生產(chǎn)文檔管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司生產(chǎn)文檔的管理，確保生產(chǎn)文檔的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，規(guī)范生產(chǎn)流程，提高生產(chǎn)效率，保障產(chǎn)品質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有與生產(chǎn)相關(guān)的文檔管理，包括但不限于生產(chǎn)計劃、工藝文件、操作規(guī)程、質(zhì)量檢驗記錄、設(shè)備維護(hù)記錄等。（三）職責(zé)分工1.生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)生產(chǎn)計劃的制定與執(zhí)行，組織生產(chǎn)過程的實施，并確保生產(chǎn)文檔的及時收集、整理和初步審核。2.技術(shù)部門負(fù)責(zé)工藝文件、操作規(guī)程等技術(shù)文檔的編制、審核和修訂，為生產(chǎn)提供技術(shù)支持和指導(dǎo)。3.質(zhì)量部門負(fù)責(zé)質(zhì)量檢驗記錄的管理，監(jiān)督生產(chǎn)過程中的質(zhì)量控制情況，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)要求。4.設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)設(shè)備維護(hù)記錄的管理，制定設(shè)備維護(hù)計劃，確保設(shè)備的正常運行，并對設(shè)備相關(guān)文檔進(jìn)行歸檔。5.文檔管理部門負(fù)責(zé)生產(chǎn)文檔的統(tǒng)一歸口管理，建立文檔管理系統(tǒng)，對各類生產(chǎn)文檔進(jìn)行分類、編號、存儲、檢索和保管，確保文檔的安全和完整。（四）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保生產(chǎn)文檔管理工作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則生產(chǎn)文檔應(yīng)準(zhǔn)確反映生產(chǎn)過程和產(chǎn)品質(zhì)量狀況，數(shù)據(jù)真實可靠。3.完整性原則涵蓋生產(chǎn)全過程的各類文檔，保證文檔的全面性和系統(tǒng)性。4.可追溯性原則能夠通過文檔追溯生產(chǎn)過程中的各個環(huán)節(jié)和相關(guān)信息，便于問題查找和原因分析。5.保密性原則對于涉及公司商業(yè)秘密和技術(shù)秘密的生產(chǎn)文檔，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、生產(chǎn)文檔的分類與編號（一）分類1.生產(chǎn)計劃類包括年度生產(chǎn)計劃、月度生產(chǎn)計劃、周生產(chǎn)計劃等。2.工藝文件類如工藝流程圖、工藝卡片、作業(yè)指導(dǎo)書等。3.操作規(guī)程類設(shè)備操作規(guī)程、安全操作規(guī)程等。4.質(zhì)量檢驗類原材料檢驗報告、過程檢驗記錄、成品檢驗報告等。5.設(shè)備維護(hù)類設(shè)備臺賬、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備維修記錄等。6.其他類與生產(chǎn)相關(guān)的合同、協(xié)議、變更記錄等。（二）編號1.生產(chǎn)文檔編號采用統(tǒng)一的編碼規(guī)則，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號格式為：[部門代碼][年份][流水號]。部門代碼：用兩位大寫字母表示，如生產(chǎn)部門為“SC”，技術(shù)部門為“JS”，質(zhì)量部門為“ZL”，設(shè)備管理部門為“SB”，文檔管理部門為“WD”等。年份：用四位數(shù)字表示文檔產(chǎn)生的年份。流水號：按照文檔產(chǎn)生的順序依次編號，位數(shù)根據(jù)實際情況確定。3.例如，生產(chǎn)部門2023年產(chǎn)生的第10份生產(chǎn)計劃，編號為“SC2023010”。三、生產(chǎn)文檔的編制與審核（一）編制要求1.生產(chǎn)計劃的編制應(yīng)根據(jù)市場需求、訂單情況、設(shè)備產(chǎn)能等因素綜合考慮，確保計劃的合理性和可行性。2.工藝文件和操作規(guī)程應(yīng)詳細(xì)描述生產(chǎn)過程和操作要求，內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、易懂，符合工藝原理和安全規(guī)范。3.質(zhì)量檢驗記錄應(yīng)按照規(guī)定的檢驗項目和方法進(jìn)行填寫，數(shù)據(jù)真實、完整，能夠準(zhǔn)確反映產(chǎn)品質(zhì)量狀況。4.設(shè)備維護(hù)記錄應(yīng)詳細(xì)記錄設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)情況、維修歷史等信息，為設(shè)備的管理和維護(hù)提供依據(jù)。（二）審核流程1.生產(chǎn)文檔編制完成后，由編制部門進(jìn)行自審，確保文檔內(nèi)容符合要求。2.自審?fù)ㄟ^后，提交相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核部門應(yīng)認(rèn)真審查文檔的準(zhǔn)確性、完整性和合規(guī)性，并提出審核意見。3.對于涉及多個部門的生產(chǎn)文檔，由牽頭部門組織相關(guān)部門進(jìn)行會審，共同商討審核意見，確保文檔的一致性和協(xié)調(diào)性。4.審核通過的生產(chǎn)文檔，由審核人簽字確認(rèn)，并注明審核日期。四、生產(chǎn)文檔的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)生產(chǎn)文檔的收集工作，確保文檔及時、準(zhǔn)確地收集齊全。2.生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的各類文檔，如生產(chǎn)記錄、檢驗報告、維修記錄等，應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)提交至文檔管理部門或相關(guān)歸口管理部門。3.對于外來文件，如供應(yīng)商提供的原材料質(zhì)量證明文件、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)收集，并及時傳遞給文檔管理部門進(jìn)行登記和歸檔。（二）整理1.文檔管理部門收到生產(chǎn)文檔后，應(yīng)按照分類和編號規(guī)則進(jìn)行整理，確保文檔的有序存放。2.