采購(gòu)部門管理辦法總則目的為加強(qiáng)公司采購(gòu)部門的管理，規(guī)范采購(gòu)行為，降低采購(gòu)成本，保證采購(gòu)質(zhì)量，提高采購(gòu)效率，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利進(jìn)行，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，特制定本管理辦法。適用范圍本辦法適用于公司采購(gòu)部門的所有采購(gòu)活動(dòng)及相關(guān)人員?；驹瓌t1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.效益原則：以最低的成本獲取最大的效益，實(shí)現(xiàn)公司利益最大化。3.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：確保所采購(gòu)的物資和服務(wù)符合公司的質(zhì)量要求。4.公開、公平、公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公開透明，公平對(duì)待所有供應(yīng)商，保證采購(gòu)結(jié)果的公正。采購(gòu)部門職責(zé)與崗位設(shè)置采購(gòu)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和執(zhí)行公司的采購(gòu)計(jì)劃，確保物資和服務(wù)的及時(shí)供應(yīng)。2.開展市場(chǎng)調(diào)研，收集供應(yīng)商信息，建立和維護(hù)供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。3.進(jìn)行供應(yīng)商的選擇、評(píng)估和管理，與合格供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。4.負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的執(zhí)行和跟蹤，及時(shí)處理采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題。5.控制采購(gòu)成本，降低采購(gòu)價(jià)格，提高采購(gòu)資金的使用效率。6.與其他部門保持良好的溝通與協(xié)作，提供優(yōu)質(zhì)的采購(gòu)服務(wù)。7.負(fù)責(zé)采購(gòu)文件的整理、歸檔和保管工作。崗位設(shè)置及職責(zé)采購(gòu)經(jīng)理1.全面負(fù)責(zé)采購(gòu)部門的日常管理工作，制定部門工作計(jì)劃和目標(biāo)。2.組織制定和完善采購(gòu)管理制度和流程，確保采購(gòu)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、評(píng)估和管理，建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系。4.審核采購(gòu)合同和采購(gòu)申請(qǐng)，控制采購(gòu)成本和風(fēng)險(xiǎn)。5.協(xié)調(diào)與其他部門的工作關(guān)系，解決采購(gòu)過(guò)程中的重大問(wèn)題。6.定期向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)采購(gòu)工作進(jìn)展情況和存在的問(wèn)題。采購(gòu)專員1.根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃和需求，尋找合適的供應(yīng)商，進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)和議價(jià)。2.負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的起草、簽訂和執(zhí)行，跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，確保物資按時(shí)到貨。3.處理采購(gòu)過(guò)程中的質(zhì)量問(wèn)題和糾紛，與供應(yīng)商協(xié)商解決。4.收集和整理供應(yīng)商信息，建立和更新供應(yīng)商檔案。5.協(xié)助采購(gòu)經(jīng)理進(jìn)行供應(yīng)商的評(píng)估和管理工作。采購(gòu)文員1.負(fù)責(zé)采購(gòu)文件的收發(fā)、登記和歸檔工作，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。2.協(xié)助采購(gòu)專員進(jìn)行采購(gòu)合同的簽訂和執(zhí)行，辦理相關(guān)的手續(xù)。3.統(tǒng)計(jì)和分析采購(gòu)數(shù)據(jù)，為采購(gòu)決策提供支持。4.負(fù)責(zé)采購(gòu)部門的辦公用品和設(shè)備的管理工作。5.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。采購(gòu)流程管理采購(gòu)申請(qǐng)1.各部門根據(jù)工作需要，填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》，注明采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)算等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給采購(gòu)部門。2.采購(gòu)部門收到《采購(gòu)申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，對(duì)于不符合要求的申請(qǐng)，及時(shí)與申請(qǐng)部門溝通，要求其補(bǔ)充或修改相關(guān)信息。供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.采購(gòu)專員根據(jù)采購(gòu)需求，通過(guò)多種渠道尋找合適的供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會(huì)、供應(yīng)商推薦等。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集供應(yīng)商的相關(guān)資料，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績(jī)證明等。3.組織對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)等情況。4.根據(jù)供應(yīng)商的綜合表現(xiàn)，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和打分，確定合格供應(yīng)商名單，并建立供應(yīng)商檔案。詢價(jià)、比價(jià)與議價(jià)1.采購(gòu)專員向合格供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品或服務(wù)的報(bào)價(jià)、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等信息。2.收到供應(yīng)商的報(bào)價(jià)后，采購(gòu)專員對(duì)報(bào)價(jià)進(jìn)行整理和分析，進(jìn)行比價(jià)和議價(jià)，爭(zhēng)取獲得最優(yōu)惠的價(jià)格和條件。3.在詢價(jià)、比價(jià)和議價(jià)過(guò)程中，應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保采購(gòu)結(jié)果的合理性和合法性。采購(gòu)合同簽訂1.采購(gòu)專員根據(jù)詢價(jià)、比價(jià)和議價(jià)的結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商，并與供應(yīng)商協(xié)商簽訂采購(gòu)合同。2.采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。3.采購(gòu)合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人和公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核簽字，確保合同的合法性和有效性。采購(gòu)合同執(zhí)行與跟蹤1.采購(gòu)專員負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的執(zhí)行和跟蹤，及時(shí)與供應(yīng)商溝通，了解采購(gòu)進(jìn)度和交貨情況。