涉密檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強公司涉密檔案管理，確保公司涉密信息的安全與保密，防止涉密檔案的泄露、丟失或損壞，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及國家秘密、商業(yè)秘密等涉密檔案的管理。包括但不限于文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、記錄等各類載體形式的涉密檔案。（三）基本原則1.嚴(yán)格保密原則：遵循國家保密法律法規(guī)，對涉密檔案進行嚴(yán)格管理，確保涉密信息不被泄露。2.分級管理原則：根據(jù)涉密檔案的密級程度，實行分級分類管理，明確不同級別檔案的管理要求和權(quán)限。3.規(guī)范操作原則：建立健全涉密檔案管理流程，規(guī)范檔案的收集、整理、存儲、使用、傳遞、銷毀等各個環(huán)節(jié)的操作。4.確保安全原則：采取必要的安全防護措施，保障涉密檔案在各個管理環(huán)節(jié)中的安全，防止檔案受到自然因素或人為因素的損害。（四）職責(zé)分工1.保密委員會全面領(lǐng)導(dǎo)公司的保密工作，制定保密工作方針和政策。審批公司涉密檔案管理辦法及相關(guān)制度。對重大涉密事項進行決策和監(jiān)督。2.綜合管理部負責(zé)公司涉密檔案管理辦法的制定、修訂和解釋。指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門涉密檔案管理工作。負責(zé)公司涉密檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、存儲、借閱、傳遞、銷毀等工作。組織開展公司員工的保密教育和培訓(xùn)，提高員工的保密意識和技能。3.各部門負責(zé)本部門產(chǎn)生的涉密檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、保管等。明確本部門涉密檔案管理的責(zé)任人，確保檔案管理工作落實到具體人員。配合綜合管理部做好涉密檔案的借閱、傳遞、銷毀等相關(guān)工作，并對本部門員工進行保密教育和培訓(xùn)。二、涉密檔案的密級劃分與標(biāo)識（一）密級劃分根據(jù)涉密檔案對公司安全和利益的影響程度，將涉密檔案劃分為絕密級、機密級、秘密級三個等級。1.絕密級涉及公司核心商業(yè)秘密或國家重要機密，一旦泄露會給公司或國家?guī)順O其嚴(yán)重的損害。如公司獨特的技術(shù)配方、關(guān)鍵生產(chǎn)工藝、重大戰(zhàn)略決策等。2.機密級涉及公司重要商業(yè)秘密或國家機密，泄露后會給公司或國家造成較大損害。如重要客戶信息、核心業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、內(nèi)部財務(wù)報表等。3.秘密級涉及公司一般商業(yè)秘密，泄露后可能對公司正常經(jīng)營活動產(chǎn)生一定影響。如一般性技術(shù)資料、普通業(yè)務(wù)合同等。（二）標(biāo)識方法1.在涉密檔案的封面、首頁或其他顯著位置，加蓋相應(yīng)密級的印章。印章樣式為：[密級名稱]+“★”+[保密期限]，如“絕密★長期”、“機密★5年”、“秘密★3年”。保密期限根據(jù)實際情況確定，無明確保密期限的按長期標(biāo)識。2.電子文檔類的涉密檔案，應(yīng)在文件名前標(biāo)注密級標(biāo)識，并在文檔內(nèi)頁眉或頁腳處顯示密級和保密期限。三、涉密檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)本部門涉密檔案的收集工作，確保檔案及時、完整地收集。2.收集的涉密檔案應(yīng)包括文件、資料的正本、副本、草稿、修訂稿等不同版本，以及相關(guān)的圖表、數(shù)據(jù)、記錄等。3.對于從外部接收的涉密文件，如上級部門下發(fā)的涉密文件、合作單位提供的涉密資料等，應(yīng)及時進行登記，并按照公司密級劃分標(biāo)準(zhǔn)確定其密級，納入公司涉密檔案管理范圍。（二）整理要求1.收集到的涉密檔案應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進行整理，確保檔案分類清晰、便于查找和管理。2.分類標(biāo)準(zhǔn)可根據(jù)公司業(yè)務(wù)特點和檔案內(nèi)容進行制定，如按照業(yè)務(wù)類型、時間順序、項目名稱等進行分類。3.對每份涉密檔案應(yīng)進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識別和管理。編號規(guī)則可根據(jù)公司實際情況制定，如采用年份+部門代碼+流水號的形式。4.建立涉密檔案目錄，詳細記錄檔案的編號、名稱、密級、保管期限、形成部門、形成時間等信息，并定期進行更新和維護。