賬務白條管理辦法一、總則（一）目的為加強公司賬務白條管理，規(guī)范財務收支行為，確保公司財務信息的真實性、準確性和完整性，防范財務風險，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部各部門及全體員工涉及的賬務白條業(yè)務。（三）定義1.賬務白條：指在公司經濟業(yè)務活動中，因各種原因未能及時取得正規(guī)發(fā)票或其他合規(guī)票據，而以白條形式記錄的收支事項。2.白條內容：包括但不限于手寫借條、收據、付款申請單、報銷單等，其上需注明業(yè)務內容、金額、日期、經辦人員等信息。（四）管理原則1.合規(guī)性原則：賬務白條的管理必須符合國家法律法規(guī)、財務會計準則以及公司內部財務制度的要求。2.真實性原則：白條所記錄的經濟業(yè)務必須真實發(fā)生，不得虛構或篡改。3.完整性原則：白條內容應完整，包括必要的信息要素，確保能夠清晰反映經濟業(yè)務全貌。4.及時性原則：對于已發(fā)生的白條業(yè)務，應及時進行處理和入賬，避免積壓和延誤。5.風險可控原則：通過有效的管理措施，對賬務白條可能帶來的財務風險進行識別、評估和控制。二、白條的產生原因及常見類型（一）產生原因1.業(yè)務發(fā)生時，供應商無法及時提供發(fā)票，如供應商處于開票系統(tǒng)升級、稅務申報期等特殊情況。2.交易金額較小，對方認為開具發(fā)票手續(xù)繁瑣，不愿提供。3.臨時性業(yè)務，未提前與對方溝通好發(fā)票事宜。4.涉及個人的零星支出，如辦公用品采購、小額勞務報酬等，難以取得發(fā)票。（二）常見類型1.借款白條：員工因公務需要向公司借款，填寫的借條。2.費用報銷白條：員工在報銷差旅費、業(yè)務招待費等費用時，因未取得發(fā)票而提供的付款申請單或報銷單。3.采購白條：采購貨物或服務時，未取得供應商發(fā)票，以收據等形式記錄的采購事項。4.收款白條：公司收到外部單位或個人的款項，因對方要求暫不開發(fā)票，而開具的收款收據。三、白條的審批流程（一）借款白條審批1.員工填寫借款申請表，詳細說明借款用途、金額、預計還款日期等信息，并簽字確認。2.部門負責人審核借款申請的合理性和必要性，簽署意見后提交至財務部門。3.財務部門對借款申請進行財務審核，重點審查借款金額是否在預算范圍內、還款來源是否可靠等，審核通過后報公司領導審批。4.公司領導根據公司資金狀況和業(yè)務需求進行審批，審批通過后財務部門方可辦理借款手續(xù)。（二）費用報銷白條審批1.員工按照公司費用報銷制度，填寫費用報銷單，將白條作為附件粘貼在報銷單后，并詳細說明費用發(fā)生的時間、地點、事由等情況，簽字確認。2.部門負責人對費用的真實性、合理性進行審核，確認無誤后簽署意見提交至財務部門。3.財務部門對費用報銷進行審核，包括白條內容的完整性、合規(guī)性、與報銷金額的一致性等，同時核實費用是否符合公司費用報銷標準。審核通過后報財務負責人審批。4.財務負責人根據公司財務政策和審批權限進行審批，審批通過后報銷款項方可支付。（三）采購白條審批1.采購人員填寫采購申請單，注明采購物品或服務的名稱、規(guī)格、數量、金額等信息，并附上采購白條。2.采購部門負責人對采購申請的必要性和合規(guī)性進行審核，簽署意見后提交至財務部門。3.財務部門對采購申請進行審核，重點審查采購白條的真實性、采購價格的合理性、采購物品或服務與公司業(yè)務的相關性等。審核通過后報公司領導審批。4.公司領導根據公司采購政策和預算進行審批，審批通過后采購部門方可進行采購。（四）收款白條審批1.業(yè)務人員收到款項后，填寫收款收據，注明收款日期、付款單位或個人、金額、收款事由等信息，并簽字確認。2.財務部門對收款收據進行審核，確認收款金額與業(yè)務實際情況相符，收款手續(xù)完備后進行入賬處理。3.如涉及到與發(fā)票開具相關的收款白條，財務部門應在收到款項后及時與對方溝通，督促對方按照規(guī)定開具發(fā)票，并做好相關記錄。四、白條的賬務處理（一）入賬原則1.對于符合公司財務制度規(guī)定且真實發(fā)生的白條業(yè)務，在取得相關審批后，可進行賬務處理。2.白條入賬應遵循權責發(fā)生制原則，按照業(yè)務發(fā)生的實際時間確認收入或費用。（二）賬務處理方法1.借款白條借款時：借：其他應收款[借款人姓名]貸：庫存現金/銀行存款借款人還款時：借：庫存現金/銀行存款貸：其他應收款[借款人姓名]若借款形成壞賬，經批準核銷時：借：壞賬準備貸：其他應收款[借款人姓名]2.費用報銷白條費用發(fā)生時：借：相關費用科目（如管理費用、銷售費用等）貸：其他應付款[報銷人姓名]報銷時：借：其他應付款[報銷人姓名]貸：庫存現金/銀行存款若費用不符合公司報銷規(guī)定，不予報銷時：借：其他應付款[報銷人姓名]貸：相關費用科目（如管理費用、銷售費用等）（紅字）3.