資料發(fā)放管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司資料發(fā)放的管理，規(guī)范資料發(fā)放流程，確保資料的安全、準(zhǔn)確、及時(shí)發(fā)放，提高工作效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門之間以及公司與外部合作伙伴之間資料的發(fā)放管理。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：確保發(fā)放的資料準(zhǔn)確無(wú)誤，符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.及時(shí)性原則：在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成資料的發(fā)放，滿足使用人員的需求。3.安全性原則：保障資料在發(fā)放過(guò)程中的安全，防止資料泄露、丟失或損壞。4.可追溯性原則：對(duì)資料的發(fā)放過(guò)程進(jìn)行記錄，以便查詢和追溯。二、資料分類與編號(hào)（一）資料分類1.公司文件：包括公司章程、制度、通知、報(bào)告等。2.業(yè)務(wù)資料：如項(xiàng)目文檔、合同、協(xié)議、技術(shù)資料等。3.培訓(xùn)資料：培訓(xùn)教材、課件、講義等。4.市場(chǎng)資料：宣傳冊(cè)、海報(bào)、產(chǎn)品資料等。5.其他資料：不屬于以上分類的其他資料。（二）資料編號(hào)為了便于資料的管理和查詢，對(duì)每一份資料進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)規(guī)則如下：1.編號(hào)結(jié)構(gòu)：采用[年份][部門代碼][順序號(hào)]的形式。年份：資料產(chǎn)生的年份，取后兩位數(shù)字。部門代碼：根據(jù)公司部門設(shè)置，為每個(gè)部門分配一個(gè)兩位代碼。順序號(hào)：該部門當(dāng)年產(chǎn)生的資料順序號(hào)，從001開(kāi)始依次遞增。2.示例：2305008，表示2023年由市場(chǎng)部產(chǎn)生的第8份資料。三、資料發(fā)放流程（一）資料申請(qǐng)1.內(nèi)部申請(qǐng)公司內(nèi)部各部門因工作需要申請(qǐng)資料時(shí)，由申請(qǐng)人填寫《資料申請(qǐng)表》，注明資料名稱、編號(hào)、申請(qǐng)用途、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審批。部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作實(shí)際情況，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，如同意申請(qǐng)，則在申請(qǐng)表上簽字批準(zhǔn)；如不同意申請(qǐng)，應(yīng)注明原因并反饋給申請(qǐng)人。2.外部申請(qǐng)公司與外部合作伙伴之間資料的發(fā)放，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與對(duì)方溝通協(xié)調(diào)，確定資料需求后，填寫《外部資料申請(qǐng)表》，并提交部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，將申請(qǐng)表轉(zhuǎn)至資料管理部門進(jìn)行資料發(fā)放。（二）資料審核1.資料管理部門收到申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)資料進(jìn)行審核檢查申請(qǐng)表填寫是否完整、準(zhǔn)確，申請(qǐng)用途是否合理。核對(duì)資料是否存在，編號(hào)是否正確。對(duì)于涉及公司機(jī)密的資料，審核申請(qǐng)人是否具備相應(yīng)的權(quán)限。2.如審核通過(guò)，資料管理部門進(jìn)行資料準(zhǔn)備根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，從資料存儲(chǔ)庫(kù)中提取相應(yīng)的資料，或安排人員進(jìn)行資料的復(fù)印、打印等工作。對(duì)資料進(jìn)行整理、裝訂，確保資料的整齊、美觀。3.如審核不通過(guò)，資料管理部門應(yīng)及時(shí)與申請(qǐng)人溝通說(shuō)明審核不通過(guò)的原因，要求申請(qǐng)人補(bǔ)充或修改相關(guān)信息。申請(qǐng)人應(yīng)按照要求進(jìn)行整改，重新提交申請(qǐng)，直至審核通過(guò)。（三）資料發(fā)放1.內(nèi)部發(fā)放資料準(zhǔn)備完成后，資料管理部門通知申請(qǐng)人領(lǐng)取資料。申請(qǐng)人憑有效證件到資料管理部門領(lǐng)取資料，并在《資料發(fā)放登記表》上簽字確認(rèn)。如申請(qǐng)人無(wú)法親自領(lǐng)取，可委托他人代領(lǐng)，但需提供授權(quán)委托書和代領(lǐng)人的有效證件。2.外部發(fā)放對(duì)于外部合作伙伴的資料發(fā)放，資料管理部門根據(jù)審批通過(guò)的申請(qǐng)表，選擇合適的發(fā)放方式，如郵寄、快遞等。在資料發(fā)出后，及時(shí)將快遞單號(hào)或郵寄憑證等信息反饋給申請(qǐng)人，并要求對(duì)方在收到資料后簽字確認(rèn)。資料管理部門對(duì)外部發(fā)放的資料進(jìn)行跟蹤，確保資料能夠安全、及時(shí)送達(dá)對(duì)方。（四）資料回收1.對(duì)于一些需要回收的資料，資料管理部門應(yīng)在資料發(fā)放時(shí)明確告知使用人員回收要求和時(shí)間使用人員在使用完畢后，應(yīng)按照要求將資料及時(shí)歸還資料管理部門。資料管理部門對(duì)回收的資料進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)與使用人員溝通，要求其承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.對(duì)于不再使用或已過(guò)期的資料，資料管理部門應(yīng)定期進(jìn)行清理制定資料清理計(jì)劃，明確清理范圍、時(shí)間和方式。對(duì)清理的資料進(jìn)行登記造冊(cè)，經(jīng)審批后進(jìn)行銷毀處理。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保資料的徹底銷毀。