四、涉密檔案的存儲與保管（一）存儲場所選擇1.公司應(yīng)設(shè)立專門的涉密檔案存儲場所，存儲場所應(yīng)具備安全保密條件，符合國家有關(guān)保密規(guī)定。2.存儲場所應(yīng)遠離火源、水源、電源等可能引發(fā)安全事故的區(qū)域，并配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施。3.存儲場所應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等安全防護設(shè)備，限制無關(guān)人員進入，確保存儲場所的安全。（二）存儲方式1.涉密檔案應(yīng)按照密級和類別分別存放，不同密級的檔案應(yīng)分開存儲，避免相互混淆。2.紙質(zhì)涉密檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)堅固耐用，并具有良好的密封性。檔案柜應(yīng)定期進行檢查和維護，確保檔案存儲安全。3.電子涉密檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備中，如服務(wù)器、硬盤、光盤等，并進行加密處理。存儲設(shè)備應(yīng)定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.存儲涉密檔案的場所應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識，標(biāo)明“涉密檔案存儲區(qū)”字樣，提醒人員注意保密。（三）保管措施1.綜合管理部應(yīng)指定專人負責(zé)涉密檔案的保管工作，保管人員應(yīng)具備良好的保密意識和專業(yè)知識，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)。2.建立涉密檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、借閱、歸還等情況，并定期進行核對和盤點，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置清晰。3.定期對涉密檔案進行檢查和維護，檢查檔案的完整性、安全性以及存儲環(huán)境的狀況。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取措施進行修復(fù)或處理。4.對超過保管期限的涉密檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行鑒定和銷毀，嚴(yán)禁擅自留存或銷毀涉密檔案。五、涉密檔案的使用與借閱（一）使用要求1.因工作需要使用涉密檔案的人員，應(yīng)填寫《涉密檔案使用申請表》，注明使用目的、使用范圍、使用期限等內(nèi)容，并經(jīng)部門負責(zé)人審批。2.審批通過后，使用人員應(yīng)到綜合管理部辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取涉密檔案。借閱時應(yīng)認真核對檔案的編號、名稱、密級等信息，確保檔案的準(zhǔn)確性。3.使用涉密檔案時，應(yīng)在符合保密要求的場所進行，嚴(yán)禁在公共場所或無保密措施的環(huán)境中使用涉密檔案。4.使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的使用目的和范圍使用涉密檔案，不得擅自擴大使用范圍或轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印、摘錄涉密檔案內(nèi)容，應(yīng)另行填寫《涉密檔案復(fù)印/摘錄申請表》，并經(jīng)原審批部門負責(zé)人和綜合管理部負責(zé)人審批。5.使用完畢后，使用人員應(yīng)及時將涉密檔案歸還綜合管理部，并辦理歸還手續(xù)。歸還時應(yīng)檢查檔案的完整性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時報告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）借閱規(guī)定1.涉密檔案原則上不外借，確因工作需要必須外借的，應(yīng)填寫《涉密檔案外借申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人、綜合管理部負責(zé)人、公司保密委員會負責(zé)人三級審批。2.外借期限一般不超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.外借的涉密檔案應(yīng)采取必要的保密措施，如密封包裝、專人押送等，確保檔案在傳遞過程中的安全。4.借閱人員應(yīng)對外借的涉密檔案妥善保管，不得擅自復(fù)制、摘抄、轉(zhuǎn)借或泄露給無關(guān)人員。