湖北印章管理辦法總則目的為加強(qiáng)印章管理，維護(hù)公司/組織正常運(yùn)營(yíng)秩序，保障公司/組織及相關(guān)方合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合湖北地區(qū)實(shí)際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司/組織在湖北地區(qū)內(nèi)各類印章的刻制、使用、保管、廢止等管理活動(dòng)。印章定義本辦法所稱印章，是指公司/組織在對(duì)內(nèi)對(duì)外活動(dòng)中使用的，以公司/組織名義或代表公司/組織的法定代表人、負(fù)責(zé)人等名義制作的，具有法律效力或特定用途的各類印鑒，包括但不限于公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章、部門章、業(yè)務(wù)專用章等。管理原則印章管理遵循合法合規(guī)、專人負(fù)責(zé)、審批嚴(yán)格、安全保密的原則。確保印章使用符合法律法規(guī)要求，明確責(zé)任主體，規(guī)范審批流程，防止印章濫用、盜用等風(fēng)險(xiǎn)，保障公司/組織信息安全。印章刻制刻制申請(qǐng)1.因工作需要刻制印章的部門或個(gè)人，應(yīng)填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、規(guī)格、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.申請(qǐng)表提交至公司/組織綜合管理部門（或指定的印章管理部門），由綜合管理部門對(duì)申請(qǐng)事項(xiàng)進(jìn)行初步審核，確保符合公司/組織實(shí)際需求和相關(guān)規(guī)定。審批流程1.綜合管理部門審核通過后，將申請(qǐng)表提交至公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)情況和管理要求，對(duì)印章刻制申請(qǐng)進(jìn)行審批。2.對(duì)于涉及重要業(yè)務(wù)、重大事項(xiàng)或金額較大的印章刻制申請(qǐng)，需經(jīng)公司/組織法定代表人審批?？讨七x擇1.經(jīng)審批同意后，由綜合管理部門統(tǒng)一選擇具有合法資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行印章刻制。選擇的刻制單位應(yīng)具備良好的信譽(yù)和專業(yè)的刻制技術(shù)，能夠按照規(guī)定的規(guī)格、材質(zhì)和樣式進(jìn)行制作。2.綜合管理部門應(yīng)與刻制單位簽訂印章刻制合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)，包括印章質(zhì)量要求、交付時(shí)間、保密責(zé)任等條款。印章備案1.印章刻制完成后，刻制單位應(yīng)將印章樣本提交至綜合管理部門。綜合管理部門負(fù)責(zé)將印章樣本及相關(guān)信息報(bào)送至當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)進(jìn)行備案。2.備案完成后，綜合管理部門應(yīng)將備案回執(zhí)妥善保存，作為印章合法刻制的證明文件。同時(shí)，對(duì)印章的詳細(xì)信息進(jìn)行登記造冊(cè)，建立印章管理檔案。印章使用使用范圍1.公章用于公司/組織對(duì)外的正式文件、信函、合同、協(xié)議、報(bào)表等，代表公司/組織行使職權(quán)，具有最高法律效力。2.合同專用章用于簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同、業(yè)務(wù)合同等，明確合同的法律效力和責(zé)任歸屬。3.財(cái)務(wù)專用章用于公司/組織財(cái)務(wù)核算、資金收付、票據(jù)開具等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)，是財(cái)務(wù)收支的重要印鑒。4.法定代表人章用于特定的財(cái)務(wù)文件、授權(quán)委托書等，代表法定代表人行使職權(quán)。5.部門章用于部門內(nèi)部文件、通知、報(bào)表等，僅在部門職責(zé)范圍內(nèi)使用，不具有對(duì)外法律效力。6.業(yè)務(wù)專用章用于特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的文件、憑證、證明等，如銷售專用章用于銷售合同、發(fā)票等，采購專用章用于采購訂單、收貨確認(rèn)等。使用流程1.填寫用印申請(qǐng)：使用印章的部門或個(gè)人應(yīng)填寫《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明用印事項(xiàng)、文件名稱、文號(hào)、用印份數(shù)、用印時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.提交審批：申請(qǐng)表提交至公司/組織相關(guān)審批部門，按照規(guī)定的審批權(quán)限進(jìn)行審批。審批部門應(yīng)根據(jù)用印事項(xiàng)的性質(zhì)、重要程度等因素，嚴(yán)格審核用印申請(qǐng)，確保用印行為合法合規(guī)、真實(shí)有效。3.用印登記：經(jīng)審批同意后，印章保管人員應(yīng)在《印章使用登記簿》上進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄用印時(shí)間、用印事項(xiàng)、文件名稱、文號(hào)、用印份數(shù)、審批人等信息。4.用印操作：印章保管人員應(yīng)嚴(yán)格按照審批意見進(jìn)行用印操作，確保印章清晰、端正、完整。用印完成后，應(yīng)在文件上加蓋印章的騎縫章，防止文件被更換或篡改。