藥廠采購管理辦法一、總則（一）目的本辦法旨在規(guī)范藥廠采購行為，確保采購活動(dòng)合法、合規(guī)、高效，保障藥品質(zhì)量，降低采購成本，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。（二）適用范圍本辦法適用于藥廠所有采購活動(dòng)，包括藥品原材料、包裝材料、設(shè)備、辦公用品等各類物資的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購物資符合藥品生產(chǎn)質(zhì)量要求。3.效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。4.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，遵循公平競(jìng)爭原則，確保所有供應(yīng)商享有平等的參與機(jī)會(huì)，公正地對(duì)待每一個(gè)供應(yīng)商。二、采購組織與職責(zé)（一）采購部門設(shè)置藥廠應(yīng)設(shè)立專門的采購部門，負(fù)責(zé)采購活動(dòng)的組織與實(shí)施。采購部門應(yīng)根據(jù)工作需要，合理設(shè)置崗位，明確各崗位的職責(zé)和權(quán)限。（二）采購部門職責(zé)1.制定采購計(jì)劃：根據(jù)藥廠的生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃，結(jié)合庫存情況，制定合理的采購計(jì)劃，確保物資供應(yīng)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.供應(yīng)商管理：負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、評(píng)估、選擇、考核等工作，建立供應(yīng)商檔案，維護(hù)良好的供應(yīng)商關(guān)系。3.采購執(zhí)行：按照采購計(jì)劃和相關(guān)規(guī)定，組織實(shí)施采購活動(dòng)，包括詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、簽訂采購合同等。4.采購合同管理：負(fù)責(zé)采購合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等工作，確保合同的合法性和有效性。5.采購物資驗(yàn)收：參與采購物資的驗(yàn)收工作，確保所采購物資符合質(zhì)量要求和合同約定。6.采購成本控制：通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。7.采購信息管理：負(fù)責(zé)采購信息的收集、整理、分析和反饋，為企業(yè)決策提供支持。（三）其他部門職責(zé)1.生產(chǎn)部門：根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，及時(shí)向采購部門提供物資需求信息，協(xié)助采購部門做好采購工作。2.質(zhì)量部門：負(fù)責(zé)對(duì)采購物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和監(jiān)督，確保所采購物資符合藥品生產(chǎn)質(zhì)量要求。3.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)采購資金的預(yù)算、支付和核算等工作，對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督。三、采購流程（一）采購申請(qǐng)1.使用部門提出申請(qǐng)：各使用部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，填寫《采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求時(shí)間等信息，并提交給采購部門。2.采購部門審核：采購部門收到《采購申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，核實(shí)物資需求的合理性和必要性。如申請(qǐng)內(nèi)容不符合要求，采購部門應(yīng)及時(shí)與使用部門溝通，要求其補(bǔ)充或修改申請(qǐng)。（二）采購計(jì)劃制定1.采購部門匯總申請(qǐng)：采購部門將審核通過的《采購申請(qǐng)表》進(jìn)行匯總，結(jié)合庫存情況，制定采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、采購時(shí)間、采購方式等信息。2.采購計(jì)劃審批：采購計(jì)劃制定完成后，提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的采購計(jì)劃作為采購活動(dòng)的依據(jù)。（三）供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.供應(yīng)商開發(fā)：采購部門根據(jù)采購計(jì)劃，通過多種渠道開發(fā)供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.供應(yīng)商評(píng)估：采購部門對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。評(píng)估可采用實(shí)地考察、問卷調(diào)查、樣品檢驗(yàn)、數(shù)據(jù)分析等方式進(jìn)行。3.供應(yīng)商選擇：采購部門根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商，并與其進(jìn)行談判，確定采購價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。4.供應(yīng)商確定與備案：采購部門將選定的供應(yīng)商名單及相關(guān)信息提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后，與供應(yīng)商簽訂采購合同，并將供應(yīng)商信息錄入供應(yīng)商檔案進(jìn)行備案。（四）采購執(zhí)行1.詢價(jià)：采購部門向選定的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，要求其提供物資的報(bào)價(jià)單，包括物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、付款方式等信息。2.比價(jià)：采購部門對(duì)收到的報(bào)價(jià)單進(jìn)行比較分析，評(píng)估各供應(yīng)商的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。3.議價(jià)：采購部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行議價(jià)，爭取更優(yōu)惠的采購價(jià)格和條款。議價(jià)過程中，采購部門應(yīng)充分了解市場(chǎng)行情，掌握供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)和利潤空間，合理運(yùn)用談判技巧，確保企業(yè)利益最大化。4.簽訂采購合同：采購部門與供應(yīng)商達(dá)成一致意見后，起草采購合同，并提交給相關(guān)部門審核。審核通過后，雙方簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（五）采購物資驗(yàn)收1.驗(yàn)收準(zhǔn)備：采購部門在采購物資到貨前，通知質(zhì)量部門和使用部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。質(zhì)量部門應(yīng)制定驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)方法，使用部門應(yīng)安排熟悉物資性能的人員參與驗(yàn)收。