采購白條采購貨物或服務驗收入庫時：借：庫存商品/原材料/管理費用等貸：應付賬款[供應商名稱]支付款項時：借：應付賬款[供應商名稱]貸：庫存現金/銀行存款后期取得發(fā)票時：借：應付賬款[供應商名稱]（紅字）貸：庫存商品/原材料/管理費用等（紅字）同時：借：庫存商品/原材料/管理費用等應交稅費應交增值稅（進項稅額）貸：應付賬款[供應商名稱]4.收款白條收到款項時：借：庫存現金/銀行存款貸：預收賬款/其他應付款[付款單位或個人名稱]確認收入時：借：預收賬款/其他應付款[付款單位或個人名稱]貸：主營業(yè)務收入/其他業(yè)務收入應交稅費應交增值稅（銷項稅額）后期開具發(fā)票時：借：預收賬款/其他應付款[付款單位或個人名稱]（紅字）貸：主營業(yè)務收入/其他業(yè)務收入（紅字）應交稅費應交增值稅（銷項稅額）（紅字）同時：借：主營業(yè)務收入/其他業(yè)務收入應交稅費應交增值稅（銷項稅額）貸：預收賬款/其他應付款[付款單位或個人名稱]（三）賬務核對與監(jiān)控1.財務部門應定期對白條賬務進行核對，確保賬賬相符、賬實相符。每月末，財務人員應編制白條余額明細表，與相關業(yè)務部門進行核對，發(fā)現問題及時查明原因并進行調整。2.建立白條賬務監(jiān)控機制，對白條的發(fā)生頻率、金額大小、涉及部門等進行分析和監(jiān)控。如發(fā)現某一部門白條業(yè)務頻繁或金額較大，應及時與該部門溝通，了解情況，評估風險，并采取相應的措施進行控制。3.加強對白條入賬憑證的管理，確保憑證的真實性、完整性和合規(guī)性。入賬憑證應包括白條原件、審批文件、相關業(yè)務證明材料等，按照會計檔案管理規(guī)定進行妥善保管。五、白條的風險管理（一）風險識別1.財務風險白條入賬可能導致財務報表數據失真，影響公司財務分析和決策。若白條涉及的經濟業(yè)務存在問題，如虛假交易、違規(guī)支出等，可能引發(fā)稅務風險，導致公司面臨稅務處罰。長期大量存在白條可能影響公司資金周轉，增加資金成本。2.經營風險白條管理不善可能導致采購、銷售等業(yè)務環(huán)節(jié)出現漏洞，影響公司正常運營。因白條無法及時取得發(fā)票，可能影響公司資產的入賬和折舊計提，進而影響公司成本核算和利潤計算。（二）風險評估1.建立風險評估指標體系，對白條業(yè)務的風險進行量化評估。評估指標可包括白條金額占總業(yè)務量的比例、白條賬齡、白條涉及的業(yè)務領域等。2.根據風險評估結果，將白條業(yè)務風險分為高、中、低三個等級。對于高風險等級的白條業(yè)務，應采取重點監(jiān)控和嚴格管理措施；對于中風險等級的白條業(yè)務，應加強跟蹤和管理；對于低風險等級的白條業(yè)務，可適當簡化管理流程，但仍需保持關注。（三）風險控制措施1.制度建設完善公司財務制度，明確白條的管理規(guī)定和審批流程，確保白條業(yè)務有章可循。加強對員工的財務培訓，提高員工對白條管理重要性的認識和合規(guī)意識，使其了解白條管理的相關規(guī)定和操作流程。2.審批管理嚴格執(zhí)行白條審批制度，加強對白條業(yè)務的審核把關，確保白條業(yè)務真實、合理、合規(guī)。定期對白條審批情況進行檢查和評估，發(fā)現問題及時糾正，對違規(guī)審批行為進行嚴肅處理。3.發(fā)票管理加強與供應商的溝通協(xié)調，督促其及時開具發(fā)票。對于經常拖欠發(fā)票的供應商，可采取相應的制約措施，如暫停付款、減少合作等。建立發(fā)票催辦機制，對已發(fā)生的白條業(yè)務，財務部門應定期向相關業(yè)務部門和供應商催辦發(fā)票，確保發(fā)票及時取得。4.監(jiān)督檢查內部審計部門定期對公司白條業(yè)務進行審計檢查，重點審查白條的真實性、合法性、合規(guī)性以及賬務處理的準確性。加強對財務部門白條管理工作的監(jiān)督，確保財務人員嚴格按照規(guī)定進行白條業(yè)務的審核和賬務處理。六、白條的檔案管理（一）檔案范圍白條檔案包括借款申請表、費用報銷單、采購申請單、收款收據等各類白條原件，以及相關的審批文件、業(yè)務證明材料等。（二）檔案整理1.按照業(yè)務類型和時間順序對白條檔案進行分類整理，確保檔案資料齊全、完整。2.對每份白條檔案進行編號，編制檔案目錄，便于查找和管理。（三）檔案保管1.設立專門的檔案保管場所，配備必要的保管設備，確保檔案安全。2.白條檔案應按照會計檔案管理規(guī)定進行保管，保管期限根據相關法律法規(guī)執(zhí)行。3.定期對檔案進行清查盤點，確保檔案數量準確、質量完好。（四）檔案查閱與借閱1.公司內部人員因工作需要查閱白條檔案時，應填寫檔案查閱申請表，經所在部門負責人和財務負責人批準后，方可查閱。2.外部單位或個人因特殊原因需要查閱白條檔案時，必須持有單位介紹信或相關證明文件，并經公司領導批準。查閱過程中，應安排專人陪同，不得擅自摘抄、復制檔案