環(huán)境檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強公司環(huán)境檔案管理，規(guī)范環(huán)境檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作，確保環(huán)境檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，為公司環(huán)境管理決策提供依據(jù)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在環(huán)境管理活動中形成的各類檔案的管理。（三）定義1.環(huán)境檔案：指公司在生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的，與環(huán)境保護相關(guān)的各種文件、資料、記錄、圖表、數(shù)據(jù)等的總稱，包括環(huán)境監(jiān)測報告、環(huán)境影響評價文件、污染防治設(shè)施運行記錄、環(huán)境事故應(yīng)急預(yù)案及處理記錄等。2.歸檔：指各部門將在環(huán)境管理活動中形成的具有保存價值的文件材料，按照規(guī)定的范圍、程序和要求，移交公司檔案管理部門集中保存的過程。（四）管理職責(zé)1.公司檔案管理部門負責(zé)制定和完善環(huán)境檔案管理制度，并組織實施。指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的環(huán)境檔案收集、整理、保管等工作。集中統(tǒng)一管理公司環(huán)境檔案，確保檔案的安全和完整。負責(zé)組織環(huán)境檔案的鑒定、銷毀等工作。為公司各部門提供環(huán)境檔案的查閱、借閱等服務(wù)。2.各部門負責(zé)本部門環(huán)境檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的真實、完整。明確一名兼職檔案員，負責(zé)本部門環(huán)境檔案管理的日常工作，并接受公司檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。嚴格執(zhí)行公司環(huán)境檔案管理制度，按照規(guī)定及時向公司檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的環(huán)境檔案。二、環(huán)境檔案的收集（一）收集范圍1.環(huán)境管理文件：包括國家和地方有關(guān)環(huán)境保護的法律法規(guī)、政策文件、標準規(guī)范，公司制定的環(huán)境管理制度、操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案等。2.環(huán)境監(jiān)測資料：環(huán)境監(jiān)測計劃、監(jiān)測報告、監(jiān)測數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析等。3.環(huán)境影響評價文件：環(huán)境影響報告書（表）、環(huán)境影響評價批復(fù)文件等。4.污染防治設(shè)施運行記錄：污染防治設(shè)施的運行臺賬、維護記錄、檢修報告等。5.環(huán)境事故及處理記錄：環(huán)境事故報告、事故調(diào)查處理報告、整改措施及落實情況等。6.環(huán)保設(shè)施竣工驗收資料：環(huán)保設(shè)施竣工驗收申請報告、驗收監(jiān)測報告、驗收批復(fù)文件等。7.清潔生產(chǎn)審核資料：清潔生產(chǎn)審核報告、審核方案、實施記錄等。8.節(jié)能減排相關(guān)資料：節(jié)能減排計劃、措施、統(tǒng)計報表、考核記錄等。9.其他與環(huán)境保護相關(guān)的文件資料：如環(huán)保培訓(xùn)記錄、環(huán)保宣傳資料、環(huán)保項目申報及批復(fù)文件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門在環(huán)境管理活動中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全、完整。2.收集的文件材料應(yīng)真實、準確、規(guī)范，字跡清晰，簽署完備，載體應(yīng)符合耐久性要求。3.對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)標準和規(guī)范進行收集，確保文件的可讀性和可利用性。同時，應(yīng)定期對電子文件進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）收集時間1.日常工作中形成的環(huán)境檔案，各部門應(yīng)在文件材料形成后的[X]個工作日內(nèi)收集整理完畢，并移交公司檔案管理部門。2.對于重大環(huán)境事件、重要環(huán)保項目等形成的檔案，應(yīng)在事件處理完畢或項目結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)收集歸檔。三、環(huán)境檔案的整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。3.便于計算機管理和信息檢索。（二）分類方法1.年度分類法：按照文件形成的年度進行分類，將每年形成的環(huán)境檔案分為一類。2.機構(gòu)分類法：結(jié)合公司內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置，按照部門進行分類，每個部門形成的檔案為一個類別。3.問題分類法：根據(jù)環(huán)境檔案的內(nèi)容，按照問題進行分類，如環(huán)境管理、環(huán)境監(jiān)測、污染防治等。（三）整理步驟1.裝訂：對紙質(zhì)文件材料進行整理，去除金屬物，按照一定順序排列后進行裝訂，確保文件的整齊、牢固。2.編頁號：對裝訂后的文件材料編寫頁號，頁號編寫位置應(yīng)符合規(guī)范要求，便于查找和統(tǒng)計。3.編制目錄：根據(jù)分類結(jié)果，編制環(huán)境檔案目錄，目錄應(yīng)包括文件編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，確保目錄準確、清晰。4.裝盒：將整理好的文件材料裝入檔案盒，并在盒脊上填寫檔案類別、年度、保管期限等信息，便于識別和管理。四、環(huán)境檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要環(huán)境管理活動和基本歷史面貌，對公司和社會具有長遠利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。如公司環(huán)境管理體系文件、重大環(huán)境事件處理記錄、長期環(huán)境監(jiān)測數(shù)據(jù)等。2.定期保管：對在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，實行定期保管。定期保管期限分為[X]年和[X]年兩種。具體保管期限根據(jù)檔案的重要程度和實際利用情況確定。（二）保管條件1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。3.對于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備進行備份，并存儲在不同的物理位置。同時，應(yīng)定期對電子檔案進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（三）檔案清查1.公司檔案管理部門應(yīng)定期對環(huán)境檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況符合要求。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補救措施。同時，應(yīng)填寫檔案清查登記表，記錄清查結(jié)果。五、環(huán)境檔案的利用（一）利用原則1.嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保檔案信息的安全。2.本著方便利用的原則，為公司各部門提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務(wù)。3.充分發(fā)揮環(huán)境檔案的作用，為公司環(huán)境管理決策、生產(chǎn)經(jīng)營活動、環(huán)境績效評估等提供有力支持。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱環(huán)境檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)本部門負責(zé)人簽字同意后，到公司檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。2.借閱：因特殊情況需要借閱環(huán)境檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)公司檔案管理部門負責(zé)人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.復(fù)制：對于確因工作需要不能查閱或借閱檔案原件的，可以申請復(fù)制檔案。復(fù)制檔案應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，經(jīng)公司檔案管理部門負責(zé)人批準后，由檔案管理人員按照規(guī)定進行復(fù)制，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記1.檔案管理人員應(yīng)建立環(huán)境檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等情況進行詳細記錄，包括利用時間、利用部門、利用人員、檔案名稱、利用目的、歸還時間等。2.利用登記記錄應(yīng)妥善保管，保存期限與檔案保管期限相同，以便于日后查閱和統(tǒng)計分析。六、環(huán)境檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿且已失去保存價值的環(huán)境檔案。2.因保管不善等原因造成檔案損壞、霉變，無法修復(fù)且已失去利用價值的。3.涉及商業(yè)秘密、國家機密等不宜長期保存的檔案，經(jīng)相關(guān)部門批準后可以銷毀。（二）銷毀程序1.公司檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的環(huán)境檔案進行鑒定，提出銷毀意見，填寫檔案銷毀鑒定表，注明檔案名稱、年度、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.檔案銷毀鑒定表經(jīng)公司檔案管理部門負責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)，在指定地點進行，并確保銷毀過程的安全、徹底。銷毀過程中應(yīng)填寫檔案銷毀登記表，記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息。4.對于