活動檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強公司活動檔案的科學管理，確?；顒訖n案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司組織或參與的各類活動所形成的檔案管理，包括但不限于會議、培訓、展覽、演出、競賽等活動。（三）定義1.活動檔案：指公司在各類活動中直接形成的，具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄，包括文件、資料、圖表、聲像、實物等。2.活動主辦部門：負責活動策劃、組織、實施的部門，對活動檔案的收集、整理、歸檔工作負總責。3.檔案管理部門：負責對活動檔案進行集中統(tǒng)一管理，提供檔案查閱、利用等服務，并對活動檔案管理工作進行監(jiān)督和指導。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：活動檔案由檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.全程管理原則：對活動從策劃、籌備、實施到結束的全過程進行檔案管理，保證檔案記錄的連續(xù)性。3.規(guī)范標準原則：遵循國家和行業(yè)有關檔案管理的法律法規(guī)、標準規(guī)范，確?；顒訖n案管理工作的規(guī)范化和標準化。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司內(nèi)部各部門及相關人員對活動檔案的查閱和利用。二、活動檔案的形成與收集（一）形成要求1.活動主辦部門應明確專人負責活動檔案的收集工作，確?；顒又挟a(chǎn)生的各類文件、資料、圖表、聲像、實物等及時、準確、完整地形成檔案。2.活動中形成的文件材料應符合國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定，內(nèi)容真實、有效，格式規(guī)范。3.聲像資料應圖像清晰、聲音清楚，標注準確的拍攝時間、地點、人物、內(nèi)容等信息；實物檔案應保持完好，并附上相關說明。（二）收集范圍1.活動策劃階段：包括活動策劃方案、可行性研究報告、活動預算、活動審批文件等。2.活動籌備階段：如活動通知、邀請函、嘉賓名單、場地租賃合同、設備采購合同、宣傳資料、活動布置方案等。3.活動實施階段：活動現(xiàn)場照片、視頻、簽到表、會議記錄、講話稿、活動總結等。4.活動結束后：活動成果報告、獲獎名單、感謝信、媒體報道資料等。（三）收集時間1.活動主辦部門應在活動結束后[X]個工作日內(nèi)，將活動檔案收集齊全，并進行初步整理。2.對于一些跨年度的活動，應在次年[X]月底前完成檔案的收集和整理工作。（四）收集方式1.直接收集：活動主辦部門指定專人直接從活動承辦單位、參與部門及相關人員處收集活動檔案。2.移交收集：對于由其他單位承辦的活動，活動主辦部門應要求承辦單位在活動結束后按照本辦法規(guī)定的內(nèi)容和格式，將活動檔案移交至活動主辦部門。3.網(wǎng)絡收集：對于通過網(wǎng)絡平臺舉辦的活動，活動主辦部門應及時收集相關電子文件、數(shù)據(jù)等，并進行備份和整理。三、活動檔案的整理（一）分類原則活動檔案按照活動類型、時間順序、來源等進行分類，確保分類科學合理，便于查找和管理。（二）分類方法1.按活動類型分類：分為會議檔案、培訓檔案、展覽檔案、演出檔案、競賽檔案等。2.按時間順序分類：在每類活動檔案下，按照活動舉辦的時間先后順序進行排列。3.按來源分類：對于一些涉及多個部門或單位的活動檔案，可按照文件、資料的來源進行分類整理。（三）整理要求1.文件材料的整理：對收集到的文件材料進行分類、編號、編目，去除重復、無效的文件，確保文件材料的準確性和完整性。2.聲像資料的整理：對聲像資料進行分類、標注、編輯，制作相應的文字說明，將聲像資料與相關文字材料進行關聯(lián)整理。3.實物檔案的整理：對實物檔案進行清理、登記，附上詳細的說明，注明實物的名稱、來源、時間、用途等信息。（四）編號規(guī)則1.活動檔案編號采用“活動類型代碼+年份+活動順序號”的形式。2.活動類型代碼：按照活動類型的首字母大寫進行編碼，如會議檔案（HY）、培訓檔案（PX）、展覽檔案（ZL）、演出檔案（YC）、競賽檔案（JS）等。3.年份：采用公元紀年，取活動舉辦年份的后兩位數(shù)字。4.活動順序號：按照活動舉辦的先后順序，從001開始依次編號。（五）編目要求1.編制活動檔案目錄：目錄應包括活動名稱、編號、日期、來源、保管期限、密級等信息。2.目錄格式應規(guī)范統(tǒng)一：采用電子表格形式，便于查閱和管理。3.編目應準確無誤：確保目錄信息與檔案內(nèi)容一致，便于快速檢索和查找。四、活動檔案的歸檔（一）歸檔時間活動主辦部門應在活動檔案整理完畢后的[X]個工作日內(nèi)，向檔案管理部門辦理歸檔手續(xù)。（二）歸檔要求1.填寫歸檔清單：活動主辦部門應填寫《活動檔案歸檔清單》，詳細列出歸檔檔案的名稱、數(shù)量、編號等信息，并由移交人和接收人簽字確認。2.移交檔案載體：活動檔案應移交紙質檔案、電子檔案及聲像檔案等多種載體，確保檔案信息的完整性。3.檔案裝訂：紙質檔案應按照一定的順序進行裝訂，確保整齊、牢固，便于保管和查閱。（三）歸檔流程1.