船舶資料管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司船舶資料的管理，確保船舶資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高船舶運(yùn)營(yíng)效率，保障公司的正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有船舶相關(guān)資料的管理，包括但不限于船舶設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件、操作手冊(cè)、維護(hù)記錄、航行日志、船員證書(shū)等各類與船舶運(yùn)行和管理有關(guān)的資料。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保船舶資料管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.統(tǒng)一管理原則：對(duì)船舶資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，明確各部門職責(zé)，避免資料分散、重復(fù)或缺失。3.安全保密原則：加強(qiáng)船舶資料的安全保護(hù)措施，防止資料泄露、丟失或損壞，確保資料的保密性和完整性。4.動(dòng)態(tài)更新原則：隨著船舶運(yùn)行情況和相關(guān)法規(guī)政策的變化，及時(shí)更新船舶資料，保證資料的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。二、管理職責(zé)（一）公司管理層職責(zé)1.負(fù)責(zé)審批船舶資料管理的重大決策和重要制度，確保船舶資料管理工作符合公司整體戰(zhàn)略和發(fā)展需求。2.協(xié)調(diào)各部門之間在船舶資料管理方面的工作關(guān)系，為船舶資料管理工作提供必要的資源支持。（二）船舶管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善船舶資料管理制度，并組織實(shí)施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃船舶資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱和銷毀等工作流程，確保各項(xiàng)工作有序進(jìn)行。3.定期對(duì)船舶資料管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出改進(jìn)措施。4.負(fù)責(zé)與船舶運(yùn)營(yíng)部門、技術(shù)部門、船員管理部門等相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保船舶資料的及時(shí)更新和有效利用。（三）船舶運(yùn)營(yíng)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)提供船舶日常運(yùn)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生的各類資料，如航行日志、貨物記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄等，并確保資料的真實(shí)性和完整性。2.根據(jù)船舶管理部門的要求，及時(shí)提交船舶資料的更新申請(qǐng)，配合完成船舶資料的審核和更新工作。3.在船舶靠港期間，協(xié)助船舶管理部門做好船舶資料的檢查和整理工作。（四）技術(shù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)提供船舶技術(shù)圖紙、技術(shù)文件、設(shè)備說(shuō)明書(shū)等技術(shù)資料，并確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。2.對(duì)船舶技術(shù)資料進(jìn)行定期審查和更新，及時(shí)反映船舶技術(shù)狀態(tài)的變化情況。3.協(xié)助船舶管理部門解決船舶資料管理過(guò)程中涉及的技術(shù)問(wèn)題，提供技術(shù)支持和指導(dǎo)。（五）船員管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)管理船員證書(shū)資料，確保船員證書(shū)的有效性和合規(guī)性。2.及時(shí)收集和更新船員個(gè)人信息、培訓(xùn)記錄、考核記錄等相關(guān)資料，并向船舶管理部門提供必要的支持。3.協(xié)助船舶管理部門做好船員證書(shū)的審核和換證工作，確保船員持證上崗。（六）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)船舶資料的歸檔和保管工作，按照檔案管理的規(guī)范要求，對(duì)船舶資料進(jìn)行分類存放，確保資料的安全和可查性。2.建立船舶資料檔案目錄和索引，便于快速查找和利用船舶資料。3.定期對(duì)船舶資料檔案進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。三、船舶資料分類與編號(hào)（一）船舶資料分類1.船舶基本信息類：包括船舶建造合同、船舶所有權(quán)證書(shū)、船舶國(guó)籍證書(shū)、船舶檢驗(yàn)證書(shū)等。2.船舶技術(shù)資料類：涵蓋船舶設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件、設(shè)備說(shuō)明書(shū)、操作手冊(cè)、維護(hù)手冊(cè)等。3.船舶運(yùn)營(yíng)資料類：如航行日志、貨物記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄、維修記錄、保養(yǎng)記錄等。4.船員資料類：包含船員證書(shū)、船員個(gè)人信息、培訓(xùn)記錄、考核記錄等。5.法律法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范類：收集與船舶運(yùn)營(yíng)相關(guān)的國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)際公約等資料。