股權(quán)檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司股權(quán)檔案的科學(xué)管理，確保股權(quán)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮股權(quán)檔案在公司決策、運(yùn)營、管理等方面的重要作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門涉及股權(quán)管理的各類檔案資料的管理。（三）定義1.股權(quán)檔案：是指公司在股權(quán)設(shè)立、變更、轉(zhuǎn)讓、持有等過程中形成的，具有保存價值的各種文件、資料、記錄等，包括但不限于公司章程、股東名冊、出資證明、股權(quán)協(xié)議、股東會決議、董事會決議、工商登記資料等。2.檔案管理：是指對股權(quán)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用、銷毀等全過程的管理活動。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：股權(quán)檔案由公司指定的專門部門或機(jī)構(gòu)進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司股權(quán)管理的實(shí)際情況，不得虛假、偽造。3.安全保密原則：加強(qiáng)股權(quán)檔案的安全保密措施，防止檔案信息泄露，確保檔案的安全與完整。4.方便利用原則：在確保檔案安全保密的前提下，應(yīng)充分考慮檔案利用的便利性，提高檔案的利用效率。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善股權(quán)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)股權(quán)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等日常管理工作。3.定期對股權(quán)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的安全與完整。4.對所屬各部門的股權(quán)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。5.負(fù)責(zé)組織對超過保管期限的股權(quán)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門形成的股權(quán)檔案資料的收集、整理，并及時移交檔案管理部門歸檔。2.配合檔案管理部門做好股權(quán)檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助。3.按照檔案管理部門的要求，做好本部門股權(quán)檔案的安全保密工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司股權(quán)檔案管理制度，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律。2.負(fù)責(zé)股權(quán)檔案的具體管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等。3.做好股權(quán)檔案的保管工作，確保檔案的安全與完整，定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。4.按照規(guī)定的程序和要求，為公司內(nèi)部各部門及外部有關(guān)單位提供股權(quán)檔案的查閱、利用服務(wù)，并做好登記工作。5.負(fù)責(zé)對股權(quán)檔案管理工作中形成的各種記錄、文件等進(jìn)行整理、歸檔，建立檔案管理工作臺賬。三、檔案收集（一）收集范圍1.公司設(shè)立時，各股東的出資證明、公司章程、股東協(xié)議、驗(yàn)資報告等相關(guān)文件。2.公司股權(quán)變更過程中，涉及股權(quán)受讓、轉(zhuǎn)讓、增資、減資等事項(xiàng)的股東會決議、董事會決議、股權(quán)協(xié)議、工商變更登記資料等。3.公司股東權(quán)益變動相關(guān)的文件，如股東分紅決議、利潤分配方案、股權(quán)質(zhì)押合同、股權(quán)解凍文件等。4.公司與股東之間的往來文件，如股東函件、通知、報告等。5.公司股權(quán)管理工作中形成的其他有保存價值的文件、資料，如股權(quán)評估報告、審計(jì)報告、法律意見書等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)股權(quán)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)按照公司電子檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的可讀性和可利用性。4.檔案資料收集后，應(yīng)及時移交檔案管理部門，交接雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)，明確交接時間、內(nèi)容、數(shù)量等。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)股權(quán)檔案按照以下類別進(jìn)行分類：1.公司章程類：包括公司章程、章程修正案等。2.股東名冊類：包括股東名冊、股東變更記錄等。3.出資證明類：包括出資證明書、股權(quán)證等。4.股權(quán)協(xié)議類：包括股權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議、股權(quán)贈與協(xié)議、股權(quán)質(zhì)押協(xié)議等。5.股東會決議類：包括股東會會議記錄、股東會決議等。6.董事會決議類：包括董事會會議記錄、董事會決議等。7.工商登記資料類：包括企業(yè)設(shè)立登記申請書、營業(yè)執(zhí)照副本、工商變更登記資料等。8.其他類：包括股權(quán)評估報告、審計(jì)報告、法律意見書、股東函件、通知、報告等。（二）編號規(guī)則股權(quán)檔案按照分類進(jìn)行編號，編號采用“類別代碼+年度+順序號”的方式，具體如下：1.類別代碼：按照上述分類標(biāo)準(zhǔn)，分別用兩位大寫字母表示，如“GZ”表示公司章程類，“GD”表示股東名冊類等。2.年度：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”表示2023年形成的檔案。3.順序號：按照檔案形成的先后順序，用三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“001”表示該類別下的第一份檔案。