歸還時應(yīng)確保檔案完好無損，如有損壞或丟失，應(yīng)按照規(guī)定進行賠償。六、涉密檔案的傳遞與運輸（一）傳遞要求1.涉密檔案的傳遞應(yīng)通過公司內(nèi)部機要渠道進行，嚴(yán)禁通過普通郵政、快遞、電子郵件等非保密方式傳遞。2.傳遞涉密檔案時，應(yīng)填寫《涉密檔案傳遞登記表》，詳細記錄檔案的編號、名稱、密級、傳遞時間、傳遞人員等信息。3.傳遞人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案在傳遞過程中的安全。傳遞過程中如發(fā)現(xiàn)檔案有丟失、損壞等情況，應(yīng)及時報告并采取措施進行處理。（二）運輸要求1.如需將涉密檔案運輸?shù)焦就獠?，?yīng)采取專門的運輸方式，如專人護送、使用加密運輸設(shè)備等，確保檔案運輸安全。2.在運輸過程中，應(yīng)妥善保管涉密檔案，避免檔案受到損壞、丟失或泄露。運輸人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自開啟或查看檔案內(nèi)容。3.運輸完成后，運輸人員應(yīng)及時將涉密檔案送達指定地點，并辦理交接手續(xù)。交接時應(yīng)核對檔案的數(shù)量、完整性等信息，確保檔案安全交接。七、涉密檔案的銷毀（一）銷毀范圍1.超過保管期限且已失去保存價值的涉密檔案。2.經(jīng)鑒定確認不再具有保密價值的涉密檔案。3.因保管不善導(dǎo)致?lián)p壞、變質(zhì)無法使用的涉密檔案。（二）銷毀程序1.綜合管理部應(yīng)定期對擬銷毀的涉密檔案進行清理和登記，填寫《涉密檔案銷毀申請表》，注明檔案的編號、名稱、密級、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《涉密檔案銷毀申請表》經(jīng)部門負責(zé)人、綜合管理部負責(zé)人、公司保密委員會負責(zé)人三級審批后，方可進行銷毀。3.涉密檔案的銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)督人員和銷毀人員共同在《涉密檔案銷毀登記表》上簽字確認。4.對于電子涉密檔案的銷毀，應(yīng)采用專業(yè)的銷毀軟件對存儲設(shè)備進行擦除處理，并確保存儲設(shè)備無法再次使用。擦除后的存儲設(shè)備應(yīng)進行物理銷毀，如粉碎、拆解等。（三）銷毀記錄1.建立涉密檔案銷毀記錄檔案，詳細記錄每次銷毀檔案的名稱、數(shù)量、密級、銷毀時間、銷毀方式、監(jiān)督人員等信息。2.銷毀記錄檔案應(yīng)妥善保管，保存期限不少于[X]年，以備查詢和審計。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.綜合管理部應(yīng)定期對公司各部門涉密檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、存儲、使用、借閱、傳遞、銷毀等環(huán)節(jié)的管理情況。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。整改完成后，責(zé)任部門應(yīng)將整改情況書面報告綜合管理部。3.建立涉密檔案管理工作考核機制，將各部門涉密檔案管理工作納入績效考核體系，對管理工作成績突出的部門和個人給予表彰和獎勵，對管理不善導(dǎo)致涉密檔案泄露或丟失的部門和個人進行嚴(yán)肅處理。（二）外部審計1.公司應(yīng)定期接受上級主管部門或相關(guān)審計機構(gòu)的保密審計，配合審計工作的開展，如實提供涉密檔案管理的相關(guān)資料和信息。2.對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，公司應(yīng)認真整改，并將整改情況及時報告上級主管部門或?qū)徲嫏C構(gòu)。九、培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計劃1.綜合管理部應(yīng)制定年度涉密檔案管理培訓(xùn)計劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對象、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)方式等。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括國家保密法律法規(guī)、公司涉密檔案管理辦法、保密意識和技能等方面的知識。3.培訓(xùn)對象應(yīng)覆蓋公司全體員工，特別是涉及涉密檔案管理和使用的人員。（二）培訓(xùn)實施1.根據(jù)培訓(xùn)計劃，定期組織開展涉密檔案管理培訓(xùn)工作。培訓(xùn)方式可采用集中授課、在線學(xué)習(xí)、案例分析、實地演練等多種形式，提高培訓(xùn)效果。