行政整套管理辦法一、總則（一）目的本管理辦法旨在規(guī)范公司行政工作流程，提高行政工作效率，確保公司各項(xiàng)行政事務(wù)有序開展，為公司的穩(wěn)定運(yùn)營和發(fā)展提供有力支持。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：行政工作必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公司各項(xiàng)活動合法合規(guī)。2.效率原則：優(yōu)化行政工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)，提高工作效率，以最快的速度響應(yīng)公司業(yè)務(wù)需求。3.服務(wù)原則：行政部門要樹立服務(wù)意識，為公司各部門及員工提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，保障公司運(yùn)營的順暢進(jìn)行。4.規(guī)范原則：建立健全各項(xiàng)行政管理制度和流程，做到有章可循、規(guī)范操作，確保行政工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。二、行政組織架構(gòu)與職責(zé)（一）行政組織架構(gòu)公司行政部門設(shè)行政總監(jiān)一名，下轄行政經(jīng)理、行政專員、后勤專員等崗位。（二）各崗位職責(zé)1.行政總監(jiān)全面負(fù)責(zé)公司行政工作的規(guī)劃、組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督。制定行政工作戰(zhàn)略和目標(biāo)，確保行政工作與公司整體戰(zhàn)略方向一致。負(fù)責(zé)與公司內(nèi)外部相關(guān)部門的溝通協(xié)調(diào)，維護(hù)良好的合作關(guān)系。審批重要行政文件和報(bào)告，對行政工作中的重大事項(xiàng)做出決策。2.行政經(jīng)理協(xié)助行政總監(jiān)制定和完善行政管理制度及流程，并負(fù)責(zé)組織實(shí)施。負(fù)責(zé)行政部門日常工作的安排和管理，指導(dǎo)和監(jiān)督下屬員工的工作。組織開展公司各項(xiàng)行政活動，如會議組織、活動策劃、文件管理等。負(fù)責(zé)公司辦公用品、設(shè)備的采購、管理和維護(hù)，控制行政費(fèi)用支出。協(xié)調(diào)公司內(nèi)部資源，保障行政工作的順利開展，及時(shí)處理行政工作中的問題和突發(fā)事件。3.行政專員負(fù)責(zé)公司文件的起草、收發(fā)、登記、歸檔和保管工作，確保文件流轉(zhuǎn)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。協(xié)助組織公司各類會議和活動，做好會議記錄、場地布置、活動籌備等工作。負(fù)責(zé)公司辦公用品的采購、發(fā)放和庫存管理，根據(jù)實(shí)際需求合理安排采購計(jì)劃。參與公司行政事務(wù)的協(xié)調(diào)和溝通工作，及時(shí)反饋工作進(jìn)展和問題。完成行政經(jīng)理交辦的其他臨時(shí)性工作任務(wù)。4.后勤專員負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理，定期進(jìn)行清潔和消毒工作，營造良好的辦公環(huán)境。管理公司辦公設(shè)備和設(shè)施，定期進(jìn)行檢查、維護(hù)和維修，確保設(shè)備設(shè)施正常運(yùn)行。負(fù)責(zé)公司食堂、宿舍等后勤保障工作的管理和協(xié)調(diào)，提高員工的生活滿意度。協(xié)助做好公司車輛的調(diào)度、維護(hù)和管理工作，確保車輛使用安全和高效。負(fù)責(zé)公司各類證照的辦理、年檢和變更等工作，確保公司證照合法有效。三、行政工作流程（一）文件管理流程1.文件起草：各部門根據(jù)工作需要起草文件，文件內(nèi)容應(yīng)符合公司相關(guān)規(guī)定和格式要求。2.文件審核：起草完成的文件需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、規(guī)范、可行。3.文件會簽：涉及多個部門的文件，需進(jìn)行會簽，相關(guān)部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成會簽并反饋意見。4.