四、資料存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.建立電子資料存儲(chǔ)庫(kù)利用公司內(nèi)部的服務(wù)器或云存儲(chǔ)平臺(tái)，對(duì)電子資料進(jìn)行分類存儲(chǔ)。為每個(gè)資料文件夾設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問(wèn)和操作。2.設(shè)立紙質(zhì)資料檔案室在公司內(nèi)設(shè)立專門的紙質(zhì)資料檔案室，用于存放各類紙質(zhì)資料。檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保資料的安全保存。（二）保管責(zé)任1.資料管理部門負(fù)責(zé)資料的日常存儲(chǔ)與保管工作定期對(duì)電子資料進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。對(duì)紙質(zhì)資料進(jìn)行整理、歸檔，確保資料的整齊、有序。定期對(duì)檔案室進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.資料保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守資料保管制度不得擅自將資料帶出檔案室或泄露給無(wú)關(guān)人員。如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施。五、資料安全與保密（一）安全措施1.加強(qiáng)對(duì)資料存儲(chǔ)設(shè)備的管理對(duì)服務(wù)器、存儲(chǔ)介質(zhì)等設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。設(shè)置訪問(wèn)密碼，并定期更換密碼，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)。2.在資料傳輸過(guò)程中，采取加密措施對(duì)于重要資料，通過(guò)加密軟件進(jìn)行加密傳輸，確保資料在傳輸過(guò)程中的安全。對(duì)涉及公司機(jī)密的資料，嚴(yán)格控制傳輸渠道，避免通過(guò)不安全的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸。（二）保密要求1.明確資料的保密級(jí)別根據(jù)資料的重要性和敏感性，將資料分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)保密級(jí)別。絕密級(jí)資料：涉及公司核心商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等，泄露后會(huì)對(duì)公司造成重大損失的資料。機(jī)密級(jí)資料：涉及公司重要業(yè)務(wù)信息、客戶資料等，泄露后會(huì)對(duì)公司業(yè)務(wù)產(chǎn)生較大影響的資料。秘密級(jí)資料：一般性的業(yè)務(wù)資料、內(nèi)部文件等，泄露后會(huì)對(duì)公司造成一定影響的資料。2.對(duì)不同保密級(jí)別的資料采取不同的保密措施絕密級(jí)資料：僅限公司高層管理人員和特定授權(quán)人員訪問(wèn)，存儲(chǔ)在專門的加密設(shè)備中，嚴(yán)格限制傳播范圍。機(jī)密級(jí)資料：限制在公司內(nèi)部特定部門或人員范圍內(nèi)使用，訪問(wèn)需經(jīng)過(guò)審批，并進(jìn)行記錄。秘密級(jí)資料：在公司內(nèi)部公開(kāi)使用，但仍需注意保密，防止泄露給無(wú)關(guān)人員。3.加強(qiáng)對(duì)資料使用人員的保密教育定期組織資料使用人員參加保密培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和技能。與資料使用人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密責(zé)任和義務(wù)。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立資料發(fā)放管理監(jiān)督小組由公司內(nèi)部審計(jì)部門、人力資源部門和資料管理部門相關(guān)人員組成。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對(duì)資料發(fā)放管理工作進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，確保資料發(fā)放管理工作符合本辦法的規(guī)定。2.建立舉報(bào)制度鼓勵(lì)公司員工對(duì)資料發(fā)放管理過(guò)程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)。對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的人員給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，并對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）檢查內(nèi)容1.資料申請(qǐng)與審批流程的執(zhí)行情況檢查申請(qǐng)表填寫是否規(guī)范，審批手續(xù)是否齊全。核實(shí)申請(qǐng)用途是否合理，是否存在濫用資料的情況。2.資料發(fā)放與回收情況檢查資料是否按照規(guī)定的流程發(fā)放，發(fā)放記錄是否完整。查看回收的資料是否齊全，是否存在丟失、損壞等情況。3.資料存儲(chǔ)與保管情況檢查電子資料存儲(chǔ)庫(kù)的安全性和數(shù)據(jù)備份情況。查看紙質(zhì)資料檔案室的環(huán)境條件和資料整理歸檔情況。4.資料安全與保密措施的落實(shí)情況檢查資料的訪問(wèn)權(quán)限設(shè)置是否合理，是否存在違規(guī)訪問(wèn)的情況。核實(shí)保密協(xié)議的簽訂和保密教育的開(kāi)展情況。（三）問(wèn)題整改1.監(jiān)督小組在檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后，應(yīng)及時(shí)向責(zé)任部門發(fā)出整改通知明確問(wèn)題的具體情況和整改要求。規(guī)定整改期限，要求責(zé)任部門在期限內(nèi)完成整改。2.責(zé)任部門應(yīng)針對(duì)