經(jīng)營檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司經(jīng)營檔案管理，確保經(jīng)營檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮經(jīng)營檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各下屬單位在經(jīng)營活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）定義本辦法所稱經(jīng)營檔案，是指公司在市場營銷、客戶服務(wù)、業(yè)務(wù)拓展、合同管理、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理等經(jīng)營活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文件、資料、記錄、圖表、數(shù)據(jù)等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司經(jīng)營檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。2.真實(shí)性原則：經(jīng)營檔案應(yīng)如實(shí)反映公司經(jīng)營活動(dòng)的全過程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：應(yīng)全面收集、整理經(jīng)營活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案的完整性。4.安全性原則：采取有效措施，確保經(jīng)營檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理規(guī)定，制定和完善公司經(jīng)營檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司經(jīng)營檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。3.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的經(jīng)營檔案管理工作，對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。4.提供經(jīng)營檔案的查閱、借閱服務(wù)，開發(fā)利用經(jīng)營檔案信息資源。5.定期對公司經(jīng)營檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門經(jīng)營檔案的形成、積累和整理工作，按照檔案管理部門的要求及時(shí)移交檔案。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理工作，并接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.嚴(yán)格執(zhí)行公司經(jīng)營檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和完整。三、檔案的形成與收集（一）形成要求1.公司各部門在經(jīng)營活動(dòng)中應(yīng)及時(shí)形成各種文件、資料、記錄等，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.文件材料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體，字跡清晰，圖像、圖表等應(yīng)符合質(zhì)量要求。（二）收集范圍1.市場營銷方面：市場調(diào)研報(bào)告、營銷策劃方案、廣告宣傳資料、客戶信息等。2.客戶服務(wù)方面：客戶投訴記錄、客戶反饋意見、服務(wù)合同等。3.業(yè)務(wù)拓展方面：項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、合作協(xié)議、招投標(biāo)文件等。4.合同管理方面：各類合同文本、合同審批文件、合同執(zhí)行情況記錄等。5.財(cái)務(wù)管理方面：財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、資金往來記錄等。6.人力資源管理方面：員工招聘檔案、培訓(xùn)記錄、績效考核資料、薪酬福利文件等。（三）收集時(shí)間1.各部門應(yīng)在經(jīng)營活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將形成的檔案資料收集齊全，并整理分類。2.對于重要的、時(shí)效性強(qiáng)的檔案資料，應(yīng)及時(shí)收集，確保不遺漏。四、檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）整理方法1.按照檔案的類別和時(shí)間順序進(jìn)行分類，如分為市場營銷類、客戶服務(wù)類、業(yè)務(wù)拓展類等。2.對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。（三）歸檔要求1.各部門整理好的檔案應(yīng)及時(shí)移交檔案管理部門，移交時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單。2.檔案管理部門對接收的檔案進(jìn)行審核，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。3.歸檔的檔案應(yīng)裝訂整齊、編目準(zhǔn)確、裝盒規(guī)范，確保檔案的質(zhì)量。五、檔案的保管（一）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲藥品、消防器材等。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式，電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行分類存放，按照檔案的類別和保管期限排列上架。3.建立檔案保管臺賬，記錄檔案的入庫、出庫、保管期限等信息。（三）保管期限1.經(jīng)營檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司章程、營業(yè)執(zhí)照、重要合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。3.長期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括一般性合同協(xié)議、業(yè)務(wù)往來文件等。4.短期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括臨時(shí)性文件、一次性使用的資料等。（四）檔案的鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員參加。3.對確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。4.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱經(jīng)營檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱時(shí)應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在查閱登記表上簽字。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱經(jīng)營檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。（四）借閱要求1.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制。2.借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如遇特殊情況不能按時(shí)歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.檔案歸還時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)處理。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司經(jīng)營檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和遠(yuǎn)程查詢、借閱。2.提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性，為公司經(jīng)營決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息支持。（二）信息錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)及時(shí)將紙質(zhì)檔案掃描錄入管理信息系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.對新形成的檔案應(yīng)同步進(jìn)行電子化處理，錄入相關(guān)信息。3.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止信息泄露。2.定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全的介質(zhì)上，并異地存放。3.制定信息安全應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對可能出現(xiàn)的信息安全事件。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.公司檔案管理部門應(yīng)定期對各部門的經(jīng)營檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.建立檔案管理工作考核制度，將檔案管理工作納入各部門績效考核體系。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作質(zhì)量。3.檔案的查閱、借閱管理情況。4.檔案管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行