文件簽發(fā)：審核通過的文件，根據(jù)文件性質(zhì)和審批權(quán)限，由相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。5.文件編號與登記：簽發(fā)后的文件由行政部門進(jìn)行編號和登記，建立文件臺賬。6.文件印發(fā)：行政部門按照文件發(fā)放范圍進(jìn)行印發(fā)，并做好文件發(fā)放記錄。7.文件傳閱：需傳閱的文件，行政部門應(yīng)按照規(guī)定的傳閱范圍和順序進(jìn)行傳閱，傳閱人應(yīng)在文件傳閱單上簽字確認(rèn)。8.文件歸檔：文件辦理完畢后，行政部門應(yīng)及時(shí)將文件整理歸檔，確保文件資料的完整性和可查閱性。（二）會議管理流程1.會議計(jì)劃：各部門根據(jù)工作需要提前制定會議計(jì)劃，明確會議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員等信息，并提交行政部門匯總。2.會議通知：行政部門根據(jù)會議計(jì)劃，提前向參會人員發(fā)送會議通知，通知內(nèi)容應(yīng)包括會議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程等。3.會議準(zhǔn)備：行政部門負(fù)責(zé)會議場地的預(yù)訂、布置，會議資料的準(zhǔn)備，設(shè)備設(shè)施的調(diào)試等工作。4.會議組織：會議期間，行政部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會議記錄，確保會議內(nèi)容準(zhǔn)確記錄。同時(shí)，要維持會議秩序，保障會議順利進(jìn)行。5.會議紀(jì)要：會議結(jié)束后，行政部門應(yīng)及時(shí)整理會議紀(jì)要，經(jīng)會議主持人審核后發(fā)送給參會人員，并跟蹤會議決議的執(zhí)行情況。6.會議歸檔：會議相關(guān)資料，如會議通知、會議記錄、會議紀(jì)要等，由行政部門整理歸檔，以備查閱。（三）辦公用品管理流程1.需求申請：各部門根據(jù)工作需要填寫辦公用品需求申請表，注明所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并提交給行政部門。2.需求審核：行政部門對各部門提交的需求申請表進(jìn)行審核，根據(jù)庫存情況和實(shí)際需求，合理確定辦公用品的采購數(shù)量。3.采購執(zhí)行：行政部門根據(jù)審核后的需求申請表進(jìn)行辦公用品的采購，選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購合同，并跟蹤采購進(jìn)度。4.驗(yàn)收入庫：辦公用品到貨后，行政部門會同相關(guān)部門進(jìn)行驗(yàn)收，核對辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等信息，驗(yàn)收合格后辦理入庫手續(xù)。5.發(fā)放領(lǐng)用：各部門根據(jù)實(shí)際工作需要，到行政部門領(lǐng)取辦公用品，領(lǐng)取時(shí)需填寫辦公用品領(lǐng)用登記表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。6.庫存管理：行政部門定期對辦公用品庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。對于庫存不足的辦公用品，及時(shí)進(jìn)行采購補(bǔ)充；對于積壓的辦公用品，要分析原因，采取相應(yīng)的處理措施。（四）車輛管理流程1.用車申請：員工因工作需要使用公司車輛，需提前填寫用車申請表，注明用車時(shí)間、地點(diǎn)、事由等信息，并提交給行政部門。2.用車審批：行政部門根據(jù)車輛使用情況和審批權(quán)限，對用車申請進(jìn)行審批。審批通過后，通知駕駛員安排車輛。3.車輛調(diào)度：駕駛員根據(jù)行政部門的安排，提前做好車輛的清潔、保養(yǎng)和檢查工作，確保車輛性能良好。按照用車申請表上的時(shí)間和地點(diǎn)準(zhǔn)時(shí)出車，并做好行車記錄。4.車輛使用：用車人在使用車輛過程中，應(yīng)遵守交通規(guī)則，愛護(hù)車輛，不得擅自改變行車路線或從事與工作無關(guān)的事情。如因特殊情況需要改變行車路線或延長用車時(shí)間，應(yīng)提前向行政部門報(bào)告。5.車輛歸還：用車完畢后，用車人應(yīng)及時(shí)將車輛歸還公司，并配合駕駛員做好車輛的檢查和交接工作。