規(guī)范用章管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司印章管理，規(guī)范印章使用流程，保障公司合法權(quán)益，維護(hù)公司正常運(yùn)營秩序，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各下屬分支機(jī)構(gòu)、子公司的各類印章，包括但不限于公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章、部門章、業(yè)務(wù)專用章等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則印章的使用必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保用章行為合法合規(guī)。2.謹(jǐn)慎規(guī)范原則嚴(yán)格控制印章的使用范圍和審批程序，防止印章濫用、誤用，確保印章使用安全。3.責(zé)任明確原則明確印章管理和使用各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，做到責(zé)任到人，對(duì)印章使用過程中的違規(guī)行為追究相應(yīng)責(zé)任。二、印章的種類及用途（一）公章1.代表公司對(duì)外行使權(quán)力，具有最高法律效力，用于各類重要文件、合同、協(xié)議、證明等的簽署。2.具體用途包括但不限于：公司對(duì)外報(bào)送的各類公文、與外部單位簽訂的合同協(xié)議、出具的資信證明、授權(quán)委托書等。（二）合同專用章專門用于公司簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同，明確合同的法律效力，保障合同雙方的權(quán)益。（三）財(cái)務(wù)專用章用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)，是財(cái)務(wù)核算和資金管理的重要印鑒。（四）法定代表人章主要用于特定的財(cái)務(wù)文件、授權(quán)書等需要法定代表人簽字確認(rèn)的場(chǎng)合，與法定代表人的簽字具有同等法律效力。（五）部門章1.各部門根據(jù)工作需要設(shè)立的印章，用于部門內(nèi)部文件、通知、報(bào)表等的加蓋，代表部門行使一定的管理職能。2.部門章的使用范圍嚴(yán)格限定在本部門內(nèi)部，不得對(duì)外使用。（六）業(yè)務(wù)專用章針對(duì)特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域設(shè)立的印章，如銷售專用章、采購專用章、項(xiàng)目專用章等，用于相關(guān)業(yè)務(wù)文件、單據(jù)的簽署和確認(rèn)。三、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.因工作需要刻制印章時(shí)，由需求部門填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、規(guī)格、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司行政管理部門。2.行政管理部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，統(tǒng)一安排具有資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制。3.印章刻制完成后，行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)印章進(jìn)行驗(yàn)收，檢查印章的規(guī)格、字體、圖案等是否符合要求，確認(rèn)無誤后在《印章刻制申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)。（二）印章啟用1.新印章啟用前，行政管理部門應(yīng)填寫《印章啟用申請(qǐng)表》，注明印章名稱、啟用日期、使用范圍等信息，并附上印模。2.《印章啟用申請(qǐng)表》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，行政管理部門負(fù)責(zé)發(fā)布印章啟用通知，明確印章的啟用時(shí)間、使用范圍和管理要求等事項(xiàng)。3.印章啟用后，行政管理部門應(yīng)將印章的相關(guān)信息登記在《印章管理臺(tái)賬》中，包括印章名稱、編號(hào)、規(guī)格、啟用日期、保管人等。四、印章的保管（一）保管原則1.實(shí)行專人保管制度，每枚印章必須指定專人負(fù)責(zé)保管，確保印章安全。2.印章保管人應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)，嚴(yán)格遵守印章管理規(guī)定，不得擅自將印章交予他人保管或使用。（二）保管地點(diǎn)1.公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章等重要印章應(yīng)存放于公司保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT的印章保管室，并安裝必要的安全防范設(shè)施，如監(jiān)控?cái)z像頭、報(bào)警裝置等。2.部門章和業(yè)務(wù)專用章可根據(jù)實(shí)際情況，由各部門指定專人在部門內(nèi)部妥善保管，但應(yīng)確保印章存放安全，防止丟失或被盜用。（三）保管要求1.印章保管人應(yīng)妥善保管印章，確保印章存放環(huán)境安全、整潔，避免印章受到損壞、污染或丟失。2.印章保管人不得將印章攜帶外出使用，如因特殊情況確需攜帶外出的，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)審批手續(xù)，同時(shí)采取必要的安全措施，確保印章安全。3.