活動主辦部門將整理好的活動檔案及《活動檔案歸檔清單》一并提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門對歸檔檔案進行審核，檢查檔案的完整性、準確性、規(guī)范性等。3.審核通過后，檔案管理部門在《活動檔案歸檔清單》上簽字蓋章，將檔案入庫保管，并更新檔案管理系統(tǒng)中的相關信息。五、活動檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：對于涉及公司重大決策、重要活動、核心業(yè)務等具有長遠歷史價值和查考利用價值的活動檔案，應永久保管。2.定期保管：其他活動檔案根據(jù)其重要程度和利用價值，確定保管期限為[X]年或[X]年。3.保管期限的確定應遵循國家和行業(yè)有關規(guī)定，并結合公司實際情況進行綜合判斷。（二）保管條件1.檔案庫房：檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風、防潮、防蟲、防火、防盜等。2.存儲設備：電子檔案應采用安全可靠的存儲設備進行備份，并定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.溫濕度控制：檔案庫房應配備溫濕度調(diào)節(jié)設備，將溫度控制在[X]℃[X]℃，相對濕度控制在[X]%[X]%。（三）檔案清點與檢查1.定期清點：檔案管理部門應每年對活動檔案進行一次全面清點，核對檔案的數(shù)量、種類、保管期限等信息，確保檔案的完整和準確。2.不定期檢查：檔案管理部門應不定期對活動檔案的保管情況進行檢查，重點檢查檔案的存儲環(huán)境、載體狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.建立檢查記錄：對檔案清點和檢查情況應建立詳細的記錄，包括檢查時間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問題及處理情況等，并存檔備查。六、活動檔案的利用（一）利用原則1.合法合規(guī)原則：活動檔案的利用應符合國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定，不得損害公司利益和他人合法權益。2.權限管理原則：根據(jù)利用者的身份和需求，設定不同的利用權限，確保檔案信息的安全。3.登記備案原則：對活動檔案的利用情況進行詳細登記備案，便于追溯和管理。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門：為滿足工作需要，在職責范圍內(nèi)查閱和利用活動檔案。2.相關合作單位：經(jīng)公司授權，相關合作單位可查閱和利用與其業(yè)務相關的活動檔案。3.其他單位或個人：因特殊原因需要查閱和利用活動檔案的，須經(jīng)公司領導批準，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。（三）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理部門查閱活動檔案原件或復印件，檔案管理部門應提供必要的查閱場所和設備，并安排專人協(xié)助查閱。2.借閱：對于確因工作需要借閱活動檔案的，利用者應填寫《活動檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。3.復制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可提供活動檔案的復制件，但應注明復制出處，并加蓋檔案管理部門印章。（四）利用登記1.建立利用登記制度：檔案管理部門應建立《活動檔案利用登記表》，對利用者的姓名、單位、利用時間、利用方式、利用內(nèi)容等信息進行詳細登記。2.及時更新登記信息：在利用者歸還檔案或完成利用后，檔案管理部門應及時更新《活動檔案利用登記表》中的相關信息。3.定期統(tǒng)計分析：檔案管理部門應定期對活動檔案的利用情況進行統(tǒng)計分析，為公司決策提供參考依據(jù)。七、活動檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則：對保管期滿的活動檔案進行全面審查，綜合考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存狀況等因素。2.集體鑒定原則：成立由檔案管理部門、活動主辦部門及相關業(yè)務部門人員組成的檔案鑒定小組，對擬銷毀的活動檔案進行集體鑒定。3.確保安全原則：在活動檔案鑒定與銷毀過程中，應確保檔案信息的安全，防止檔案內(nèi)容泄露或丟失。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性：檢查檔案是否齊全，有無缺頁、漏項等情況。2.檔案的準確性：核實檔案內(nèi)容是否真實、準確，有無錯誤或虛假信息。3.檔案的時效性：判斷檔案是否已失去現(xiàn)實利用價值，是否仍具有歷史查考價值。4.檔案的保管狀況：查看檔案的載體是否損壞，是否存在字跡褪色、霉變等問題。（三）銷毀程序1.編制銷毀清冊：檔案鑒定小組對擬銷毀的活動檔案進行鑒定后，編制《活動檔案銷毀清冊》，詳細列出檔案的名稱、編號、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.審批：《活動檔案銷毀清冊》經(jīng)公司領導審批后，方可進行銷毀。3.銷毀實施：檔案管理部門按照審批后的《活動檔案銷毀清冊》，對活動