駕駛員在車輛歸還后，要對車輛進(jìn)行清潔和保養(yǎng)，確保車輛處于良好狀態(tài)。6.車輛維修與保養(yǎng)：行政部門定期對公司車輛進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)安排維修。車輛維修前，駕駛員應(yīng)填寫車輛維修申請表，經(jīng)行政部門審核后送指定維修廠維修。維修費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，需提供維修發(fā)票、維修清單等相關(guān)憑證。四、行政費(fèi)用管理（一）費(fèi)用預(yù)算行政部門應(yīng)根據(jù)公司年度工作計(jì)劃和行政工作實(shí)際需求，編制行政費(fèi)用預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容包括辦公用品費(fèi)用、設(shè)備購置費(fèi)用、會議活動費(fèi)用、車輛費(fèi)用、通訊費(fèi)用、差旅費(fèi)等。行政費(fèi)用預(yù)算經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。（二）費(fèi)用報(bào)銷1.員工發(fā)生的行政費(fèi)用支出，應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定填寫費(fèi)用報(bào)銷單，并附上相關(guān)發(fā)票、收據(jù)等原始憑證。2.費(fèi)用報(bào)銷單需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)費(fèi)用支出的真實(shí)性和合理性。3.行政部門對員工提交的費(fèi)用報(bào)銷單進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括費(fèi)用是否符合預(yù)算、發(fā)票是否真實(shí)有效、報(bào)銷手續(xù)是否齊全等。審核通過后，報(bào)財(cái)務(wù)部門審批。4.財(cái)務(wù)部門對費(fèi)用報(bào)銷單進(jìn)行最終審批，審批通過后予以報(bào)銷。（三）費(fèi)用控制1.行政部門應(yīng)嚴(yán)格控制行政費(fèi)用支出，確保各項(xiàng)費(fèi)用支出在預(yù)算范圍內(nèi)。定期對行政費(fèi)用的使用情況進(jìn)行分析和總結(jié)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以改進(jìn)。2.對于超預(yù)算的費(fèi)用支出，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)特別審批后方可報(bào)銷。行政部門要對超預(yù)算費(fèi)用進(jìn)行專項(xiàng)分析，找出原因，提出改進(jìn)措施，避免類似情況再次發(fā)生。五、辦公環(huán)境管理（一）辦公區(qū)域管理1.公司員工應(yīng)保持辦公區(qū)域的整潔衛(wèi)生，不得在辦公區(qū)域內(nèi)亂扔垃圾、隨地吐痰。2.辦公桌椅、文件柜等辦公設(shè)備應(yīng)擺放整齊，保持桌面、地面干凈整潔。3.不得在辦公區(qū)域內(nèi)大聲喧嘩、爭吵或進(jìn)行與工作無關(guān)的娛樂活動，保持辦公區(qū)域的安靜。4.愛護(hù)辦公區(qū)域內(nèi)的公共設(shè)施，如門窗、燈具、空調(diào)等，如有損壞應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告。（二）環(huán)境衛(wèi)生管理1.行政部門負(fù)責(zé)制定辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生管理制度，并定期組織實(shí)施。2.每天安排專人對辦公區(qū)域進(jìn)行清潔打掃，包括地面清掃、桌面擦拭、垃圾清理等。3.定期對辦公區(qū)域進(jìn)行全面清潔消毒，特別是公共區(qū)域和人員密集場所，如會議室、電梯間等。4.保持辦公區(qū)域內(nèi)通風(fēng)良好，定期開窗通風(fēng)，改善空氣質(zhì)量。（三）安全管理1.公司應(yīng)建立健全安全管理制度，加強(qiáng)安全教育，提高員工的安全意識。2.行政部門負(fù)責(zé)辦公區(qū)域的安全檢查和隱患排查，定期對消防設(shè)施、電器設(shè)備、門窗等進(jìn)行檢查，確保安全設(shè)施完好有效。3.員工應(yīng)遵守安全規(guī)定，不