設(shè)計(jì)合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司設(shè)計(jì)合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高經(jīng)濟(jì)效益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司與境內(nèi)外設(shè)計(jì)單位、個(gè)人簽訂的各類設(shè)計(jì)合同，包括但不限于工程設(shè)計(jì)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、平面設(shè)計(jì)、景觀設(shè)計(jì)等。（三）管理原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同簽訂、履行合法有效。2.全面管理原則：對(duì)設(shè)計(jì)合同全過程進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，涵蓋合同談判、起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等各個(gè)環(huán)節(jié)。3.風(fēng)險(xiǎn)防控原則：加強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、評(píng)估和應(yīng)對(duì)，有效防范和化解合同風(fēng)險(xiǎn)。4.效益優(yōu)先原則：在保障合同合法合規(guī)的前提下，追求合同效益最大化，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。（四）職責(zé)分工1.合同管理部門：負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)合同管理制度的制定、修訂和解釋；指導(dǎo)、監(jiān)督合同承辦部門的合同管理工作；參與重大合同的談判、起草、審核；負(fù)責(zé)合同的統(tǒng)一編號(hào)、登記、歸檔、保管等工作；定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)分析。2.合同承辦部門：負(fù)責(zé)本部門設(shè)計(jì)合同的承辦工作，包括合同的發(fā)起、談判、起草、送審、簽訂、履行、變更、終止等；負(fù)責(zé)收集、整理、保管與合同相關(guān)的資料；負(fù)責(zé)向合同管理部門報(bào)告合同履行情況及存在的問題。3.法務(wù)部門：負(fù)責(zé)對(duì)設(shè)計(jì)合同進(jìn)行法律審核，提出法律意見和建議；參與重大合同的談判、起草；處理合同糾紛及訴訟、仲裁等法律事務(wù)。4.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核設(shè)計(jì)合同的財(cái)務(wù)條款，監(jiān)督合同款項(xiàng)的收付；參與合同結(jié)算和付款審批；提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和分析，協(xié)助合同管理部門進(jìn)行合同管理。5.其他相關(guān)部門：根據(jù)職責(zé)分工，配合做好設(shè)計(jì)合同管理的相關(guān)工作。二、合同簽訂管理（一）合同談判1.合同承辦部門應(yīng)在簽訂合同前進(jìn)行充分的市場(chǎng)調(diào)研和分析，了解對(duì)方的資信狀況、經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)、技術(shù)實(shí)力、商業(yè)信譽(yù)等情況，選擇合適的合作對(duì)象。2.合同承辦部門應(yīng)組織相關(guān)人員與對(duì)方進(jìn)行談判，明確合同的標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任等主要條款。談判過程中應(yīng)做好記錄，形成談判紀(jì)要。3.對(duì)于重大設(shè)計(jì)合同，合同承辦部門應(yīng)邀請(qǐng)合同管理部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員參與談判，共同研究合同條款，防范合同風(fēng)險(xiǎn)。（二）合同起草1.合同承辦部門應(yīng)根據(jù)談判結(jié)果，起草合同文本。合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，明確、具體、完整地表述雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.合同文本應(yīng)包括以下主要條款：當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所；標(biāo)的；數(shù)量；質(zhì)量；價(jià)款或者報(bào)酬；履行期限、地點(diǎn)和方式；違約責(zé)任；解決爭(zhēng)議的方法。3.合同文本應(yīng)符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，避免出現(xiàn)模糊不清、歧義、違法違規(guī)等條款。對(duì)于格式合同，應(yīng)認(rèn)真審查格式條款的合法性、合理性，確保公司權(quán)益不受損害。（三）合同審核1.合同承辦部門起草完成合同文本后，應(yīng)提交合同管理部門進(jìn)行審核。合同管理部門應(yīng)從合同的合法性、合規(guī)性、完整性、可行性等方面進(jìn)行審核，并提出審核意見。2.合同管理部門審核通過后，將合同文本提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門應(yīng)從法律角度對(duì)合同進(jìn)行審查，重點(diǎn)審查合同條款的合法性、有效性、風(fēng)險(xiǎn)防范措施等，并提出法律意見和建議。3.合同承辦部門應(yīng)根據(jù)合同管理部門和法務(wù)部門的審核意見，對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善。修改后的合同文本經(jīng)合同管理部門和法務(wù)部門再次審核通過后，方可提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）合同簽訂1.合同文本經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由法定代表人或其授權(quán)代表與對(duì)方簽訂合同。簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的合同專用章，并嚴(yán)格按照公司印章管理制度的規(guī)定進(jìn)行蓋章。2.簽訂合同前，合同承辦部門應(yīng)確保對(duì)方已在合同上簽字（或蓋章），并對(duì)簽字（或蓋章）的真實(shí)性、有效性進(jìn)行核實(shí)。3.合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)將合同副本送合同管理部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門備案。三、合同履行管理（一）合同交底1.合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行合同交底，向參與合同履行的人員詳細(xì)介紹合同的主要條款、雙方的權(quán)利和義務(wù)、履行要求、注意事項(xiàng)等內(nèi)容。2.合同交底應(yīng)形成書面記錄，由參與交底的人員簽字確認(rèn)。合同交底記錄應(yīng)作為合同履行過程中的重要參考文件。（二）履行跟蹤1.合同承辦部門應(yīng)建立合同履行跟蹤機(jī)制，定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)掌握合同履行進(jìn)度、質(zhì)量、款項(xiàng)收付等情況。2.