對收集到的文檔進(jìn)行初步檢查，核對文檔的完整性和準(zhǔn)確性，對于不符合要求的文檔，及時返回編制部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.將整理好的生產(chǎn)文檔進(jìn)行分類裝訂，編制文檔目錄，便于查找和檢索。五、生產(chǎn)文檔的存儲與保管（一）存儲方式1.生產(chǎn)文檔應(yīng)采用電子存儲和紙質(zhì)存儲相結(jié)合的方式，確保文檔的安全和可查閱性。2.電子文檔應(yīng)存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.紙質(zhì)文檔應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，便于查找和管理。（二）保管期限1.生產(chǎn)文檔的保管期限應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求確定，一般分為短期、中期和長期。2.短期保管期限為13年，適用于一些臨時性的生產(chǎn)記錄和報表等。3.中期保管期限為310年，如部分工藝文件、質(zhì)量檢驗記錄等。4.長期保管期限為10年以上，包括重要的工藝文件、設(shè)備檔案、產(chǎn)品質(zhì)量追溯記錄等。5.具體保管期限可根據(jù)實際情況進(jìn)行調(diào)整，但不得低于法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的最低要求。（三）保管要求1.檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，防止文檔受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子文檔應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和查閱，確保文檔的保密性。3.定期對紙質(zhì)文檔進(jìn)行盤點和清查，核對文檔的數(shù)量和完整性，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對于超過保管期限的生產(chǎn)文檔，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，確保文檔信息的安全。六、生產(chǎn)文檔的檢索與查閱（一）檢索1.建立生產(chǎn)文檔檢索系統(tǒng)，方便用戶快速查找所需文檔。2.用戶可通過文檔編號、文檔名稱、關(guān)鍵詞等方式進(jìn)行檢索。3.檢索系統(tǒng)應(yīng)能夠提供詳細(xì)的檢索結(jié)果列表，包括文檔的編號、名稱、編制日期、保管期限等信息。（二）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱生產(chǎn)文檔時，應(yīng)填寫《生產(chǎn)文檔查閱申請表》，注明查閱目的、文檔名稱和編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到文檔管理部門查閱。2.文檔管理部門應(yīng)按照審批后的申請表提供相應(yīng)的文檔，并做好查閱記錄，記錄查閱人姓名、查閱日期、查閱文檔名稱和編號等信息。3.查閱人員應(yīng)在指定的地點查閱文檔，不得擅自將文檔帶出或轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印或摘錄文檔內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)文檔管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。4.對于涉及公司商業(yè)秘密和技術(shù)秘密的生產(chǎn)文檔，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露文檔內(nèi)容。七、生產(chǎn)文檔的變更與廢止（一）變更1.當(dāng)生產(chǎn)計劃、工藝文件、操作規(guī)程等生產(chǎn)文檔發(fā)生變更時，編制部門應(yīng)及時填寫《生產(chǎn)文檔變更申請表》，說明變更的原因、內(nèi)容和影響范圍。2.《生產(chǎn)文檔變更申請表》經(jīng)相關(guān)部門審核通過后，由編制部門負(fù)責(zé)對文檔進(jìn)行修訂，并重新履行編制與審核流程。3.文檔管理部門應(yīng)及時更新電子文檔和紙質(zhì)文檔，確保文檔的一致性和有效性。同時，對變更記錄進(jìn)行歸檔，以便追溯。（二）廢止1.因生產(chǎn)工藝調(diào)整、產(chǎn)品停產(chǎn)等原因，導(dǎo)致部分生產(chǎn)文檔不再適用時，由相關(guān)部門提出廢止申請，填寫《生產(chǎn)文檔廢止申請表》。2.《生產(chǎn)文檔廢止申請表》經(jīng)審批后，文檔管理部門應(yīng)將廢止的文檔進(jìn)行標(biāo)識，并單獨存放，防止誤使用。3.對于廢止的生產(chǎn)文檔，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，確保文檔信息的安全。八、生產(chǎn)文檔的保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密和技術(shù)秘密的生產(chǎn)文檔，如產(chǎn)品配方、工藝訣竅、客戶信息等。2.其他經(jīng)公司認(rèn)定需要保密的生產(chǎn)文檔。（二）保密措施1.對保密范圍內(nèi)的生產(chǎn)文檔，應(yīng)嚴(yán)格限制訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能接觸和處理。2.在文檔存儲、傳輸和使用過程中，應(yīng)采取加密、備份等措施，防止文檔信息泄露。3.與外部單位合作或交流時，如需提供涉及保密的生產(chǎn)文檔，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，并按照協(xié)議要求進(jìn)行操作。4.加強(qiáng)對員工的保密教育，提高員工的保密意識，防止因員工疏忽或違規(guī)行為導(dǎo)致文檔信息泄露。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對生產(chǎn)文檔管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文檔的編制、審核、收集、整理、存儲、查閱、變更與廢止等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查可采用現(xiàn)場檢查、文檔抽查、人員訪談等方式進(jìn)行，確保生產(chǎn)文檔管理工作符合本辦法的要求。（二）考核機(jī)制1.建立生產(chǎn)文檔管理工作考核機(jī)制，對各部門和相關(guān)人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核評價。2.考核指標(biāo)包