特區(qū)檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強特區(qū)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在特區(qū)各項工作中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于特區(qū)內各級黨政機關、企事業(yè)單位、社會團體以及其他組織的檔案管理工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一領導、分級管理原則特區(qū)檔案工作實行統(tǒng)一領導，各單位在檔案管理部門的指導下，分級負責本單位的檔案管理工作。2.維護檔案的真實性、完整性和安全性原則檔案管理工作應確保檔案內容真實可靠，全面反映單位各項工作活動，同時采取有效措施保障檔案的實體安全和信息安全。3.便于利用原則檔案管理應遵循便于利用的原則，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為單位各項工作提供及時、準確的檔案信息服務。二、檔案管理機構與人員（一）管理機構1.特區(qū)設立檔案管理局，作為特區(qū)檔案工作的行政管理部門，負責統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調和監(jiān)督指導特區(qū)檔案管理工作。2.各單位應設立檔案管理部門或指定專人負責本單位的檔案管理工作，檔案管理部門應保持相對穩(wěn)定。（二）人員配備1.檔案管理部門應配備與工作任務相適應的檔案管理人員，檔案管理人員應具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務流程。2.檔案管理人員應定期參加業(yè)務培訓，不斷提高業(yè)務水平和綜合素質。（三）職責分工1.檔案管理局職責貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定特區(qū)檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務標準。負責組織開展特區(qū)檔案工作的監(jiān)督檢查，依法查處檔案違法行為。指導、協(xié)調特區(qū)內各單位的檔案管理工作，組織開展檔案業(yè)務培訓和學術交流活動。負責接收、征集、整理、保管和提供利用特區(qū)重要檔案資料。2.單位檔案管理部門職責貫徹執(zhí)行國家和特區(qū)有關檔案管理的法律法規(guī)、規(guī)章制度和業(yè)務標準，制定本單位檔案管理實施細則。負責本單位各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。建立健全本單位檔案檢索體系，開發(fā)利用檔案信息資源，為單位各項工作提供檔案信息服務。指導本單位所屬部門和下屬單位的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務培訓和考核。3.檔案管理人員職責負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。對檔案進行安全保管，定期檢查檔案保管狀況，做好檔案的防潮、防蟲、防火、防盜等工作。按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務，做好檔案利用登記工作。參與檔案信息化建設，負責檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護和管理。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.單位在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的歷史記錄，均應納入檔案收集范圍。2.重點收集反映單位主要職能活動、重大決策、重要業(yè)務工作、基本建設項目、科研成果、人事任免、財務收支等方面的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案材料的收集工作，確保檔案材料及時、完整、準確地收集齊全。2.對重要會議、重大活動、重要項目等形成的檔案材料，應實行同步收集、同步整理、同步歸檔。3.檔案收集過程中，應注意對電子文件和紙質文件的同步收集，確保電子文件與紙質文件內容一致。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合國家和特區(qū)檔案管理的有關標準和規(guī)范。（四）整理方法1.文書檔案整理按照年度、機構（問題）、保管期限進行分類整理，編制歸檔文件目錄。對永久、長期保存的文件，應進行裝訂、編頁、編目等加工處理。2.科技檔案整理按照項目、階段、專業(yè)等進行分類整理，建立科技檔案案卷目錄。對科研項目檔案，應收集項目研究過程中形成的立項報告、研究方案、實驗數(shù)據(jù)、研究成果等文件資料。對基本建設項目檔案，應收集項目前期文件、設計文件、施工文件、竣工驗收文件等。3.會計檔案整理按照會計憑證、會計賬簿、財務報告等類別進行整理，編制會計檔案目錄。會計憑證應按月裝訂成冊，會計賬簿應按年度整理歸檔。4.電子檔案整理按照電子文件的類別、年度、保管期限等進行分類整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。對電子文件應進行元數(shù)據(jù)著錄，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。四、檔案的保管與保護（一）保管場所1.