印章保管人應(yīng)定期對(duì)印章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、變形、模糊等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政管理部門，并按照規(guī)定進(jìn)行更換或修復(fù)。五、印章的使用（一）使用流程1.用章申請(qǐng)人填寫《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明用章事由、用章文件名稱、用章份數(shù)、用章時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.根據(jù)用章性質(zhì)和審批權(quán)限，分別報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。具體審批權(quán)限如下：涉及公司重大決策、重要合同協(xié)議、對(duì)外投資、融資擔(dān)保等事項(xiàng)的用章，需經(jīng)公司董事長審批。涉及公司日常經(jīng)營管理、一般性合同協(xié)議、文件報(bào)表等事項(xiàng)的用章，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。涉及部門內(nèi)部事務(wù)的用章，由部門負(fù)責(zé)人審批。3.審批通過后，用章申請(qǐng)人將《印章使用申請(qǐng)表》連同用章文件一并提交給印章保管人。4.印章保管人對(duì)用章文件進(jìn)行審核，確認(rèn)文件內(nèi)容與用章事由相符，審批手續(xù)齊全后，在用章文件上加蓋印章，并在《印章使用登記表》上登記用章日期、用章文件名稱、用章份數(shù)、用章人等信息。5.用章完成后，印章保管人應(yīng)及時(shí)將印章歸位保管，并將《印章使用申請(qǐng)表》存檔保存。（二）使用要求1.用章必須嚴(yán)格按照審批后的用途和范圍使用，不得擅自擴(kuò)大用章范圍或改變用章用途。2.用章文件必須內(nèi)容真實(shí)、合法、有效，不得在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。3.印章應(yīng)加蓋在文件規(guī)定的位置，確保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或重疊。4.嚴(yán)禁在未經(jīng)審批的情況下，為他人或其他單位加蓋公司印章。六、印章的停用與銷毀（一）停用情形1.公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、名稱變更、業(yè)務(wù)范圍變化等原因，導(dǎo)致印章不再使用。2.印章?lián)p壞、遺失或被盜用，無法繼續(xù)正常使用。3.根據(jù)公司規(guī)定，需要停用的其他印章。（二）停用程序1.印章保管人發(fā)現(xiàn)印章需要停用時(shí)，應(yīng)及時(shí)填寫《印章停用申請(qǐng)表》，說明停用原因、停用日期等信息，并報(bào)行政管理部門審核。2.行政管理部門審核通過后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，行政管理部門發(fā)布印章停用通知，明確印章停用時(shí)間、停用后的處理方式等事項(xiàng)。（三）銷毀程序1.對(duì)于停用的印章，行政管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行清理核對(duì)，確認(rèn)無誤后填寫《印章銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章名稱、編號(hào)、規(guī)格、停用原因、銷毀方式等信息，并附上印章印模。2.《印章銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，行政管理部門負(fù)責(zé)組織印章銷毀工作。印章銷毀應(yīng)采用粉碎、熔化等安全可靠的方式進(jìn)行，確保印章無法恢復(fù)使用。3.印章銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在《印章銷毀登記表》上記錄銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀方式、監(jiān)督人等信息。4.印章銷毀完成后，行政管理部門應(yīng)將《印章銷毀申請(qǐng)表》、《印章銷毀登記表》等相關(guān)資料存檔保存。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)印章管理和使用情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保印章使用規(guī)范、安全。2.公司審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)印章管理和使用情況進(jìn)行不定期審計(jì)監(jiān)督，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見。（二）檢查內(nèi)容1.印章保管情況，包括保管人是否符合規(guī)定、保管地點(diǎn)是否安全、印章存放是否規(guī)范等。2.印章使用情況，包括用章審批程序是否嚴(yán)格執(zhí)行、用章文件是否真實(shí)合法有效、用章范圍是否符合規(guī)定等。3.印章登記記錄，包括《印章管理臺(tái)賬》、《印章使用登記表》、《印章啟用申請(qǐng)表》、《印章停用申請(qǐng)表》、《印章銷毀申請(qǐng)表》等相關(guān)記錄是否完整、準(zhǔn)確。（三）問題處理1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政管理部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)按照整改通知書的要求，認(rèn)真落實(shí)整改措施，及時(shí)消除安全隱患，規(guī)范印章管理和使用行為。3.對(duì)于違反印章管理規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重，對(duì)責(zé)任部門和