（二）船舶資料編號(hào)為便于船舶資料的管理和查詢，對(duì)各類船舶資料進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)規(guī)則如下：1.采用字母和數(shù)字相結(jié)合的方式，確保編號(hào)具有唯一性。2.編號(hào)的前幾位表示資料類別，如“CB”表示船舶基本信息類，“JS”表示船舶技術(shù)資料類，“YY”表示船舶運(yùn)營(yíng)資料類，“CY”表示船員資料類，“FG”表示法律法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范類。3.編號(hào)的中間部分為年份和月份，如“202305”表示2023年5月產(chǎn)生的資料。4.編號(hào)的后幾位為順序號(hào)，按照資料產(chǎn)生的先后順序依次編排。例如：“JS202305001”表示2023年5月產(chǎn)生的第1份船舶技術(shù)資料。四、船舶資料收集與整理（一）收集渠道1.船舶建造過(guò)程中，由船舶建造單位負(fù)責(zé)提供船舶基本信息和技術(shù)資料，并按照合同要求及時(shí)移交公司。2.船舶運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，船舶運(yùn)營(yíng)部門、技術(shù)部門、船員管理部門等相關(guān)部門負(fù)責(zé)定期收集各自業(yè)務(wù)范圍內(nèi)產(chǎn)生的資料，并及時(shí)提交給船舶管理部門。3.外部機(jī)構(gòu)提供的與船舶相關(guān)的資料，如法律法規(guī)文件、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等，由船舶管理部門統(tǒng)一收集。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)船舶資料的收集工作，確保資料收集的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.收集的船舶資料應(yīng)齊全完整，包括原件、復(fù)印件、電子文檔等多種形式，確保資料的可追溯性。3.對(duì)于重要的船舶資料，應(yīng)要求提供方簽字確認(rèn)，確保資料的真實(shí)性和可靠性。（三）整理方法1.船舶管理部門收到船舶資料后，應(yīng)按照資料分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行初步整理，對(duì)資料進(jìn)行分類、排序和編號(hào)。2.對(duì)收集到的電子文檔資料，應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲(chǔ)在指定的電子存儲(chǔ)設(shè)備中，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，便于查找和管理。3.對(duì)紙質(zhì)資料，應(yīng)進(jìn)行裝訂、編目，編制資料清單，注明資料名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源等信息，并放入相應(yīng)的檔案盒或文件夾中妥善保管。五、船舶資料歸檔與保管（一）歸檔流程1.船舶管理部門在完成船舶資料的整理后，應(yīng)及時(shí)將資料移交檔案管理部門進(jìn)行歸檔。2.檔案管理部門收到船舶資料后，應(yīng)對(duì)資料進(jìn)行再次審核，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。審核無(wú)誤后，按照檔案管理的規(guī)范要求進(jìn)行歸檔。3.歸檔后的船舶資料應(yīng)建立相應(yīng)的檔案目錄和索引，便于快速查找和利用。（二）保管方式1.船舶資料應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房中，按照檔案保管的要求進(jìn)行分類存放，確保檔案的安全和完好。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的電子存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的存儲(chǔ)環(huán)境符合要求。（三）保管期限1.船舶基本信息類資料、法律法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范類資料應(yīng)長(zhǎng)期保管。2.船舶技術(shù)資料類、船員資料類資料應(yīng)根據(jù)其重要性和使用期限確定保管期限，一般不少于船舶的使用年限。3.船舶運(yùn)營(yíng)資料類資料應(yīng)根據(jù)其業(yè)務(wù)需求確定保管期限，一般不少于3年。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)船舶資料檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.在清查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.對(duì)清查結(jié)果應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，并形成清查報(bào)告，報(bào)公司管理層備案。六、船舶資料查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱船舶資料的，應(yīng)填寫《船舶資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱資料的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)船舶管理部門審批。2.船舶管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審批，對(duì)于涉及重要機(jī)密的船舶資料，應(yīng)嚴(yán)格控制查閱范圍，并要求查閱人員簽署保密協(xié)議。3.經(jīng)審批同意后，查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱船舶資料，查閱過(guò)程中不得擅自涂改、復(fù)制、轉(zhuǎn)借資料。