各單位應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應配備必要的檔案保管設備，如檔案密集架、溫濕度調控設備、消防設備、防蟲藥品等。（二）保管要求1.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。2.對不同載體的檔案應采取相應的保管措施，如紙質檔案應專柜存放，電子檔案應進行異地備份存儲。3.定期對檔案進行清查核對，確保檔案賬實相符。（三）保護措施1.建立檔案安全管理制度，加強對檔案庫房的安全管理，嚴格執(zhí)行檔案出入庫登記制度。2.定期對檔案保管設備進行維護保養(yǎng)，確保設備正常運行。3.對破損、褪色的檔案應及時進行修復和復制，確保檔案的完整和可讀。4.加強對檔案信息安全的保護，采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制、防火墻等技術措施，防止檔案信息泄露。五、檔案的利用與服務（一）利用原則1.依法利用原則檔案利用應嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和單位檔案管理制度，確保檔案利用的合法性和規(guī)范性。2.服務為本原則檔案管理部門應樹立服務意識，積極主動為單位各項工作提供檔案信息服務，滿足利用者的合理需求。3.保密安全原則在檔案利用過程中，應嚴格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全，防止檔案內容泄露。（二）利用范圍1.本單位工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱本單位檔案，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。3.司法機關、行政執(zhí)法部門因辦案需要查閱、借閱檔案，應出具相關證明文件，并按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.本單位工作人員查閱、借閱檔案，應填寫檔案查閱、借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱本單位檔案，應提前向本單位檔案管理部門提出申請，經(jīng)單位分管領導批準后，辦理查閱、借閱手續(xù)。查閱、借閱檔案時，應指定專人陪同，并在指定地點查閱、借閱。3.司法機關、行政執(zhí)法部門查閱、借閱檔案，應出具單位介紹信、工作證和相關證明文件，經(jīng)單位分管領導批準后，辦理查閱、借閱手續(xù)。查閱、借閱檔案時，應嚴格遵守檔案查閱、借閱規(guī)定，不得擅自摘抄、復制、拍照檔案內容。（四）利用服務1.檔案管理部門應建立健全檔案檢索體系，提供便捷的檔案查閱服務。2.根據(jù)利用者的需求，積極開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料，為單位各項工作提供決策依據(jù)。3.加強與利用者的溝通交流，及時了解利用者的意見和建議，不斷改進檔案利用服務工作。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，確保檔案的保存價值得到準確評估。2.全面審查原則鑒定工作應全面審查檔案的內容、來源、形式等，綜合考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實價值和未來利用價值。3.集體鑒定原則檔案鑒定工作應組成鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員參加，共同對檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.對已超過保管期限，且確無保存價值的檔案，應予以鑒定銷毀。2.對保管期限已滿，但仍具有一定查考利用價值的檔案，可適當延長保管期限。3.對涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私等重要檔案，應按照國家有關規(guī)定進行嚴格管理，不得擅自銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門提出檔案鑒定意見，填寫檔案鑒定表，列出擬銷毀檔案的清單。2.鑒定小組對檔案鑒定意見進行審核，形成鑒定報告。3.鑒定報告經(jīng)單位分管領導批準后，作為檔案銷毀的依據(jù)。（四）銷毀程序1.檔案管理部門按照批準的銷毀清單，對擬銷毀檔案進行造冊登記。2.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊歸檔保存。七、檔案信息化建設（一）建設目標1.建立覆蓋特區(qū)各級檔案管理部門的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、網(wǎng)絡化傳輸和共享利用。2.提高檔案管理工作的效率和質量，提升檔案服務水平，為特區(qū)經(jīng)濟社會發(fā)展提供更加便捷、高效的檔案信息服務。（二）建設內容1.檔案數(shù)字化對館藏檔案進行全面數(shù)字化處理，包括紙質檔案的掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等，建立檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等業(yè)務流程的信息化管理。3.檔案信息資源共享平臺建設建立檔案信息資源共享平臺，實現(xiàn)特區(qū)內檔案信息資源的互聯(lián)互通和共享利用，為各單位提供檔案