借、復(fù)制或丟棄。2.如發(fā)現(xiàn)鑰匙丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)向所在部門和行政部門報(bào)告，并配合做好相關(guān)處理工作。3.在離職或崗位調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)將所使用的鑰匙交回行政部門。鑰匙的制作與發(fā)放鑰匙制作1.行政部門根據(jù)公司門禁系統(tǒng)的需求，統(tǒng)一制作門禁鑰匙。鑰匙制作應(yīng)符合相關(guān)安全標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)要求，確保鑰匙的質(zhì)量和安全性。2.制作鑰匙時(shí)，應(yīng)在鑰匙上標(biāo)明使用部門、房間號等信息，以便于管理和識別。鑰匙發(fā)放1.使用部門因工作需要申請鑰匙時(shí)，應(yīng)填寫《門禁鑰匙申請表》，注明申請鑰匙的數(shù)量、使用部門、使用人員、使用期限等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，報(bào)行政部門審核。2.行政部門對申請進(jìn)行審核，對于符合規(guī)定的申請，予以批準(zhǔn)并發(fā)放鑰匙。發(fā)放鑰匙時(shí)，應(yīng)與使用部門辦理交接手續(xù)，雙方在《門禁鑰匙發(fā)放登記表》上簽字確認(rèn)。3.新員工入職時(shí)，由行政部門根據(jù)其工作崗位和職責(zé)，統(tǒng)一發(fā)放必要的門禁鑰匙，并辦理相關(guān)手續(xù)。鑰匙的使用與保管鑰匙使用1.員工應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的權(quán)限使用門禁鑰匙，不得擅自進(jìn)入未經(jīng)授權(quán)的區(qū)域。2.使用鑰匙時(shí)，應(yīng)注意操作規(guī)范，避免損壞門禁系統(tǒng)和鑰匙。如發(fā)現(xiàn)門禁系統(tǒng)或鑰匙出現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告。3.員工在離開辦公區(qū)域時(shí)，應(yīng)確保關(guān)閉門窗并鎖好門，妥善保管好鑰匙。鑰匙保管1.員工個(gè)人使用的鑰匙，應(yīng)由本人妥善保管，不得隨意放置或交給他人保管。如因特殊情況需要委托他人保管，應(yīng)提前向所在部門和行政部門報(bào)告，并辦理相關(guān)手續(xù)。2.部門公用鑰匙應(yīng)由部門指定專人負(fù)責(zé)保管，并建立鑰匙保管臺賬，記錄鑰匙的借用和歸還情況。3.行政部門應(yīng)設(shè)置專門的鑰匙保管柜，對備用鑰匙和回收的鑰匙進(jìn)行妥善保管。鑰匙保管柜應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如鎖具、報(bào)警器等，確保鑰匙的安全。鑰匙的回收與銷毀鑰匙回收1.員工離職或崗位調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)在辦理離職或調(diào)動(dòng)手續(xù)前，將所使用的鑰匙交回行政部門。行政部門應(yīng)及時(shí)與員工辦理鑰匙回收手續(xù)，雙方在《門禁鑰匙回收登記表》上簽字確認(rèn)。2.使用部門因工作調(diào)整或其他原因不再需要使用某些鑰匙時(shí)，應(yīng)及時(shí)將鑰匙交回行政部門，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.如發(fā)現(xiàn)員工違反鑰匙管理規(guī)定，行政部門有權(quán)收回其使用的鑰匙，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。鑰匙銷毀1.對于損壞、過期或不再使用的鑰匙，行政部門應(yīng)定期進(jìn)行清理和銷毀。銷毀鑰匙時(shí)，應(yīng)填寫《門禁鑰匙銷毀申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，由兩人以上共同監(jiān)督銷毀，并在《門禁鑰匙銷毀登記表》上記錄銷毀情況。2.銷毀鑰匙應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，確保鑰匙信息的安全和保密。監(jiān)督與檢查定期檢查行政部門應(yīng)定期對門禁鑰匙的管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括鑰匙的發(fā)放、使用、回收、保管等方面。檢查周期為每季度一次，檢查結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。不定期抽查行政部門應(yīng)不定期對各部門的鑰匙使用情況進(jìn)行抽查，抽查內(nèi)容包括員工是否妥善保管鑰匙、是否存在私自轉(zhuǎn)借或復(fù)制鑰匙等違規(guī)行為。抽查結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給相關(guān)部門和人員，并督促其整改。違規(guī)處理對于違反鑰匙管理規(guī)定的部門和個(gè)人，行政部門應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰方式包括批評教育、警告、罰款等；對于造成嚴(yán)重后果的，應(yīng)依法追究其法律責(zé)任。應(yīng)急處理鑰匙丟失1.員工如發(fā)現(xiàn)自己使用的鑰匙丟失，應(yīng)立即向所在部門和行政部門報(bào)告。所在部門應(yīng)及時(shí)采取措施，確保辦公區(qū)域的安全。2.行政部門接到報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)對丟失鑰匙的情況進(jìn)行調(diào)查，并根據(jù)實(shí)際情況決定是否更換門鎖或采取其他安全措施。3.因鑰匙丟失導(dǎo)致公司財(cái)產(chǎn)損失或安全事故的，丟失鑰匙的員工應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。門禁系統(tǒng)故障1.如遇門禁系統(tǒng)故障，導(dǎo)致鑰匙無法正常使用，使用部門應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告。行政部門應(yīng)及時(shí)安排維修人員進(jìn)行維修，確保門禁系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.在門禁系統(tǒng)維修期間，行政部門應(yīng)采取臨時(shí)安全措施