結(jié)算暫行管理辦法一、總則1.目的本辦法旨在規(guī)范公司/組織的結(jié)算行為，加強(qiáng)結(jié)算管理，保障財(cái)務(wù)往來的清晰、準(zhǔn)確與及時(shí)，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益，促進(jìn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的健康有序發(fā)展。2.適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部各部門之間以及與外部供應(yīng)商、客戶等發(fā)生的各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)結(jié)算活動(dòng)，包括但不限于采購(gòu)、銷售、服務(wù)提供、資金往來等方面的結(jié)算。3.基本原則合法性原則：結(jié)算活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保所有結(jié)算行為合法合規(guī)。準(zhǔn)確性原則：各項(xiàng)結(jié)算數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，避免出現(xiàn)差錯(cuò)或虛假記錄。及時(shí)性原則：結(jié)算工作應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)及時(shí)進(jìn)行，不得拖延，以保證資金的正常流轉(zhuǎn)和財(cái)務(wù)信息的及時(shí)反饋。安全性原則：采取必要的安全措施，保障結(jié)算過程中資金、數(shù)據(jù)等信息的安全，防止出現(xiàn)泄露、丟失或被篡改等情況。二、結(jié)算主體與職責(zé)1.結(jié)算主體公司/組織內(nèi)部涉及結(jié)算業(yè)務(wù)的部門包括但不限于采購(gòu)部門、銷售部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等，外部結(jié)算主體主要為供應(yīng)商、客戶等合作伙伴。2.職責(zé)分工采購(gòu)部門負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的簽訂與執(zhí)行，確保合同條款明確約定結(jié)算方式、結(jié)算期限、付款條件等關(guān)鍵內(nèi)容。及時(shí)向財(cái)務(wù)部門提供采購(gòu)業(yè)務(wù)相關(guān)的發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等結(jié)算資料，并對(duì)資料的真實(shí)性和完整性負(fù)責(zé)。跟蹤采購(gòu)款項(xiàng)的支付情況，與供應(yīng)商保持溝通，協(xié)調(diào)解決結(jié)算過程中出現(xiàn)的問題。銷售部門負(fù)責(zé)銷售合同的簽訂與執(zhí)行，明確銷售業(yè)務(wù)的結(jié)算方式、收款期限、收款條件等。按照合同約定及時(shí)向客戶開具發(fā)票，并確保發(fā)票內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的催收工作，定期與客戶核對(duì)賬目，及時(shí)反饋收款情況，對(duì)逾期未收款的客戶采取相應(yīng)的催款措施。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織的結(jié)算管理制度和流程，并監(jiān)督執(zhí)行。審核各類結(jié)算憑證和資料，確保其符合規(guī)定要求，辦理資金收付結(jié)算業(yè)務(wù)。定期對(duì)公司/組織的結(jié)算情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析和報(bào)告，為管理層提供決策支持。負(fù)責(zé)與銀行等金融機(jī)構(gòu)溝通協(xié)調(diào)，保障結(jié)算渠道的暢通和資金的安全。法務(wù)部門參與重大結(jié)算合同的審核，從法律角度審查合同條款的合法性、合規(guī)性和完整性，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。協(xié)助處理結(jié)算過程中涉及的法律糾紛和爭(zhēng)議，提供法律咨詢和支持。三、結(jié)算方式1.現(xiàn)金結(jié)算適用范圍：一般適用于金額較小、結(jié)算頻繁且不涉及銀行轉(zhuǎn)賬限制的業(yè)務(wù)，如員工報(bào)銷、小額采購(gòu)等。操作流程：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員填寫現(xiàn)金報(bào)銷單或收款收據(jù)，注明業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額、日期等信息，并簽字確認(rèn)。按照公司/組織的審批流程，依次提交部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理等審批。