（二）借閱流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱船舶資料的，應(yīng)填寫《船舶資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱資料的名稱、編號(hào)、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)船舶管理部門審批。2.船舶管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審批，對(duì)于重要的船舶資料，應(yīng)嚴(yán)格控制借閱期限，并要求借閱人員提供有效擔(dān)保。3.經(jīng)審批同意后，借閱人員應(yīng)到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取借閱的船舶資料，并在規(guī)定的期限內(nèi)歸還。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的船舶資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。如因保管不善造成資料丟失、損壞的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）查閱與借閱記錄1.檔案管理部門應(yīng)建立船舶資料查閱與借閱記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄查閱和借閱人員的姓名、部門、查閱或借閱資料的名稱、編號(hào)、日期、期限等信息。2.查閱與借閱記錄臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，作為船舶資料管理工作的重要檔案資料保存。七、船舶資料更新與維護(hù)（一）更新依據(jù)1.船舶技術(shù)狀態(tài)發(fā)生變化，如設(shè)備更新、改造、維修等，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)提供更新后的技術(shù)資料。2.船員信息發(fā)生變化，如證書(shū)更新、人員調(diào)動(dòng)等，船員管理部門應(yīng)及時(shí)更新船員資料。3.國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)際公約等發(fā)生變化，船舶管理部門應(yīng)及時(shí)收集更新后的法律法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范類資料。4.船舶運(yùn)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生新的資料，如航行日志、設(shè)備運(yùn)行記錄等，船舶運(yùn)營(yíng)部門應(yīng)按照要求及時(shí)提交更新。（二）更新流程1.相關(guān)部門發(fā)現(xiàn)船舶資料需要更新時(shí)，應(yīng)填寫《船舶資料更新申請(qǐng)表》，注明更新資料的名稱、編號(hào)、更新內(nèi)容、更新原因等信息，提交給船舶管理部門。2.船舶管理部門收到更新申請(qǐng)后，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行審核，確保更新內(nèi)容的準(zhǔn)確性和必要性。3.審核通過(guò)后，船舶管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)資料的更新工作，并按照資料編號(hào)規(guī)則重新編號(hào)。更新后的資料應(yīng)及時(shí)歸檔，并通知相關(guān)部門查閱和使用。（三）維護(hù)措施1.定期對(duì)船舶資料進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改。2.對(duì)電子存儲(chǔ)設(shè)備中的船舶資料進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，要定期檢查電子存儲(chǔ)設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.加強(qiáng)對(duì)船舶資料管理人員的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和責(zé)任意識(shí)，確保船舶資料管理工作的質(zhì)量。八、船舶資料安全與保密（一）安全措施1.建立健全船舶資料安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房、電子存儲(chǔ)設(shè)備等的安全管理，防止資料被盜、被篡改或丟失。2.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施的正常運(yùn)行。3.對(duì)電子存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制等安全措施，防止數(shù)據(jù)泄露。同時(shí)，要定期對(duì)電子存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行病毒查殺和數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)的安全性。（二）保密制度1.加強(qiáng)對(duì)船舶資料管理人員的保密教育，提高其保密意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，確保在資料管理過(guò)程中嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。2.對(duì)涉及公司機(jī)密的船舶資料，應(yīng)嚴(yán)格控制知悉范圍，并要求相關(guān)人員簽署保密協(xié)議。保密協(xié)議應(yīng)明確保密內(nèi)容、保密期限、違約責(zé)任等條款。3.在船舶資料查閱、借閱過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作，確保資料的保密