2.到貨驗(yàn)收：采購物資到貨后，采購部門、質(zhì)量部門和使用部門共同對(duì)物資進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等方面。驗(yàn)收合格的物資，由質(zhì)量部門出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；驗(yàn)收不合格的物資，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其更換或處理。3.驗(yàn)收記錄：驗(yàn)收過程中，應(yīng)做好驗(yàn)收記錄，包括物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商、驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收人員、驗(yàn)收結(jié)果等信息。驗(yàn)收記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。（六）采購付款1.付款申請(qǐng)：采購部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，填寫《付款申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、采購金額、付款方式、付款時(shí)間等信息，并提交給財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部門收到《付款申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，核實(shí)采購合同的履行情況、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告的真實(shí)性、付款金額的準(zhǔn)確性等。如審核通過，財(cái)務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時(shí)間進(jìn)行付款。3.付款記錄：財(cái)務(wù)部門應(yīng)做好付款記錄，包括付款日期、付款金額、付款方式、供應(yīng)商等信息。付款記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。四、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別：采購部門應(yīng)定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題、價(jià)格波動(dòng)、法律法規(guī)風(fēng)險(xiǎn)等。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：采購部門對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估其發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，為制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施提供依據(jù)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)管理：加強(qiáng)供應(yīng)商管理，建立供應(yīng)商評(píng)估和考核機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，及時(shí)淘汰不合格供應(yīng)商。與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約定違約責(zé)任和賠償條款，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)管理：嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收程序進(jìn)行采購物資驗(yàn)收，加強(qiáng)對(duì)采購物資質(zhì)量的檢驗(yàn)和監(jiān)督。與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，要求其提供質(zhì)量合格證明文件，確保所采購物資符合質(zhì)量要求。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其采取措施解決，如更換物資、賠償損失等。3.價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)管理：密切關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，定期收集和分析市場(chǎng)價(jià)格信息，掌握價(jià)格波動(dòng)趨勢(shì)。與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，通過談判、招標(biāo)等方式爭取更優(yōu)惠的采購價(jià)格。合理安排采購時(shí)間，避免在價(jià)格高峰期采購物資。4.法律法規(guī)風(fēng)險(xiǎn)管理：加強(qiáng)對(duì)采購人員的法律法規(guī)培訓(xùn)，提高其法律意識(shí)和合規(guī)意識(shí)。采購活動(dòng)應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。定期對(duì)采購合同進(jìn)行審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求。五、采購績效評(píng)估（一）評(píng)估指標(biāo)設(shè)定1.采購成本指標(biāo)：包括采購價(jià)格、采購費(fèi)用、采購成本節(jié)約率等指標(biāo)，用于評(píng)估采購部門降低采購成本的能力。2.采購質(zhì)量指標(biāo)：包括物資合格率、退貨率、質(zhì)量投訴率等指標(biāo)，用于評(píng)估采購部門所采購物資的質(zhì)量水平。3.采購效率指標(biāo)：包括采購周期、訂單處理及時(shí)率、交貨準(zhǔn)時(shí)率等指標(biāo)，用于評(píng)估采購部門的工作效率和響應(yīng)速度。4.供應(yīng)商管理指標(biāo)：包括供應(yīng)商滿意度、供應(yīng)商開發(fā)數(shù)量、供應(yīng)商淘汰率等指標(biāo)，用于評(píng)估采購部門對(duì)供應(yīng)商的管理能力。（二）評(píng)估方法與頻率1.評(píng)估方法：采購績效評(píng)估可采用定量評(píng)估和定性評(píng)估相結(jié)合的方法。定量評(píng)估主要通過數(shù)據(jù)分析和計(jì)算各項(xiàng)評(píng)估指標(biāo)的數(shù)值來進(jìn)行；定性評(píng)估主要通過對(duì)采購部門的工作表現(xiàn)、團(tuán)隊(duì)協(xié)作、溝通協(xié)調(diào)等方面進(jìn)行評(píng)價(jià)來進(jìn)行。2.評(píng)估頻率：采購績效評(píng)估應(yīng)定期進(jìn)行，一般每季度或每半年進(jìn)行一次。評(píng)估結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給采購部門，以便其及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，采取措施改進(jìn)工作。（三）評(píng)估結(jié)果應(yīng)用1.績效獎(jiǎng)勵(lì)：根據(jù)采購績效評(píng)估結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的采購人員和采購部門進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，激勵(lì)其繼續(xù)提高工作績效。2.績效改進(jìn)：對(duì)評(píng)估結(jié)果不理想的采購人員