審批通過后，財(cái)務(wù)人員根據(jù)報(bào)銷單或收款收據(jù)支付現(xiàn)金，并在相關(guān)憑證上加蓋現(xiàn)金付訖或現(xiàn)金收訖章。2.銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算適用范圍：適用于各類金額較大的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)結(jié)算，包括采購(gòu)付款、銷售收款、資金往來等。操作流程：付款方填寫銀行轉(zhuǎn)賬付款申請(qǐng)單，詳細(xì)注明收款方名稱、賬號(hào)、開戶行、付款金額、付款用途等信息，并加蓋單位公章和預(yù)留銀行印鑒。按照公司/組織的審批流程進(jìn)行審批。財(cái)務(wù)人員根據(jù)審批通過的付款申請(qǐng)單，通過網(wǎng)上銀行、柜臺(tái)轉(zhuǎn)賬等方式辦理轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)，并保留轉(zhuǎn)賬憑證作為記賬依據(jù)。收款方收到款項(xiàng)后，應(yīng)及時(shí)與付款方核對(duì)賬目，并向付款方提供收款確認(rèn)函或發(fā)票等相關(guān)結(jié)算憑證。3.票據(jù)結(jié)算適用范圍：包括支票、匯票、本票等票據(jù)結(jié)算方式，適用于具有真實(shí)交易關(guān)系或債權(quán)債務(wù)關(guān)系的結(jié)算業(yè)務(wù)。操作流程：支票結(jié)算付款方根據(jù)合同約定開具支票，填寫支票金額、收款人名稱、出票日期等信息，并加蓋預(yù)留銀行印鑒。收款人收到支票后，應(yīng)在支票背面背書，并在規(guī)定的提示付款期限內(nèi)到開戶銀行辦理委托收款手續(xù)。銀行審核支票無誤后，將款項(xiàng)劃轉(zhuǎn)至收款人賬戶。匯票結(jié)算分為銀行匯票和商業(yè)匯票。銀行匯票由出票銀行簽發(fā)，商業(yè)匯票由出票人簽發(fā)，委托付款人在指定日期無條件支付確定的金額給收款人或者持票人。出票人按照規(guī)定填寫匯票內(nèi)容，經(jīng)承兌（商業(yè)匯票）或出票（銀行匯票）后交付收款人。收款人在匯票到期日前，將匯票背書轉(zhuǎn)讓給被背書人或到銀行辦理貼現(xiàn)等業(yè)務(wù)。匯票到期時(shí)，持票人向付款人提示付款，付款人按照匯票金額支付款項(xiàng)。本票結(jié)算由出票人簽發(fā)，承諾自己在見票時(shí)無條件支付確定的金額給收款人或者持票人。出票人填寫本票內(nèi)容并交付收款人，收款人持本票到銀行辦理兌付手續(xù)。四、結(jié)算流程1.采購(gòu)結(jié)算流程采購(gòu)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確結(jié)算條款。采購(gòu)貨物到貨后，采購(gòu)人員組織驗(yàn)收，填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，并連同發(fā)票等資料一并提交給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門審核采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等資料，確保其真實(shí)、準(zhǔn)確、完整且符合合同約定。審核通過后，財(cái)務(wù)部門按照合同約定的結(jié)算方式和付款期限辦理付款手續(xù)。對(duì)于貨到票未到的情況，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)催促供應(yīng)商開具發(fā)票，并在發(fā)票到達(dá)后按照上述流程辦理結(jié)算。2.銷售結(jié)算流程銷售部門與客戶簽訂銷售合同，確定結(jié)算方式和收款期限。銷售業(yè)務(wù)完成后，銷售部門開具發(fā)票，并將發(fā)票及相關(guān)銷售憑證傳遞給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門根據(jù)銷售合同和發(fā)票等資料，登記應(yīng)收賬款臺(tái)賬，并定期與客戶核對(duì)賬目。在收款期限到達(dá)時(shí)，財(cái)務(wù)部門跟蹤收款情況，對(duì)于逾期未收款的客戶，銷售部門負(fù)責(zé)催收?？蛻糁Ц犊铐?xiàng)后，財(cái)務(wù)部門及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，核銷應(yīng)收賬款。3.內(nèi)部結(jié)算流程公司/組織內(nèi)部各部門之間發(fā)生經(jīng)濟(jì)往來時(shí)，由業(yè)務(wù)發(fā)起部門填寫內(nèi)部結(jié)算申請(qǐng)單，注明業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額、結(jié)算方式等信息。