5.用印文件存檔：用印后的文件應(yīng)按照公司/組織檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔，確保文件資料的完整性和可追溯性。特殊情況用印1.緊急情況下，如因時(shí)間緊迫無法按照正常審批流程用印時(shí)，使用部門或個(gè)人應(yīng)電話請(qǐng)示相關(guān)審批領(lǐng)導(dǎo)，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.異地用印時(shí)，應(yīng)通過傳真、掃描等方式將用印申請(qǐng)及相關(guān)文件發(fā)送至公司/組織印章管理部門，經(jīng)審批同意后，由印章管理部門委托當(dāng)?shù)胤种C(jī)構(gòu)或相關(guān)人員代為用印，并做好登記和監(jiān)督工作。印章保管保管職責(zé)1.公司/組織應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)印章保管，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)，熟悉印章管理規(guī)定和操作流程。2.保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章安全存放，防止印章被盜、丟失、損壞等情況發(fā)生。保管方式1.公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等重要印章應(yīng)實(shí)行雙人保管制度，分別由不同人員負(fù)責(zé)保管鑰匙和印章實(shí)體。2.印章應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜或保管箱中，并設(shè)置密碼鎖或其他安全防護(hù)措施。3.保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲等安全條件，確保印章存放環(huán)境安全可靠。保管要求1.保管人員不得擅自將印章轉(zhuǎn)借他人使用，如因工作需要臨時(shí)交接印章，應(yīng)辦理交接手續(xù)，并在《印章交接登記簿》上記錄交接時(shí)間、交接人、接交人等信息。2.保管人員應(yīng)定期對(duì)印章進(jìn)行檢查，確保印章完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、變形等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并申請(qǐng)更換。3.保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露印章保管信息和使用情況。印章廢止廢止情形1.公司/組織名稱變更、重組、分立、合并等原因?qū)е掠≌虏辉偈褂玫摹?.印章?lián)p壞、遺失、被盜等無法正常使用的。3.因業(yè)務(wù)調(diào)整、工作職能變化等原因，相關(guān)印章已不再具有使用價(jià)值的。廢止流程1.印章使用部門或個(gè)人發(fā)現(xiàn)印章需要廢止時(shí)，應(yīng)填寫《印章廢止申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明廢止原因，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.申請(qǐng)表提交至公司/組織綜合管理部門（或指定的印章管理部門），由綜合管理部門對(duì)申請(qǐng)事項(xiàng)進(jìn)行審核，確認(rèn)印章確實(shí)不再使用后，提交至公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批同意后，綜合管理部門負(fù)責(zé)將廢止的印章收回，并進(jìn)行妥善保管。同時(shí)，在印章管理檔案中注明印章廢止日期和原因。廢止處理1.對(duì)于廢止的印章，應(yīng)采用銷毀、封存等方式進(jìn)行處理，確保印章不再具有法律效力。2.銷毀印章時(shí)，應(yīng)由綜合管理部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員共同監(jiān)督，并在《印章銷毀記錄》上簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)包括印章名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等信息，作為印章廢止處理的證明文件。3.對(duì)于因特殊原因需要封存的印章，應(yīng)存放在專門的保管場(chǎng)所，并做好封存記錄。封存記錄應(yīng)包括印章名稱、數(shù)量、封存時(shí)間、封存原因等信息。監(jiān)督檢查與責(zé)任追究監(jiān)督檢查1.公司/組織應(yīng)定期對(duì)印章管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括印章刻制、使用、保管、廢止等環(huán)節(jié)的合規(guī)性、安全性和有效性。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查、不定期抽查、專項(xiàng)檢查等方式進(jìn)行。檢查人員應(yīng)認(rèn)真填寫檢查記錄，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。責(zé)任追究1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定，擅自刻制、使用、保管印章，導(dǎo)致公司/組織利益受損或造成不良影響的，將依法依規(guī)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。2.責(zé)任追究方式包括但不限于警告、罰款、降職、撤職、解除勞動(dòng)合同等。構(gòu)成犯罪的，將依法