合同承辦部門應(yīng)加強(qiáng)與對(duì)方的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。對(duì)于重大問題或可能影響合同履行的事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（三）款項(xiàng)收付1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定，及時(shí)審核合同款項(xiàng)的收付申請(qǐng)，確?？铐?xiàng)收付符合合同約定和公司財(cái)務(wù)管理制度的要求。2.合同承辦部門應(yīng)負(fù)責(zé)與對(duì)方辦理款項(xiàng)收付手續(xù)，并及時(shí)將款項(xiàng)收付情況反饋給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期核對(duì)合同款項(xiàng)的收付情況，確保賬實(shí)相符。（四）變更管理1.合同履行過程中，如需對(duì)合同進(jìn)行變更，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方協(xié)商，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。2.合同變更協(xié)議簽訂后，合同承辦部門應(yīng)按照本辦法的規(guī)定，重新辦理合同審核、審批等手續(xù)。（五）終止管理1.合同履行完畢或出現(xiàn)法定、約定的終止情形時(shí)，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)通知對(duì)方辦理合同終止手續(xù)。2.合同終止后，合同承辦部門應(yīng)負(fù)責(zé)清理與合同相關(guān)的資料，包括合同文本、談判紀(jì)要、履行記錄、變更協(xié)議等，并將資料移交合同管理部門歸檔保管。四、合同風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.合同管理部門應(yīng)會(huì)同法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門，定期對(duì)設(shè)計(jì)合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，分析合同履行過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如對(duì)方違約風(fēng)險(xiǎn)、合同條款風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等。2.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別應(yīng)采用多種方法，如問卷調(diào)查、案例分析、專家咨詢等，確保風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的全面性、準(zhǔn)確性。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別結(jié)果，合同管理部門應(yīng)會(huì)同法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估可采用定性評(píng)估和定量評(píng)估相結(jié)合的方法，如風(fēng)險(xiǎn)矩陣、層次分析法等，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行排序，為風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)提供依據(jù)。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.針對(duì)不同等級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)，合同管理部門應(yīng)會(huì)同法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，如風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)降低、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、風(fēng)險(xiǎn)接受等。2.對(duì)于重大風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)制定專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)方案，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)方案應(yīng)明確風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)的目標(biāo)、措施、責(zé)任部門和責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等內(nèi)容。五、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同承辦部門應(yīng)在合同簽訂、履行、變更、終止等過程中，及時(shí)收集與合同相關(guān)的資料，包括合同文本、談判紀(jì)要、履行記錄、變更協(xié)議、往來信函、發(fā)票等，并確保資料的真實(shí)性、完整性。2.合同承辦部門應(yīng)定期將收集的合同資料移交合同管理部門歸檔保管。（二）檔案整理1.合同管理部門應(yīng)按照檔案管理的要求，對(duì)合同資料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂、編目等整理工作，確保檔案資料的整齊、規(guī)范。2.合同檔案應(yīng)按照合同類別、簽訂時(shí)間、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查閱和管理。（三）檔案保管1.合同管理部門應(yīng)建立合同檔案保管制度，明確檔案保管的場(chǎng)所、設(shè)施、人員等要求，確保合同檔案的安全、完整。2.合同檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司實(shí)際情況確定，一般分為短期、中期和長(zhǎng)期。對(duì)于重要的合同檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到合同管理部門查閱。2.查閱合同檔案應(yīng)在合同管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞等。3.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息的合同檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度的規(guī)定，不得泄露相關(guān)信息。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.合同管理部門應(yīng)定期對(duì)公司設(shè)計(jì)合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的合規(guī)性、有效性，以及合同檔案管理情況等。2.監(jiān)督檢查可采用現(xiàn)場(chǎng)檢查、資料審查、問卷調(diào)查等方式進(jìn)行，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.公司應(yīng)建立合同管理考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)合同承辦部門和相關(guān)人員的合同管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己嗽u(píng)價(jià)指標(biāo)應(yīng)包括合同簽訂質(zhì)量、