電票保存管理辦法總則制定目的為了加強公司電票（電子票據(jù)）的保存管理，確保電票信息的安全、完整和可追溯性，規(guī)范電票保存操作流程，根據(jù)《中華人民共和國票據(jù)法》、《電子商業(yè)匯票業(yè)務管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、分支機構(gòu)在經(jīng)營活動中涉及的各類電票的保存管理工作。定義本辦法所稱電票，是指以數(shù)據(jù)電文形式制作的，委托付款人在見票時或者在指定日期無條件支付確定的金額給收款人或者持票人的票據(jù)，包括電子銀行承兌匯票和電子商業(yè)承兌匯票。管理原則1.安全性原則：采取必要的技術(shù)和管理措施，保障電票信息的安全，防止電票信息被泄露、篡改或丟失。2.完整性原則：確保電票的所有相關(guān)信息，包括票面信息、背書信息、交易信息等完整保存，不得遺漏。3.可追溯性原則：建立完善的電票保存記錄和索引體系，能夠方便、快捷地查詢和追溯電票的流轉(zhuǎn)過程和相關(guān)信息。4.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求，規(guī)范電票保存管理行為。電票保存管理職責財務部門職責1.負責制定和完善公司電票保存管理制度和操作流程。2.組織電票的接收、審核和保存工作，確保電票的真實性、合法性和有效性。3.建立電票保存檔案，對電票的基本信息、流轉(zhuǎn)情況等進行詳細記錄。4.定期對電票保存情況進行檢查和清理，及時發(fā)現(xiàn)和處理存在的問題。5.配合公司內(nèi)部審計和外部監(jiān)管部門的檢查工作，提供相關(guān)電票資料。業(yè)務部門職責1.在業(yè)務活動中，及時、準確地獲取電票信息，并傳遞給財務部門。2.協(xié)助財務部門對電票的真實性、合法性進行審核，提供相關(guān)業(yè)務背景信息。3.對涉及本部門的電票流轉(zhuǎn)情況進行跟蹤和監(jiān)控，及時反饋異常情況。信息技術(shù)部門職責1.負責電票保存系統(tǒng)的開發(fā)、維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。2.采取必要的技術(shù)措施，保障電票信息的安全存儲和傳輸，防止信息泄露和數(shù)據(jù)丟失。3.協(xié)助財務部門進行電票數(shù)據(jù)的備份和恢復工作。電票接收與審核電票接收1.業(yè)務部門在收到電票后，應及時將電票信息傳遞給財務部門。傳遞方式可以采用電子文件、紙質(zhì)文件或其他符合公司規(guī)定的方式。2.財務部門在收到電票信息后，應及時進行登記，記錄電票的基本信息，包括票號、出票日期、到期日期、票面金額、出票人、收款人等。電票審核1.財務部門在接收電票后，應對電票的真實性、合法性和有效性進行審核。審核內(nèi)容包括：電票的格式是否符合相關(guān)標準和規(guī)定。電票的票面信息是否清晰、完整，有無涂改、偽造等跡象。出票人、收款人、背書人等相關(guān)主體的身份是否真實、合法。電票的背書是否連續(xù)，背書簽章是否符合規(guī)定。2.對于審核通過的電票，財務部門應及時進行保存；對于審核不通過的電票，應及時退回業(yè)務部門，并說明原因。電票保存方式與要求保存方式1.公司采用電子存儲和紙質(zhì)存儲相結(jié)合的方式保存電票。電子存儲是指將電票信息以電子數(shù)據(jù)的形式存儲在公司指定的服務器或存儲設(shè)備中；紙質(zhì)存儲是指將電票的打印件或相關(guān)紙質(zhì)憑證進行妥善保管。2.電子存儲應采用安全可靠的存儲系統(tǒng)，具備數(shù)據(jù)備份、恢復和加密等功能，確保電票信息的安全和完整。3.紙質(zhì)存儲應選擇安全、干燥、通風的場所，配備必要的防火、防潮、防蟲等設(shè)施，確保紙質(zhì)憑證的完好無損。保存要求1.電票的電子存儲數(shù)據(jù)應定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的物理位置，以防止因自然災害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。