路政檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)路政檔案管理，規(guī)范路政檔案的收集、整理、保管、利用等工作，提高路政管理工作效率和水平，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織路政部門在路政管理活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則路政檔案由路政部門指定專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)可靠原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映路政管理工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.分類科學(xué)原則按照路政管理業(yè)務(wù)的特點(diǎn)和檔案的形成規(guī)律，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和利用。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密制度，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)立路政檔案管理室，負(fù)責(zé)路政檔案的日常管理工作。（二）職責(zé)分工1.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)路政檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。建立健全路政檔案管理制度，制定檔案管理工作流程。對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，編制檢索工具，方便檔案的查詢和利用。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的管理，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案。2.路政業(yè)務(wù)人員職責(zé)在路政管理工作中形成的各類文件材料，應(yīng)及時(shí)整理、分類，定期移交檔案管理人員。協(xié)助檔案管理人員做好檔案的收集、整理、歸檔等工作，提供必要的資料和信息。遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.路政管理法律法規(guī)、政策文件、規(guī)范性文件等。2.路政許可申請(qǐng)材料、審批文件、許可證副本等。3.路政巡查記錄、案件處理文書、處罰決定書等。4.路政設(shè)施建設(shè)、維護(hù)、管理等方面的文件材料。5.路政宣傳、培訓(xùn)、會(huì)議等活動(dòng)中形成的文件材料。6.路政部門與其他部門、單位之間的往來文件、函件等。7.其他與路政管理工作有關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.路政業(yè)務(wù)人員應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)收集，確保文件材料的齊全、完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行收集，確保電子文件的格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案管理工作效率。（四）整理方法1.分類按照路政管理業(yè)務(wù)的性質(zhì)和檔案的內(nèi)容，將檔案分為路政法規(guī)、路政許可、路政巡查、路政案件、路政設(shè)施、路政宣傳、路政培訓(xùn)、路政會(huì)議、路政往來文件等類別。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識(shí)別和管理。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便于查詢和利用。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管期限路政檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案路政管理法律法規(guī)、政策文件、規(guī)范性文件等。路政許可申請(qǐng)材料、審批文件、許可證副本等，涉及重大路政許可事項(xiàng)的。路政巡查記錄、案件處理文書、處罰決定書等，涉及重大路政案件的。路政設(shè)施建設(shè)、維護(hù)、管理等方面的重要文件材料。其他具有重要保存價(jià)值的文件材料。2.長(zhǎng)期保管的檔案路政許可申請(qǐng)材料、審批文件、許可證副本等，一般路政許可事項(xiàng)的。路政巡查記錄、案件處理文書、處罰決定書等，一般路政案件的。路政宣傳、培訓(xùn)、會(huì)議等活動(dòng)中形成的重要文件材料。路政部門與其他部門、單位之間的重要往來文件、函件等。保管期限為30年。3.短期保管的檔案路政宣傳、培訓(xùn)、會(huì)議等活動(dòng)中形成的一般性文件材料。路政部門與其他部門、單位之間的一般性往來文件、函件等。保管期限為10年。（二）保管條件1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門等。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找和管理。4.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行定期備份，存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)妥善保管，防止損壞和丟失。（三）檔案的清點(diǎn)與檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，核對(duì)檔案的數(shù)量、編號(hào)、題名等信息，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。2.每年應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行一次全面檢查，檢查檔案的保管狀況、存儲(chǔ)環(huán)境等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.在檔案的整理、移交、借閱等過程中，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真的核對(duì)和檢查，防止檔案的丟失和損壞。五、檔案的利用（一）利用范圍本公司/組織內(nèi)部路政業(yè)務(wù)人員因工作需要可以查閱、借閱路政檔案。外單位因工作需要查閱路政檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.本公司/組織內(nèi)部路政業(yè)務(wù)人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《路政檔案查閱申請(qǐng)表》或《路政檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理室查閱或借閱。2.外單位查閱路政檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫《路政檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)本公司/組織路政部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。如需借閱，還應(yīng)經(jīng)本公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。3.查閱、借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案，并對(duì)查閱、借閱情況進(jìn)行登記。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理室進(jìn)行，如需帶出檔案管理室，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并限期歸還。2.查閱、借閱檔案時(shí)，不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案。3.查閱、借閱檔案后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。4.外單位查閱、借閱檔案后，如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理室應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理人員、路政業(yè)務(wù)人員和部門負(fù)責(zé)人組成鑒定小組，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容重要性、利用價(jià)值等因素，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。（二）銷毀1.對(duì)鑒定后確定銷毀的檔案，應(yīng)編制《路政檔案銷毀清冊(cè)》，經(jīng)本公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，并由監(jiān)銷人員進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底。3.檔案銷毀后，應(yīng)在《路政檔案銷毀清冊(cè)》上注明銷毀日期、銷毀方式等信息，并由銷毀人員和監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立路政檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)路政檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)路政檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.信息系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)路政檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.安全管理加強(qiáng)路政檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止信息泄露和非法訪問。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