例如，一份2023年形成的公司章程修正案，其編號為“GZ2023001”。（三）整理方法1.對收集到的股權(quán)檔案資料進(jìn)行清理，剔除重復(fù)、無效的文件。2.按照分類標(biāo)準(zhǔn)和編號規(guī)則，對檔案資料進(jìn)行分類、編號，并編制檔案目錄。3.對每份檔案資料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，并在每份檔案資料首頁加蓋檔案章，注明檔案編號、類別、年度、順序號等信息。4.將整理好的股權(quán)檔案資料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、起止編號等信息。五、檔案歸檔（一）歸檔時間各部門應(yīng)在股權(quán)檔案資料形成后的[X]個工作日內(nèi)，將整理好的檔案資料移交檔案管理部門歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理部門收到各部門移交的股權(quán)檔案資料后，應(yīng)對檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查。2.經(jīng)檢查合格的檔案資料，按照檔案整理的要求進(jìn)行進(jìn)一步整理和編號，并登記入冊。3.將歸檔后的股權(quán)檔案資料存放在專門的檔案庫房或檔案柜中，按照檔案類別和編號順序進(jìn)行排列存放。六、檔案保管（一）保管期限股權(quán)檔案的保管期限根據(jù)檔案的重要程度和性質(zhì)確定，具體如下：1.公司章程、股東名冊、出資證明等基礎(chǔ)性檔案：永久保管。2.股權(quán)協(xié)議、股東會決議、董事會決議等涉及公司重大決策和股權(quán)變動的檔案：保管期限為[X]年。3.工商登記資料、股權(quán)評估報告、審計(jì)報告、法律意見書等其他檔案：保管期限為[X]年。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房或檔案柜，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好，溫度、濕度適宜。2.對股權(quán)檔案應(yīng)采取防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等保護(hù)措施，定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對于電子股權(quán)檔案，應(yīng)按照公司電子檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行存儲和保管，定期進(jìn)行備份，確保電子檔案的安全與完整。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律，不得擅自查閱、復(fù)制、銷毀檔案資料，不得向無關(guān)人員泄露檔案信息。七、檔案查閱（一）查閱范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的股權(quán)檔案資料。外部單位因法律法規(guī)規(guī)定或工作需要查閱公司股權(quán)檔案資料的，須經(jīng)公司有權(quán)部門批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)查閱手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱人應(yīng)填寫《股權(quán)檔案查閱申請表》，詳細(xì)說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.內(nèi)部查閱人將《股權(quán)檔案查閱申請表》提交檔案管理部門，檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)，并安排專人陪同查閱。3.外部查閱人將《股權(quán)檔案查閱申請表》及相關(guān)證明材料提交公司有權(quán)部門，公司有權(quán)部門審核同意后，出具《股權(quán)檔案查閱介紹信》，查閱人持《股權(quán)檔案查閱介紹信》到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。4.檔案管理人員根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的股權(quán)檔案資料，并做好查閱登記工作，記錄查閱人姓名、單位、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。5.查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案資料，不得擅自將檔案資料帶出檔案庫房或檔案柜，不得在檔案資料上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞等。如需復(fù)印或復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。6.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理部門，檔案管理人員對歸還的檔案資料進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。八、檔案利用（一）利用方式股權(quán)檔案的利用方式主要包括提供查閱、出具證明、提供咨詢等。（二）利用要求1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)公司內(nèi)部各部門及外部單位的利用需求，及時、準(zhǔn)確地提供股權(quán)檔案資料，并做好利用登記工作。2.對于利用股權(quán)檔案出具的證明材料，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行填寫，并加蓋公司公章。3.檔案管理人員應(yīng)積極為公司內(nèi)部各部門及外部單位提供股權(quán)檔案利用方面的咨詢服務(wù)，解答相關(guān)問題。九、檔案銷毀（一）銷毀條件股權(quán)檔案超過保管期限，且經(jīng)鑒定確無保存價值的，可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對超過保管期限的股權(quán)檔案進(jìn)行清理，并組織相關(guān)人員對檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。2.經(jīng)鑒定需要銷毀的股權(quán)檔案，由檔案管理部門編制《股權(quán)檔案銷毀清冊》，詳細(xì)列出檔