2.紙質(zhì)電票憑證應按照票號順序進行裝訂和編號，建立索引目錄，便于查詢和管理。3.電票保存期限應按照國家法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，電票的保存期限為自電票到期日起[X]年。電票查詢與調(diào)閱查詢權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查詢電票信息的，應按照規(guī)定的權(quán)限和流程進行申請。查詢權(quán)限分為普通查詢權(quán)限和高級查詢權(quán)限，普通查詢權(quán)限只能查詢電票的基本信息，高級查詢權(quán)限可以查詢電票的詳細流轉(zhuǎn)信息和相關(guān)附件。2.外部單位或個人因司法調(diào)查、審計等原因需要查詢公司電票信息的，應提供合法有效的證明文件，并經(jīng)公司相關(guān)部門批準后，方可進行查詢。查詢流程1.內(nèi)部人員查詢電票信息時，應填寫《電票查詢申請表》，注明查詢原因、查詢內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人審核同意后，提交給財務部門。2.財務部門收到查詢申請后，應在[X]個工作日內(nèi)進行審核，并根據(jù)查詢權(quán)限進行查詢和反饋。對于高級查詢權(quán)限的申請，還需經(jīng)財務部門負責人批準。3.外部單位或個人查詢電票信息時，應持有效證明文件到公司財務部門辦理查詢手續(xù)。財務部門應在審核證明文件的真實性和合法性后，按照規(guī)定的程序進行查詢和提供相關(guān)資料。調(diào)閱要求1.調(diào)閱電票紙質(zhì)憑證時，應填寫《電票調(diào)閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和財務部門負責人批準后，方可進行調(diào)閱。調(diào)閱人應在規(guī)定的時間內(nèi)歸還紙質(zhì)憑證，不得擅自復印、外借或損壞。2.調(diào)閱電票電子數(shù)據(jù)時，應通過公司指定的查詢系統(tǒng)進行操作，不得私自下載或復制電票信息。如因工作需要確需下載或復制電票信息的，應經(jīng)財務部門負責人批準，并采取必要的安全措施，確保電票信息的安全。電票銷毀銷毀條件1.電票保存期限已滿，且無繼續(xù)保存必要的。2.電票已到期兌付，且相關(guān)業(yè)務已處理完畢的。3.經(jīng)公司內(nèi)部審計或外部監(jiān)管部門認定，電票信息已無保存價值的。銷毀流程1.財務部門應定期對電票保存情況進行清理，對符合銷毀條件的電票進行登記造冊，填寫《電票銷毀申請表》，注明電票的基本信息、銷毀原因等內(nèi)容。2.《電票銷毀申請表》應經(jīng)財務部門負責人、審計部門負責人和公司分管領(lǐng)導批準后，方可進行銷毀。3.電票的銷毀應采用安全可靠的方式進行，電子數(shù)據(jù)應進行徹底刪除和格式化處理，紙質(zhì)憑證應進行粉碎或焚燒處理。4.銷毀過程中，應安排專人進行監(jiān)督，確保銷毀工作的合規(guī)性和安全性。銷毀完畢后，監(jiān)督人員應在《電票銷毀申請表》上簽字確認，并將申請表和相關(guān)證明材料存檔備查。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應定期對電票保存管理工作進行審計，檢查電票保存管理制度的執(zhí)行情況、電票信息的安全完整性等。2.財務部門應定期對電票保存情況進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。自查結(jié)果應形成書面報告，報公司領(lǐng)導和內(nèi)部審計部門。外部檢查1.公司應積極配合外部監(jiān)管部門的檢查工作，按照要求提供相關(guān)電票資料和信息。2.對于外部監(jiān)管部門提出的整改意見