按照公司/組織的審批流程進(jìn)行審批，審批通過后提交財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門根據(jù)內(nèi)部結(jié)算申請(qǐng)單辦理內(nèi)部轉(zhuǎn)賬結(jié)算手續(xù)，并記錄相關(guān)賬務(wù)。五、結(jié)算憑證與資料管理1.結(jié)算憑證種類結(jié)算憑證主要包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、付款申請(qǐng)單、銀行對(duì)賬單、收款確認(rèn)函等。2.憑證填寫要求所有結(jié)算憑證必須按照規(guī)定的格式和內(nèi)容填寫，字跡清晰、工整，不得涂改、挖補(bǔ)。憑證上的各項(xiàng)信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，包括日期、金額、業(yè)務(wù)內(nèi)容、當(dāng)事人等，確保與實(shí)際經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)相符。涉及簽字蓋章的地方，必須由相關(guān)責(zé)任人簽字并加蓋單位公章或財(cái)務(wù)專用章等有效印章。3.資料歸檔管理財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)各類結(jié)算憑證和資料進(jìn)行整理、歸檔，確保資料的完整性和可追溯性。結(jié)算資料應(yīng)按照業(yè)務(wù)類型、時(shí)間順序等進(jìn)行分類存放，建立電子和紙質(zhì)檔案，便于查詢和查閱。歸檔資料應(yīng)保存一定期限，具體期限按照國(guó)家法律法規(guī)和公司/組織相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，期滿后按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。六、結(jié)算監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制公司/組織內(nèi)部設(shè)立獨(dú)立的審計(jì)部門或財(cái)務(wù)監(jiān)督崗位，定期對(duì)結(jié)算業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)和監(jiān)督檢查。審計(jì)人員或監(jiān)督人員應(yīng)審查結(jié)算流程的執(zhí)行情況、結(jié)算憑證的真實(shí)性和合規(guī)性、資金收付的準(zhǔn)確性等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。各部門應(yīng)積極配合內(nèi)部監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。2.外部監(jiān)督檢查應(yīng)對(duì)接受稅務(wù)機(jī)關(guān)、銀行等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，按照要求提供結(jié)算業(yè)務(wù)相關(guān)資料，配合做好檢查工作。對(duì)于外部監(jiān)督檢查提出的問題和整改要求，應(yīng)及時(shí)組織整改落實(shí)，并將整改情況反饋給相關(guān)部門。定期對(duì)外部監(jiān)督檢查情況進(jìn)行總結(jié)分析，完善結(jié)算管理制度和流程，防范類似問題再次發(fā)生。七、結(jié)算風(fēng)險(xiǎn)防范與控制1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估財(cái)務(wù)部門會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門定期對(duì)結(jié)算業(yè)務(wù)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如信用風(fēng)險(xiǎn)、操作風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。針對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)，評(píng)估其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施信用風(fēng)險(xiǎn)管理對(duì)于新合作的供應(yīng)商和客戶，進(jìn)行信用調(diào)查和評(píng)估，建立信用檔案，根據(jù)信用狀況確定結(jié)算方式和信用額度。定期對(duì)供應(yīng)商和客戶的信用狀況進(jìn)行跟蹤和評(píng)價(jià)，及時(shí)調(diào)整信用政策，防范信用風(fēng)險(xiǎn)。操作風(fēng)險(xiǎn)管理加強(qiáng)結(jié)算業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，規(guī)范操作流程，減少操作失誤。建立健全內(nèi)