2.對(duì)于可能影響交貨期的問(wèn)題，采購(gòu)專員應(yīng)及時(shí)采取措施，如協(xié)商調(diào)整交貨期、尋找替代供應(yīng)商等，確保物資按時(shí)到貨。3.物資到貨后，采購(gòu)專員應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后，辦理入庫(kù)手續(xù)。付款管理1.采購(gòu)專員根據(jù)采購(gòu)合同的約定，在物資驗(yàn)收合格后，填寫《付款申請(qǐng)表》，并附上相關(guān)的發(fā)票、驗(yàn)收單等憑證，經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人和公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，提交給財(cái)務(wù)部門辦理付款手續(xù)。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)合同的約定和公司的財(cái)務(wù)管理制度進(jìn)行付款審核，確保付款的準(zhǔn)確性和合法性。采購(gòu)成本控制成本控制目標(biāo)采購(gòu)部門應(yīng)制定年度采購(gòu)成本控制目標(biāo)，并將目標(biāo)分解到每個(gè)采購(gòu)項(xiàng)目和采購(gòu)人員，確保采購(gòu)成本的合理降低。成本控制措施1.優(yōu)化采購(gòu)流程：通過(guò)簡(jiǎn)化采購(gòu)流程、減少不必要的環(huán)節(jié)，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本。2.批量采購(gòu)：對(duì)于常用物資和服務(wù)，應(yīng)采用批量采購(gòu)的方式，爭(zhēng)取獲得更優(yōu)惠的價(jià)格。3.供應(yīng)商管理：加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理，與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系，通過(guò)談判和協(xié)商，降低采購(gòu)價(jià)格和成本。4.價(jià)格監(jiān)控：定期對(duì)市場(chǎng)價(jià)格進(jìn)行監(jiān)測(cè)和分析，及時(shí)調(diào)整采購(gòu)策略，確保采購(gòu)價(jià)格的合理性。5.成本分析：定期對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行分析，找出成本控制的關(guān)鍵點(diǎn)和存在的問(wèn)題，采取針對(duì)性的措施進(jìn)行改進(jìn)。采購(gòu)質(zhì)量管理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需求和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定采購(gòu)物資和服務(wù)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，并在采購(gòu)合同中明確約定。質(zhì)量檢驗(yàn)與驗(yàn)收1.物資到貨后，采購(gòu)部門應(yīng)組織相關(guān)部門按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)收。2.對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商進(jìn)行更換或處理，并追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。3.對(duì)于重要物資和服務(wù)，應(yīng)在供應(yīng)商處進(jìn)行預(yù)檢驗(yàn)，確保物資和服務(wù)符合質(zhì)量要求。質(zhì)量問(wèn)題處理1.對(duì)于采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)部門進(jìn)行分析和處理，找出問(wèn)題的原因和責(zé)任方。2.對(duì)于因供應(yīng)商原因?qū)е碌馁|(zhì)量問(wèn)題，采購(gòu)部門應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的責(zé)任，如要求供應(yīng)商賠償損失、降低價(jià)格等。3.對(duì)于因采購(gòu)部門自身原因?qū)е碌馁|(zhì)量問(wèn)題，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行整改，避免類似問(wèn)題的再次發(fā)生。采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，識(shí)別可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，如供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)等。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估對(duì)于識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部門應(yīng)進(jìn)行評(píng)估和分析，確定風(fēng)險(xiǎn)的可能性和影響程度，為風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)提供依據(jù)。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避：對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)較大且無(wú)法控制的采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)考慮放棄采購(gòu)或?qū)ふ姨娲桨浮?.風(fēng)險(xiǎn)降低：通過(guò)采取措施降低風(fēng)險(xiǎn)的可能性和影響程度，如選擇信譽(yù)良好的供應(yīng)商、簽訂詳細(xì)的采購(gòu)合同等。3.風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移：通過(guò)購(gòu)買保險(xiǎn)、與供應(yīng)商簽訂風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)協(xié)議等方式，將風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移給其他方。4.風(fēng)險(xiǎn)接受：對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)較小且可以承受的采購(gòu)項(xiàng)目，可以選擇接受風(fēng)險(xiǎn)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行監(jiān)控和管理。采購(gòu)績(jī)效管理績(jī)效指標(biāo)設(shè)定采購(gòu)部門應(yīng)建立科學(xué)合理的績(jī)效指標(biāo)體系，包括采購(gòu)成本降低率、采購(gòu)物資質(zhì)量合格率、采購(gòu)交貨及時(shí)率、供應(yīng)商滿意度等指標(biāo)?？?jī)效評(píng)估與考核1.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)人員的績(jī)效進(jìn)行評(píng)估和考核，評(píng)估周期可以為月度、季度或年度。2.績(jī)效評(píng)估和考核應(yīng)采用定量和定性相結(jié)合的方法，確保評(píng)估結(jié)果的客觀、公正、準(zhǔn)確。3.根據(jù)績(jī)效評(píng)估和考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的采購(gòu)人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)表現(xiàn)不佳的采購(gòu)人員進(jìn)行輔導(dǎo)和培訓(xùn)，必要時(shí)進(jìn)行調(diào)整或辭退。監(jiān)督與審計(jì)內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)部門的采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)和監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的簽訂和執(zhí)行情況、采購(gòu)成本的控制情況等。2.